《BCG問題解決力》摘要：簡報表達技巧
更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘
繼上篇《BCG問題解決力》摘要：簡報秘笈 後，今天要來分享簡報表達的技巧喔～
那我們繼續看下去！
(圖片引用自unsplash)
一、簡報前的事前準備
1.設定目標(Objective)
設定目標和前一章節所提到製作投影片的原則一樣，你要先確定你的「關鍵聽眾」是誰？進而從這群關鍵聽眾找到這場簡報你想要達成的目的與目標是什麼。
2.時間分配(Time Allocation)
BCG 使用的時間分配原則基本上是以「每張投影片 2 分鐘」的基礎來計算，根據這個基準來分配每張投影片所需的資訊量。然而，2 分鐘報告一張投影片僅僅是計算的起點。一份完整的投影片中，通常會包含一些含有關鍵訊息的投影片，以及一些只需簡單帶過的投影片。
若以一場30分鐘的會議為例，時間的分配可能如下：
1 張執行摘要：1（張）× 1（分鐘）＝1 分鐘
8 張關鍵訊息：8（張）× 2（分鐘）＝16 分鐘
6 張簡單帶過的資訊：6（張）× 0.5（分鐘）＝3 分鐘
依照上述安排，整份投影片的數量約為15張，報告完需要花20分鐘，剩下10分鐘讓現場提問或是QA。
3.簡報設計流程（Presentation Flow）
簡報設計流程即是「如何安排投影片的順序，進而能夠清楚表達你所想要傳達的關鍵訊息」。
以下有2種設計流程模式：
(1)比較選項式：用於你想要向觀眾呈現哪個選項是你所推薦的。所以，可以先分別講述各個選項的優點，再分別提出各自的缺點，最後再總結評比結果。
（圖片來源：問題解決力P184）
(2)分析項目式：運用在呈現出不同單位或項目所遇到的問題及可能解決的辦法
（圖片來源：問題解決力P185）
4.統整訊息（Integrated Messages）
不論簡報是圖表或是分析架構，千萬不是照著投影片「唸」，而是要統整一個最關鍵的訊息。即是這個分析是透過什麼方法進行分析，以及「結論是什麼」。
二、Q&A 問答時間
(圖片引用自unsplash)
在一場簡報的最後階段進行問答是非常常見的情況，聽眾可能會有很多疑問或想進一步了解的事項。因此，培養良好的臨場反應和應對問答的能力確實是決定簡報會議成功與否的關鍵因素。
- 第 0 步：停頓兩三秒
確保發問者問題完整，避免打斷發問者或失禮
- 第 1 步：複述問題
以確認理解，避免答非所問，提升可信度
- 第 2 步：回答問題
要誠實，如不知答案，承認並承諾後續回覆
- 第 3 步：確認回答
再次確認是否符合發問者問題，注重細節展現專業程度
32會員
98內容數
哈囉！我是冠彰，大家都叫我袋鼠。
從高中開始到現在不斷走在教育的道路上，意識到教育、社會與全球是息息相關，然而有太多結構性問題讓我感到困擾與煩憂。未來將成為#社會助人教育NPO工作者，期待在教育、社會、以負責、毅力與省思的方式，讓自己成為「助人的永續人才」道路前進。
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
大家好，我是woody，是一名料理創作者，非常努力地在嘗試將複雜的料理簡單化，讓大家也可以體驗到料理的樂趣而我也非常享受料理的過程，今天想跟大家聊聊，除了料理本身，料理創作背後的成本。
哈囉～很久沒跟各位自我介紹一下了～
大家好～我是爺恩
我是一名圖文插畫家，有追蹤我一段時間的應該有發現爺恩這個品牌經營了好像.....快五年了(汗)時間過得真快！隨著時間過去，創作這件事好像變得更忙碌了，也很開心跟很多厲害的創作者以及廠商互相合作幫忙，還有最重要的是大家的支持與陪伴🥹。
嘿，大家新年快樂~ 新年大家都在做什麼呢？
跨年夜的我趕工製作某個外包設計案，在工作告一段落時趕上倒數。
然後和兩個小孩過了一個忙亂的元旦。在深夜時刻，看到朋友傳來的解籤網站，興致勃勃熬夜體驗了一下，覺得非常好玩，或許有人玩過了，但還是想寫上來分享紀錄一下~
簡報，簡單扼要說明一件事，並且達到目的。
目的可能是說一件事、上一堂課、賣個東西，或是把一個信念種到別人心中。
你有想過，你的目的是哪一種嗎？
本文介紹在準備商業報告時所面臨的常見挑戰，並提供解決方法，包括確認議程和範本、發展故事力、強化重點、最後填入素材和設計，以及其他額外的內容準備。透過這些建議，您將能更有效率地準備商業報告，達成溝通的目的。
這篇文章介紹了商業簡報時使用的5W1H分析法，並提供了各項目的思考方向。透過這樣的方法，可以幫助報告者更清楚地瞭解簡報目的、對象、時間、內容、地點和呈現方式。
我常學習得到上面的課程。
得到的每門課程，
一講原則上是10分鐘錄音的長度。
而這10分鐘錄音的逐字稿，
我會將其切割成6-8塊資訊塊，
每一個資訊塊大約是3-4個段落，
以完整討論一個觀點的長度為主。
我會根據每個資訊塊的內容，
打上關鍵字的標籤，
神速時短的第一階段是「開示 Output」。
開示階段聚焦的是，
在進行任何形式的溝通之前，
我們應該明確地知道自己「想要表達的核心觀點」是什麼。
也就是說，我們需要不斷的思考與表達，要Output，
才能把初步的想法精煉，得到更成熟的版本。
就拿寫作來說。
上個禮拜分享了一本書，說的是如何能有效率的做事，如何改善做事的效率。在做事的時候也常需要與他人或團隊溝通，你在溝通的時候，也能夠有效率的溝通嗎？
溝通也就是提問跟回答的過程，說話做事一定要抓住問題的關鍵，想要做到精準表達，說話時就必須要有重點。不少人問問題根本沒有重點，沒有實質的內容，
當策劃、編劇拿著新劇劇本、大綱來討論時，我往往問的第一個問題是：這部劇的劇長是幾分鐘？
或是別人請我寫劇本，我第一個問題往往也是：你打算做多長的劇？
能控制好時間，有幾個好處：
(1) 對編劇來說：就能更好掌握劇情轉換的節奏
(2) 對製片來說：能更好與後期、演員溝通製作時間
(3) 對演
你應該聽過有人開頭就說：「我簡單說明一下。」結果說個不停，10 分鐘了還聽不到想表達什麼，我們會不耐煩是因為對簡單說一下，到底是多簡單？要講多久？每個人的認知完全不一樣。
如果說：「我用 2 分鐘簡單說明一下。」那麼你可以預期 2 分鐘就結束，對方沒做到還可以提醒他。
如何確保訊息的精確傳遞
當你的事情有點複雜時，可能需要拆成三個部分來說明，接著在說明每個部分的開始時，開頭直接表明現在這個部分的重點是什麼，幫助對方進入狀況，也較容易記住你說的事情。
除此之外，你也可以加上一、二、三的數字表達，比如：「這件事有三個重點，第一是...」會更容易幫助對方理解。
「拆分主題法」就像是一個
先將你要說的話按照要素分類，比如分成問題來源、分析、建議解決方案等三部分，在對方開始認真聽你說話前先告訴對方，對方心裡就預期有這三件事，增加掌握度就更願意聆聽與理解。
然後你就按照這框架一一說明，對方就會覺得容易理解，每個說明盡量控制在三個部分內，因為人的專注時間有限。
要傳達較長的訊息時，
大家好，我是woody，是一名料理創作者，非常努力地在嘗試將複雜的料理簡單化，讓大家也可以體驗到料理的樂趣而我也非常享受料理的過程，今天想跟大家聊聊，除了料理本身，料理創作背後的成本。
哈囉～很久沒跟各位自我介紹一下了～
大家好～我是爺恩
我是一名圖文插畫家，有追蹤我一段時間的應該有發現爺恩這個品牌經營了好像.....快五年了(汗)時間過得真快！隨著時間過去，創作這件事好像變得更忙碌了，也很開心跟很多厲害的創作者以及廠商互相合作幫忙，還有最重要的是大家的支持與陪伴🥹。
嘿，大家新年快樂~ 新年大家都在做什麼呢？
跨年夜的我趕工製作某個外包設計案，在工作告一段落時趕上倒數。
然後和兩個小孩過了一個忙亂的元旦。在深夜時刻，看到朋友傳來的解籤網站，興致勃勃熬夜體驗了一下，覺得非常好玩，或許有人玩過了，但還是想寫上來分享紀錄一下~
簡報，簡單扼要說明一件事，並且達到目的。
目的可能是說一件事、上一堂課、賣個東西，或是把一個信念種到別人心中。
你有想過，你的目的是哪一種嗎？
本文介紹在準備商業報告時所面臨的常見挑戰，並提供解決方法，包括確認議程和範本、發展故事力、強化重點、最後填入素材和設計，以及其他額外的內容準備。透過這些建議，您將能更有效率地準備商業報告，達成溝通的目的。
這篇文章介紹了商業簡報時使用的5W1H分析法，並提供了各項目的思考方向。透過這樣的方法，可以幫助報告者更清楚地瞭解簡報目的、對象、時間、內容、地點和呈現方式。
我常學習得到上面的課程。
得到的每門課程，
一講原則上是10分鐘錄音的長度。
而這10分鐘錄音的逐字稿，
我會將其切割成6-8塊資訊塊，
每一個資訊塊大約是3-4個段落，
以完整討論一個觀點的長度為主。
我會根據每個資訊塊的內容，
打上關鍵字的標籤，
神速時短的第一階段是「開示 Output」。
開示階段聚焦的是，
在進行任何形式的溝通之前，
我們應該明確地知道自己「想要表達的核心觀點」是什麼。
也就是說，我們需要不斷的思考與表達，要Output，
才能把初步的想法精煉，得到更成熟的版本。
就拿寫作來說。
上個禮拜分享了一本書，說的是如何能有效率的做事，如何改善做事的效率。在做事的時候也常需要與他人或團隊溝通，你在溝通的時候，也能夠有效率的溝通嗎？
溝通也就是提問跟回答的過程，說話做事一定要抓住問題的關鍵，想要做到精準表達，說話時就必須要有重點。不少人問問題根本沒有重點，沒有實質的內容，
當策劃、編劇拿著新劇劇本、大綱來討論時，我往往問的第一個問題是：這部劇的劇長是幾分鐘？
或是別人請我寫劇本，我第一個問題往往也是：你打算做多長的劇？
能控制好時間，有幾個好處：
(1) 對編劇來說：就能更好掌握劇情轉換的節奏
(2) 對製片來說：能更好與後期、演員溝通製作時間
(3) 對演
你應該聽過有人開頭就說：「我簡單說明一下。」結果說個不停，10 分鐘了還聽不到想表達什麼，我們會不耐煩是因為對簡單說一下，到底是多簡單？要講多久？每個人的認知完全不一樣。
如果說：「我用 2 分鐘簡單說明一下。」那麼你可以預期 2 分鐘就結束，對方沒做到還可以提醒他。
如何確保訊息的精確傳遞
當你的事情有點複雜時，可能需要拆成三個部分來說明，接著在說明每個部分的開始時，開頭直接表明現在這個部分的重點是什麼，幫助對方進入狀況，也較容易記住你說的事情。
除此之外，你也可以加上一、二、三的數字表達，比如：「這件事有三個重點，第一是...」會更容易幫助對方理解。
「拆分主題法」就像是一個
先將你要說的話按照要素分類，比如分成問題來源、分析、建議解決方案等三部分，在對方開始認真聽你說話前先告訴對方，對方心裡就預期有這三件事，增加掌握度就更願意聆聽與理解。
然後你就按照這框架一一說明，對方就會覺得容易理解，每個說明盡量控制在三個部分內，因為人的專注時間有限。
要傳達較長的訊息時，