操作教學|教你如何在 Notion 繪製流程圖

2023/06/28閱讀時間約 15 分鐘
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嘿!大家好!大家知道 Notion 嗎?
Notion 是一個功能強大且多用途的協作工具,除了幫助你管理筆記和任務外,它還提供了視覺化資料的能力。在這篇文章中,我將向你介紹如何使用 Mermaid 語法在 Notion 網站上繪製流程圖,讓你能夠清晰地呈現和分享你的工作流程、計畫或任何需要視覺化呈現的流程。流程圖是一種圖形表示方式,用於展示任務、流程或系統中的步驟和相互關係。它可以幫助我們更清晰地理解和傳達複雜的流程,並幫助我們檢視和改進流程效率。

01 呼叫公式

使用 Notion 快捷鍵 ( / ) 呼叫指令,在斜線後輸入 code 開啟公式指令。
01 呼叫公式

02 輸入對應語法

在 code 語法的編輯頁面,滑鼠移至左上方,選擇使用 code 語法是 Mermaid,以及所要呈現的方式為 Split。
02 輸入對應語法
Mermaid 語法完成的呈現方式除了剛剛分享的 Split,用於即時預覽編寫的程式碼是否正確外,還有另外兩款,分別是 Code 及 Preview。點選 Code 模式,便只會單獨存在你所撰寫的 Mermaid 語法;點選 Preview 模式,便只會呈現出圓餅圖的畫面。
如果你對 Mermaid 語法的三種呈現方式,以及何時應該使用它們還不熟悉,以下是我們提供的使用情境,你可以參考它們在 Split、Code 和 Preview 中的適用性:
  • Split
    如果你想要直接編寫 Mermaid 語法並即時查看結果,Split 模式是很適合的。你可以在上側的編輯器中輸入 Mermaid 語法,下側的預覽窗格將即時顯示圖形結果。
  • Code
    如果你更喜歡在一個專用的編輯器中編寫 Mermaid 語法,並且希望有更大的編輯區域和更豐富的程式編輯功能,那麼你可以切換到 Code 模式。在這個模式下,你可以在一個全螢幕的編輯器中編寫 Mermaid 語法,接續在完成後,透過點擊「Preview」按鈕來預覽圖形結果。
  • Preview
    如果你只關心最終的圖形結果,而不需要直接編寫 Mermaid 語法,那麼 Preview 模式非常適合。在這個模式下,你可以使用預設的圖形編輯工具或匯入已編寫好的 Mermaid 語法檔案,然後即時預覽並進行必要的調整。
當然,無論你選擇使用哪種方式,都可以根據自己的需求和偏好來選擇最適合的 Mermaid 語法呈現方式。這些選項將幫助你更好地編寫、預覽和調整 Mermaid 圖形。

03 流程圖語法

使用 Mermaid 語法來繪製流程圖時,需要先使用 graph 關鍵字定義一個流程圖,接下來,你可以通過添加不同的指令和屬性來進行流程圖的細部設置和調整。以下是幾個常見的固定語法,包括流程圖方向、節點形狀、箭頭樣式,以及子圖和群組。這裡將逐步描述每個操作步驟和調整方式:

流程圖方向

在 Mermaid 語法中,可以使用「graph」開始流程圖,並接續指定方向。以下是定義主題的語法示例:
graph LR
這行指定了流程圖中的方向。在 graph 後面加上 LR 表示從左到右的方向,而若加上 TB 或 TD 表示從上到下的方向。你可以依照需求進行方向的調整。
  • LR:從左到右。
  • RL:從右到左。
  • TB or TD:從上到下。
  • BT:從下到上。

節點形狀

在 Mermaid 語法中,可以使用特定的符號在分支名稱前面定義節點形狀,常見的節點形狀符號包括 ( )、([ ])、(( ))、[( )]、[[ ]]、> ]、[ ]、{ }、[( )]、[/ /]、[\ \]、[/ \]、[\ /]、((( )))、{{ }} 等,你可以根據需要選擇適合的符號。以下是節點形狀的呈現示例:
graph LR
  A((圓形)) --> B[矩形]
  C([圓矩形]) --> D[[多邊形]]
  E[(圓柱體)] --> D[[多邊形]]
  D[[多邊形]] --> F>形狀不對稱]
  B[矩形] --> F>形狀不對稱]
  G{菱形} --> F>形狀不對稱]
  G{菱形} --> N(圓角矩形)
  E[(圓柱體)] --> H{{六邊形}}
  I[/平行四邊形/] --> E[(圓柱體)]
  J[\反平行四邊形\] --> C([圓矩形])
  K[/梯形\] --> C([圓矩形])
  L[\反梯形/] --> E[(圓柱體)]
  M(((雙圈))) --> H{{六邊形}}
這行指定了流程圖中節點的顯示形狀。你可以替換箭頭樣式前的符號,選擇其他符號來表示不同的節點形狀。
  • ( 文字 ):圓角矩形
  • ([ 文字 ]):圓矩形
  • (( 文字 )):圓形
  • [( 文字 )]:圓柱體
  • [[ 文字 ]]:多邊形
  • >文字 ]:形狀不對稱
  • [ 文字 ]:矩形
  • { 文字 }:菱形
  • [( 文字 )]:圓柱體
  • [/ 文字 /]:平行四邊形
  • [\ 文字 \]:反平行四邊形
  • [/ 文字 \]:梯形
  • [\ 文字 /]:反梯形
  • ((( 文字 ))):雙圈
  • {{ 文字 }}:六邊形
03 流程圖語法|② 節點形狀

箭頭樣式

在 Mermaid 語法中,可以使用特定的符號表示流程和流程的關聯性,你可以根據關聯性選擇合適的符號。以下是定義分支的呈現示例:
graph LR
  A((圓形)) --> B[矩形]
  C([圓矩形]) -- 1關聯有文字 --- D[[多邊形]]
  E[(圓柱體)] ---|2關聯有文字| D[[多邊形]]
  D[[多邊形]] --- F>形狀不對稱]
  B[矩形] -->|1箭頭有文字| F>形狀不對稱]
  G{菱形} -- 2箭頭有文字 --> F>形狀不對稱]
  G{菱形} -.-> N(圓角矩形)
  E[(圓柱體)] -. 虛線有文字 .-> H{{六邊形}}
  I[/平行四邊形/] ==> E[(圓柱體)]
  J[\反平行四邊形\] == 粗箭頭有文字 ==> C([圓矩形])
  K[/梯形\] <--> C([圓矩形])
  L[\反梯形/] --o E[(圓柱體)]
  M(((雙圈))) --x H{{六邊形}}
這行指定了流程圖中節點的箭頭樣式。你可以替換節點形狀前的符號,選擇其他符號來表示不同的流程關聯性。
  • -->:單向箭頭
  • -- 文字 ---:關聯上有文字
  • ---|文字|:關聯上有文字
  • ---:開放式關聯
  • -->|文字|:箭頭有文字
  • -- 文字 -->:箭頭有文字
  • -.->:虛線
  • -. 文字 .->:虛線上有文字
  • ==>:粗體單向箭頭
  • == 文字 ==>:粗箭頭上有文字
  • <-->:雙向箭頭
  • --o:可行流程
  • --x:不可行流程
03 流程圖語法|③ 箭頭樣式

④ 子圖和群組

在 Mermaid 語法中,可以使用「subgraph」和「end」指令將節點區分為子圖或群組。以下是定義子圖和群組的呈現示例:
graph LR
 subgraph 群組
   subgraph 子圖1
     A --> B
     C --> D
   end
   subgraph 子圖2
     E --> A
     E --> F
   end
   subgraph 子圖3
     G --> J
     H --> I
   end
	end
 子圖1 --> 子圖3
 子圖3 --> 子圖2
 子圖1 --> K
這行指定了流程圖中子圖和群組的樣式。你可以依照需求調整子圖和群組的呈現,使用「subgraph」和「end」指令調整流程的關聯性。
03 流程圖語法|④ 子圖和群組

04 實際操作

① 專案需求

情境:老闆要求團隊思考影片製作所需人員,說明這些人員需要負責的事項,並以流程圖呈現。
graph TD;
  計畫[影片專案] -->|需要| 編劇;
  計畫 -->|需要| 演員;
  計畫 -->|需要| 拍攝人員;
  計畫 -->|需要| 編輯人員;
  計畫 -->|需要| 配樂人員;
  編劇 -->|負責| 劇本撰寫;
  演員 -->|負責| 演出;
  拍攝人員 -->|負責| 拍攝;
  編輯人員 -->|負責| 剪輯;
  配樂人員 -->|負責| 配樂;
04 實際操作|① 專案需求

組織分工

情境:老師希望可以透過流程圖看小組團隊 5 個人的分工,請小組長以流程圖呈現工作流程及事項。
graph TB
    subgraph 小組團隊分工
        A[成員A]
        B[成員B]
        C[成員C]
        D[成員D]
        E[成員E]
    end
    A -->|工作項目A1| B
    A -->|工作項目A2| C
    B -->|工作項目B1| D
    B -->|工作項目B2| E
    C -->|工作項目C1| D
    C -->|工作項目C2| E
    D -->|工作項目D1| E
04 實際操作|② 組織分工

團隊任務

情境:目前有一個團隊,需要完成一個專案。團隊成員共3人,分別是一個組長及二個組員。請將工作分配給對應的負責人員,並根據工作流程和項目安排相對應的內容,並以流程圖呈現。
◆ 英文版
graph LR
A(Collecting Requirements) --> B(Initial Design)
B --> C(Complete Detailed Design)
C --> D(Development and Testing)
D --> E(Review and Revision)
E --> F(Final Confirmation and Approval)
F --> G(Deploy and Release)
style A fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style B fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style C fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style D fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style E fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style F fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style G fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style Leader fill:#F2545B, stroke:#333, stroke-width:2px;
style Member1 fill:#4CAF50, stroke:#333, stroke-width:2px;
style Member2 fill:#4CAF50, stroke:#333, stroke-width:2px;
A --> Leader
B --> Member1
B --> Member2
C --> Leader
D --> Member1
D --> Member2
E --> Leader
F --> Member1
F --> Member2
G --> Leader
G --> Member1
G --> Member2
04 實際操作|③ 團隊任務|英文
◆ 中文版
graph LR
A(收集需求) --> B(初步設計)
B --> C(完成詳細設計)
C --> D(開發和測試)
D --> E(進行審查和修正)
E --> F(最終確認和審核)
F --> G(部署和上線)
style A fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style B fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style C fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style D fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style E fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style F fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style G fill:#FFC107, stroke:#333, stroke-width:2px;
style 組長 fill:#F2545B, stroke:#333, stroke-width:2px;
style 組員一 fill:#4CAF50, stroke:#333, stroke-width:2px;
style 組員二 fill:#4CAF50, stroke:#333, stroke-width:2px;
A --> 組長
B --> 組員一
B --> 組員二
C --> 組長
D --> 組員一
D --> 組員二
E --> 組長
F --> 組員一
F --> 組員二
G --> 組長
G --> 組員一
G --> 組員二
04 實際操作|③ 團隊任務|中文

今天的分享就到這邊啦,期待下一篇的分享,祝福大家都有個美好的一天!喜歡窩DEMAA(OS: 就是取自”我的媽啊“的諧音)的朋友,歡迎按讚追蹤分享,也歡迎加入 數位生產力 IGFB 社團,就能在第一時間收到最新的生產力工具介紹。最後,也別忘記可以通過上述操作步驟,使用 Mermaid 語法來變更流程圖方向、節點形狀、箭頭樣式,以及子圖和群組,從而根據你的需求進行相應的調整,以便繪製符合你專案要求的流程圖。快 點此 看本篇實際操作的 code,我們下次見!

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在多工處理(multitasking)已是日常的世代,如何「提升效率」已經變得非常重要。我們相信只要瞭解如何使用數位工具,就能夠優化工作型態及學習模式,讓生活逐步精緻化。奠基於此信念,窩DEMAA 分享的「Notion 使用說明」專題,將重點說明 Notion 的模板及使用方式,讓大家可以視個人需求擁有客製化的知識區。
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