Less Is More

2022/10/26閱讀時間約 2 分鐘
前幾個月相信每個公司都在忙市場分析跟年度預估報表, 我去了一個朋友的公司,因為疫情關係,有一半同事在家工作,所以用線上會議討論。
總之,會議非常冗長,老闆一直在發火,主管多半沈默的氣氛,所以我很感興趣的張開耳朵聽起來。
基本上大家數字兜不起來,所以預測一直出不來,而相似會議已經連續開了4周,沒有結論,所以老闆差點沒問侯大家媽媽!
每個部門使用相同的工具SAP跟財務預測軟體,你是不是跟我一樣好奇為何數字會兜不起來?其實最主要問題是預測依據的基本資料錯誤,所以無法一致。
哈,這個經驗我也有喔,在任職某前公司,我們遭遇類似問題,一樣由SAP 擷取資料, 而SAP設計很精細,每個部門可以切割開使用不同功能,SAP執照又比較高,基本上公司不太買全功能執照給每個使用者,等於各部門在有隔屏障下各自運作。 我們當時發現一個每個部門都有的問題,就是各部門資料輸入者對同一供應商/經銷商/客戶有不同的輸入方式,例如某某經銷商有北中南3個分公司,A業務助理輸入邏輯是台北某某經銷商,而B會計人員的邏輯是某某經銷商台北分公司,因為二人邏輯不同,B找不到A輸入的某某經銷商資料時,她就依自己邏輯再建了一個....所以同一經銷商有了N個帳號!
你一定認為這是很簡單可以解決的事情呀,大家只要講好輸入規則就好了,對,但在大企業,要由誰主動制定規則?而當大家已經分歧,又要由誰領頭矯正?然後一個原本可以輕鬆解決的問題,在「年久失修」下變成一個好大的洞!
我當年的解決方式是成立專案小組獨立於日常執行人員外,先找一個資訊分析管理人員協助釐清有多少筆「可能異常」數據,然後分門別類,指派給專案各別負責人員,制定執行任務跟時程表,並定期追蹤專案進度,跟管理階層報告並尋求必要決策跟資源,待所有問題都排除後,列出交接清冊跟經驗分享,最後輔導原執行負責單位, 繼續觀察一段時間, 確認大家都同軌後才結案!
繞了好大一圈,卻是由一個簡單的問題開始,當時如果有任何一個舉手,也許我們就不需要花這麼多精力時間甚至金錢去解決,這舉手的人就是需要商業道德勇氣!
*Legally Blond- speak Up America
這是我上ㄤ業道德課時, 很喜歡給同事看的電影片段, 女主為了替她的狗爭取不以動物測試的權益去了華盛頓擔任議員助理, 在爾虞我詐及利益交換下的國會運作, 女主對正義逐漸模糊初衷, 還好她重拾信心, 提醒大家要勇敢說出自己的主張, 爭取自己的權利!
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奧荷小姐的修練花園
奧荷小姐的修練花園
我是奧荷小姐, 曾在外商公司,擔任過不同職務,也負責過不少專案, 人生跟職場並非照本宣科, 也不是非黑即白, 進了修煉花園才經驗不同的風景!希望藉由平台記錄自己的故事及想法 也能跟相同及不同領域的朋友們交流!
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