前陣子引起新創圈熱烈討論的是，某家公司驚人地運用ChatGPT，成功優化人資的計薪流程，並簡化人資編制3人。這是現實中的創新案例。而你知道嗎？你也可以成為工作中的「流程殺手」，優化人資流程，提高效率，不需要依賴程式碼或AI。只需要一個簡單的方法。
那天興起查了一下，我在人力銀行人資補給站的文章，點閱率最高的不是有關招募手法，卻是這篇「給HR的真心建議！學習運算思維做一個優化制度的知識工作者」。這篇文章另外還收到兩個HR論壇的轉載邀請。顯然，很多人資夥伴正渴望優化工作流程。當然，流程優化不需要一蹴而就，而是一個不斷改進的過程。我分享一個有效的方法，讓你能夠快速優化流程，提升工作效率。這個方法稱為ECRS法：取消（Eliminate）、合併（Combine）、重排（Rearrange）、簡化（Simplify）。透過這個簡單的四步驟，你將能夠發現並解決工作流程中的瓶頸，讓工作更加順暢。舉個例子，想像一下結薪流程。在過去，人資常常在結薪時發現同仁出勤有問題，需要耗費大量時間進行核對和調整。但是，透過「重排」這個方法，我們可以在結薪前幾天請同仁確認出勤，或規定調整將在下個月補發，從而加速結薪速度，節省了大量的時間。這個小小的調整帶來的效益是顯而易見的。
ECRS法的四個步驟是關鍵。
- 首先是「取消」。在進行流程優化時，我們需要問自己，這個流程是否真的重要？是否有必要存在？如果發現某個步驟並不必要或沒有實際價值，勇於將其取消。這樣不僅可以節省時間和資源，還能使整個流程更加簡潔明了。
- 第二個步驟是「合併」。有時候，我們會發現不同的流程之間存在重複的步驟或相似的工作。這時候，我們可以考慮將這些步驟合併起來，以減少重複操作和浪費的時間。通過整合相關的流程，我們可以更高效地完成工作，避免重複努力。
- 接下來是「重排」。這一步是指重新安排流程中的步驟，使其更加順暢和高效。有時候，一些步驟的順序可能不是最理想的，或者存在瓶頸點，需要花費過多的時間。通過重新排列步驟，我們可以找到更加順暢的工作流程，節省寶貴的時間和精力。
- 最後是「簡化」。有些流程可能因為過於複雜而讓人不知所措。在這一步中，我們需要問自己，是否有方法可以簡化這些流程，減少複雜度，使其更容易理解和操作。簡化流程不僅有助於提高效率，還能減少錯誤和混亂的可能性。
ECRS法不僅適用於結薪流程，還適用於其他各種工作流程。這個方法的優點在於它簡單易行，不需要依賴複雜的技術或工具。只要我們保持對流程的觀察和反思，不斷地詢問問題並尋找改進的空間，我們就能夠成為工作中的「流程殺手」，持續優化流程，提高效率，成為更加出色的人力資源專業人士。
在這個快速發展的時代，不僅要關注AI的應用和科技的進步，更要關注人力資源的優化和提升。雖然AI和ChatGPT等技術能夠帶來效率的提升，但我們不應該害怕被取代，而是要成為那些持續優化的人的一部分。
回顧過去，我曾在印尼使用Excel覆核公司1000多人的薪資，提前兩天將薪資報表送給主管批准發放，這一點不僅提高了效率，也為組織帶來了正面的影響。同樣的道理，我們也可以在人資的其他工作領域中尋找優化的空間。
優化流程不僅僅是為了提高效率，更是為了提升整個組織的價值。通過ECRS法，我們能夠簡化冗長的流程，減少不必要的步驟，從而釋放出更多時間和資源，專注於更有價值的工作。同時，優化流程還能夠提高員工的滿意度和工作投入度，讓整個團隊更加高效協同工作。
總結而言，成為工作中的「流程殺手」不僅是一種技巧，更是一種思維方式。透過ECRS法和其他相應的方法，我們能夠不斷優化人資流程，提高效率和價值，並在快速變化的時代中保持競爭優勢。