開放空間會議 Open Space 參與體驗分享:蒐集大眾想法的方式

2022/11/06閱讀時間約 4 分鐘
第一次參加開放空間會議(Open Space)的活動,是我剛開始對 UX 感興趣時,積極參與各種社群的活動。但那時還未正式踏入 UX 相關從業領域,並未連結到這樣的工作坊活動跟工作的直接關係。這次發現低調的 Nor 老師居然舉辦了開放空間會議的體驗與教學,便重新點燃我的興趣!
開放空間會議 Open Space 體驗分享

什麼是開放空間會議?

開放空間會議是一種蒐集共識的工作坊形式,透過聚焦在一個大主題的框架下的討論,蒐集每個人對這個問題的對話、想法、以及可能的延伸問題。
不像一般工作中的會議形式,時程以及議題都是提前決定好,與會者出席按照流程討論指定事項。開放空間會議是在過程中共同決定:
  1. 此主題框架下,有哪些議題值得討論
  2. 由議題提議者決定討論的順序
因此所有的對話與產出,都是過程中有機且自然的發生結果。

參加的活動討論題目

開放空間會議的主辦單位,要跟公司組織定義一個議題的框架,要讓大家都有參與感、想了解,而且最好有一定程度的急迫性來加強討論活躍度。
這次討論的主題:「一起討論新版投票單跟選舉公報」,就符合上方的條件,既是公民全員參與的活動,也因為將近投票時間,可以更有討論與後續行動的意願。(大家別忘了 11/26 要去投票呀!)
會議邀請函,來自 Nor 老師

運作流程

在了解主題後,大家各自思考一分鐘,議題提議者寫下自己想在這次開放空間會議中想討論的議題,並貼在討論牆上,決定討論的先後順序。
當討論開始時,議題發起人即小組主持人,可以邀請號召對這個議題有興趣的人,加入討論。在討論開始前,需要先徵求一名紀錄,來摘錄討論對話的文字內容,為的是收集會議紀錄來建立新聞牆,讓未加入這個議題討論的參與者,也可以回顧並且補充想法。
而在討論進行過程中,謹記「雙腳原則」,每個參與者,只要覺得該組討論的內容差不多了,隨時都可以移動到不同討論議題的小組,分享自己的經驗或其他組的討論內容;又或是到觀看已結束的議題討論過程,再補充自己的想法。
全部的討論結束後,再給大家一段時間看所有新聞牆上的內容,並且可以投票給自己認為很棒的論點、或是針對討論中的疑問,加上自己的解法。甚至如果解法的參與執行的方向是自己喜歡的,也可以直接簽名留下名字,邀請與會參與者一起往下執行!

實際上的過程

主題是從投票選舉公報延伸,大家列出了各式各樣大家的議題討論:從選舉公報上的資訊呈現方式、如何包含更多必要資訊協助民眾選擇、如何領取選舉公報跟選舉通知單,甚至到戶籍與現居地投票的討論。
因為每個人的背景、生活經驗與領域知識,延展了很多我對這個議題從沒思考過的問題:像我從來沒有考慮過要到哪個投票所進行投票,因為家鄉的投票所是固定的,甚至會直接前往熟悉的投票所直接投票,但有人因為近期遷了戶籍,所以在投票前對於投票所地址感到不安。
又或者有人使用過投票意識調查網站,基於意識形態來選擇候選人。避免因為大小黨的預算問題,影響候選人的曝光程度,也讓他們關心的意識價值觀更容易被看到。或許選舉公報的內容呈現,可以不再以候選人為主,而是單純從政見、內容出發。
這些痛點就因為有類似生活經驗的人提供想法,才更能啟動議題的討論與同理。

結論與思考

我覺得在開放會議中,最重要的是建立一個安全的討論空間,Nor 老師在過程中不斷提醒大家:所有的出席的人都是最適當的、不管何時開始都是最適當的時間、不管發生什麼事都次當時只能發生的事。沒有不能提出的議題,只要你有想法,都可以提出來,徵求跟你一樣感興趣的人往下討論。
但公民投票的議題真的好廣,甚至有些議題在討論的過程中,就能明白他的複雜度與推動需要面對的問題,所以更能同理在政府決策上的難度,以及推動改變的的確需要時間慢慢積累。
也許就像 Nor 老師開頭說過的,開放空間會議的用意,是為了快速搜集大家的想法(不論專業或學識門檻),以及可能的延伸問題。
因為有些時候,光是在專案推行前,先從大家的角度與經驗,發現有哪些延伸的問題,知道未來如何規避他或處理他,對所有參與者而言,了解到這些知識,也是一種前進。

事後查相關資料,發現有些活動中討論的問題,其實都有媒體或民間單位在推動,讓更多民眾參與政治,例如:查看政見實行率的「政見不失憶」協作平台、以及透過關心的項目問題來選擇適合候選人的「2022台北市長選舉政見配對」。不管是民間或是企業都希望透過自身的力量來增加公民參與度,期待這些資訊最終能整合,並且成為長期公民參與的文化。

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