工作坊是什麼?如何舉辦一場解決問題的工作坊?

閱讀時間約 9 分鐘
在參與 UI UX 設計社群時,常常聽到 workshop 工作坊這個名詞,並且參與過各式各樣不同的社群工作坊,主題包含:了解 Sprint 敏捷開發,open space 的開放討論會議,甚至是壓縮成 2 天的 Google Sprint。但到底工作坊是什麼?在企業中,又是如何解決商業問題?
在開始擔任 PM 後,時常需要主持會議,帶討論,所以一直在思考有什麼樣的形式或工具,可以協助這樣的流程發展。這篇是我過去搜集相關文章,以及綜合主題讀書會中《The Workshopper Playbook》這本書的觀念後的重點總結。當然也會補上我的心得與想法,區隔出跟 AI 的差異(開個玩笑),如果你有興趣,就繼續往下看下去吧!

工作坊與會議的不同

在工作中,大家最想避免的就是冗長、沒有結論、沒參加也無所謂的會議。但為什麼工作坊就可以解決這些問題呢?在UX Workshops vs. Meetings: What's the Difference?中,列出幾點區別工作坊與會議的不同。
UX 工作坊與會議的不同
我認為「主動參與」是最大的差異,而要讓成員願意主動參與工作坊,就有三個重要原則:
  • Together, alone
    參與的成員聚在一起,在同個時間各自寫下自己的點子與想法,這樣不只可以節省討論的時間,也可以避免在討論過程中,因為有人提出跑題的意見而導致討論的效率下降。
  • 匿名
    不發表意見的原因,很有可能是因為擔心提出意見時感到的社會壓力(成員中的強勢者、或是其他高官權勢),透過匿名的形式,可以鼓勵成員更天馬行空的發想不同的想法。
  • 創意並不是最重要的
    大家對設計師的想像很容易包含「富有創意」的偏見,所以有可能在參與前,就因為認為自己沒有創意而怯步。但其實,透過工作方的流程與工具,可以幫助大家建構一個友善且有循序漸進的討論空間,而這樣的環境,並不一定要創意的門檻。
因為工作坊的重點是要大家一起達成結論,所以這三個原則,其實目的都是為了降低參與者的門檻,讓成員更願意且有信心能主動參與。

5 種類型的 UX 工作坊

會議可能有很多種類型,而針對不同用途,其實也會延伸出不同類別目的的工作坊,以下列出五種常見的類型:
  • 探索性工作坊
    通常需要所有成員與利害關係人加入,一起溝通與同步現在的狀態與問題,並且發想與創造未來的目標計畫。
  • 同理心工作坊
    通常由設計師與研究員發起,在討論解法前,與利害關係人分享使用者遇到的問題與痛點。
  • 設計工作坊
    邀請不同成員一起加入,收集各方觀點來 Brainstorm ,擴展設計團隊的視野,並讓成員透過參與對產品或團隊保有共創的熱情與責任感。
  • 排序型工作坊
    成員和主要決策者一起,討論並共識專案的優先級。
  • 批評型工作坊
    中文翻譯成批評有點負面,但其實主要是透過此設計流程,確保團隊彼此合作,並且確認設計方向符合目標。

如何設定工作坊的流程

《The Workshopper Playbook》書中,列出了4C 的框架,分別是 Collect、Choose、Create、Commit,透過這個框架,找出團隊想解決的問題,並且訂出目標與解法,在落實到行動策略。

一、Collect

在一個共同問題的前提下,要先讓所有人的資訊同步,才能一起往下行動。所以在此階段,要跟團隊成員一起收集目前的狀態與想法,將自己的想法寫在便利貼上,透過可視化的方式,讓所有人都可以理解。
你可以用以下問題來引導思考:
  • 目前做得好的部分?是什麼推動我們前進?
  • 目前做的不好的部分?是什麼阻礙我們前進?
收集完大家的想法後,讓大家先靜靜讀完所有便利貼,確保資訊同步且一致,再往下進行群組分類。

二、Choose

選擇我們應該專注在哪些項目,而哪些問題現階段可以先忽略不計。通常可以在這個階段,再補充各個分類的優缺點,讓大家在決定前,有一樣的背景知識。
透過給每個成員一樣的點數,在約定的時間內安靜的投票,票選出各自認為最重要的問題。
當問題的優先次序被列出來後,挑選出最值得投入的幾個問題,透過重新正向表述問題本身,再往下繼續發想解法。
問題:辦公室很吵
練習正向表述:如何降低辦公室噪音,提升大家的工作品質?

三、Create

這個階段已經收斂出幾個核心的問題,我們可以透過 HMW:「我們可以怎麼做呢?」、「How Might We....?」的問句框架,讓大家盡情發揮想法。
這個階段不用深思熟慮,只需要讓大家藉此發現還有哪些潛在的可能,所以不會只有設計師可以提意見,透過重量不重質的想法交流,共同找出最佳的解決方案!
而在大家停下來寫自己的想法時,可以計時一小段時間,並搭配輕鬆的音樂,讓情境不至於尷尬緊張。
figma jam 的計時功能搭配音樂

四、Commit

我們可能透過共識,選定出來很多個解決方案。接下來需要選擇到底團隊要優先從哪些解決方案下手,可以使用 Effort & Impact 的矩陣,幫助大家快速判斷各個解法的投入成本與效益。
Effort & Impact 矩陣
這裡的決定方法很有趣!因為在含多種變因的情況下,人腦很難同時思考並下判斷,所以一次只要求成員決定一個維度:促進者先拿起一個點子,詢問這個想法的 Effort 是高還是低?接著再問同個想法的 Impact ,會是高還是低?透過兩個分開的問題,快速定義出解法的所在象限,找出現階段最迫切可以進行的解法方案。(左上角 DO NOW 的區塊)
當然線上討論時, figma jam 也有提供類似的小工具,可以幫助大家使用這個矩陣來分析優先級。
但如果停留在想法階段,那就跟一般會議一樣,無法付諸實行。所以最後也最重要的一步,就需要討論,發想他的行動策略,列出最小可行的第一步,以及可衡量的簡易指標。

流程總結

4C的流程,其實就像設計思考的雙鑽石模型,是發散收斂後,再發散收斂的流程。中間的重新正向表述問題是個核心,因為唯有收斂出核心問題後,後續的 HMW 發散才有意義,而不是無止盡的發散下去。
比起一般的會議,按照議題的討論流程,在同個議題下,可能有人發散出去更多想法,有人試著收斂來限縮討論框架,甚至會有人發言離題。工作坊則是確認大家在同個議題下,用「發散與收斂的討論階段」做流程的切割,讓大家可以在同一個脈絡下討論。
所謂的 on the same page,指的並不只是包含討論的議題或結果本身,也包含:討論的情境框架、思維脈絡,都要是一致的。

基本的工作坊活動工具

有了基本的框架後,可以在實際的流程中,透過以下工具來幫助我們達成各階段的目標,甚至可以再自行組合、加上不同條件限制,讓工作坊可以順利達成最終結果。
  • Post-Up:收集大量的問題與觀點,促進參與度
  • Affinity Diagramming 親合圖:將收集點子群組分類,找出彼此的 pattern
  • Landscape Mapping:將收集的點子以「時間」維度重新排序,包含Empathy map、Customer Journey Map、Service Blueprint
  • Storyboarding:以使用者的行為與體驗,重新描述產品或功能,幫助排除偏見,更了解使用者
  • Forced Ranking 優先排序:以客觀的方式排序,以達成共識,包含
    $100 test:總金額 100 元的條件,會如何分配給不同的選項
    NUF:依照 New/Useful/ Feasible 三個維度給分
    Voting
  • Role Playing 角色扮演:讓參與者,透過改變立場產生新想法,6 頂思考帽也是類似的概念。
  • Playback 回放:當工作坊參與的人數眾多,透過每個小組再次分享各組的進度與資訊,可以讓大家都同步往下進行後續的流程
  • crazy spectrum 發散與可行性光譜:將解決方案分類,從天馬行空的創意到可行的實際方案的兩極光譜中,逐漸聚焦找到適當的解法
  • 加減除框架:透過「增加功能」、「減少功能」、「拆解模組化」、「轉移價值」的方式來鍛鍊思考力

我的心得

雖然對於大部分的台灣的公司,工作坊這個詞可能還是很陌生,甚至對於是否真的有效抱持懷疑,如果姑且不論稱呼的名詞本身(雖然不同名詞對應的想像的確有所不同),工作坊的核心重點是在於「大家一起解決問題」。而工作坊的促進者,最重要的能力就是引導流程順利進行,並且鼓勵所有參與者可以主動參與投入。
在這樣的機制下,提出問題與解法的人,都不會是促進者,不像會議主持人的一言堂,促進者提供規則,讓大家順利在遊戲規則下,找出共識。
當然在這之中,照顧並觀察不同人的能力、個性、態度,也是促進者需要具備的能力。以我的經驗來說,如果發現有人只擅長用說話表達,不擅長文字,可以換句話說後,確認共識後重新幫寫下想法便利貼;又或是,針對比較內向的族群,可以用輪流的機制,半鼓勵半強迫小組內所有人發聲。而這些眉角,是上述工具的延伸,要自己在實戰的經驗中,慢慢透過觀察來培養。
雖然我的工作坊經驗還不多,但希望透過資訊的整理跟心得分享,可以跟同樣對於舉辦工作坊有興趣的你彼此交流。

很感謝 AndyBeartrice 的主題讀書會,整合更多的想法🙏。參考資料還有以下文章與書籍,也如果有任何錯誤或是指正的地方,都很歡迎留言指教。
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喜歡閱讀「設計、心理學、自我成長」等類別書籍。相信每個人都有自己的時區,不快不慢剛剛好,所以紀錄在閱讀成長的路上,覺得深刻又值得推薦的內容。
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