來點節奏感的 PDCA

更新於 2025/02/17發佈於 2023/02/18閱讀時間約 6 分鐘

蛤! PDCA 我聽過啊! 可是跟跳舞、節奏有啥關係阿 ???

別急! 待我娓娓道來。

PDCA 是什麼?

PDCA 是 Plan (規劃)、Do (執行)、Check (檢討)、Action (行動), 四個英文字母的縮寫，源自於美國物理學家休哈特 (Walter Andrew Shewhart) 所提出，後在1950年代由美國戴明博士 (William Edwards Deming) 將之推廣應用，成為管理學廣為人知的戴明循環 (Deming cycle)。

很多人都以為PDCA是戴明博士所提出的，其實不是喔~ 是休哈特，戴明是將其發揚光大的集大成者。

當初的時空背景為世界大戰後，各大工業國家飽受戰火摧殘，急需重整復興，當時僅北美洲有能力生產商品，也因此美國製商品遍及全世界，因應製造需求而造就了許多管理理論，而PDCA就是其一。

透過事前的規劃，擬定執行的計畫，在行動執行後進行結果的檢討與核對，確認目標與實際的落差，進而進行調整與修正以準備下一次的執行與行動，藉此持續的 PDCA 循環來達成目標或持續改善的一個過程。

PDCA 的應用場景?

應用場景從生活日常的採買計畫、旅遊規劃、婚禮企劃，到企業組織或團隊的專案執行、合約協商、國際談判等都使用的到 PDCA，有助於計畫執行的高效與目標達成，可說是管理界的瑞士刀 (就恨自己不是馬蓋仙><)。

如何應用 PDCA?

舉個職場中的會議 PDCA 為例，老闆交辦阿E召開一個跨部門的會議，討論客訴問題的處理與預防，於是阿E沒急著發會議通知，而是先與老闆確認會議相關的訊息，如客訴事件、需與會部門的人員名單、開會資料、會議地點與時間等訊息，這是發出會議通知前的 Plan (規劃)。

阿E在確認完相關訊息後，發出了會議通知，來到了會議當天，老闆與其他部門的同仁皆進到了會議室，就一位關鍵的客服經理還沒來，老闆問阿E人呢? 阿E趕緊拿起電話聯繫，才知道該經理今天休假，之前的會議通知因故該經理未收到所以也不知道要開會，眼看著滿場會議室的人員都等著開會，情急之下阿E請該經理配合開視訊的方式，一起參與這次的會議，好在會議順利地結束了。這是 Do (執行) 的實際，計畫總是趕不上變化，理論與實際總是存在落差。

會後老闆找阿E來喝咖啡，討論這次會後有什麼地方可以做得更好? 有那些部分是這次沒有考慮周詳的? 這是事後的 Check (檢討) 。

阿E回答說他發出會議通知後，並未確認所有人都有收到通知，亦未確認大家能不能與會，所以下次的會議規劃他會特別注意確認，確認有沒有收到通知? 確認人員能不能與會? 確保任何已知的風險，並規劃風險的應變，因此他想到可以利用outlook中的 ” 要求讀取回條 ” 來確認大家都有收到他寄的信件，並利用 ” 使用投票按鈕 ” 請所有人不管是否能與會都必須進行投票以確認與會人員，而當阿E未收到讀取回條或未收到投票回覆時，他可以個別進行電話確認。這是事後檢討的修正 Action (行動)。自此次的教訓後，阿E發現意外事件越來越少了~

PDCA是個循環，在循環的過程中讓事件更臻完善。

來點節奏感的 PDCA

PDCA 因應不同的場景應用，其各階段的時間與所花費的精力並非平均分配，以上述例子來看，Check (檢討)若能伴隨 Do (執行)之後來進行，便能及時發現偏差並做修正，借用音樂的音符與拍子來解釋，PDCA 就像音樂的音符，光有音符並無法彈奏出悠揚的樂曲，必須加上拍子讓樂曲產生韻律與節奏感，同樣的道理，PDCA 在實務的應用應該會長成像這樣 PDCA 或 PDCA (底線代表在底線內的音符需要在一拍內完成)，而非執行後不追蹤或等到事發多日後才來善後，差別在於主動出擊還是被動因應，而該次的偏誤經驗更需記錄下來至下次的 PDCA 循環，持續不斷的進化與進步。

所以能體會為什麼說管理是藝術了嗎? 同一首樂章，同一組交響樂團，由不同的指揮所演繹，會呈現給聆聽者不一樣的感覺，而 PDCA 亦是如此，同樣的事件，同樣的團隊，由不同的領導者會呈現不同的成效與結果。就像同一把瑞士刀，馬蓋仙就是比我會用，我只會拿來拆信><

一張圖搞定 PDCA

最後回顧一下 PDCA，用一張圖搞定。

延伸學習

因應不同的場景與需求，PDCA 衍伸出各種不同的變形，如

將 C 改為 Study 的 PDSA
將目標放在心上的 G ( Goal ) - PDCA
先觀察再規劃的 O ( Observation ) - PDCA
注重經驗學習知識庫之紀錄與傳承的 PDCAR ( Record )
在執行時利用 AB test 來確認不同執行方式成效的 PD(+ AB test ) CA
著重標準化作業的 S ( Standardise ) DCA 與 PDCA + SDCA + PDCA ...連續技的大絕招等

沒有最好，只有更好；沒有最好，只有最適合。

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