投標的故事(133) #簡化複雜

你是否曾在面對複雜任務時感到無助？

你是否想要找到讓工作更有效率的方式？

我將會告訴你一個神奇的公式：

複雜的事簡單做，簡單的事重複做。

★新手學習地圖

以一個工程師來說，

他的工作充滿了許多複雜性，

如項目規劃，作業安排，問題解決等等。

那他是如何簡單化這些複雜的任務的呢？

為加速新人快速上手，

我在建立團隊發展上，

首先會製作新手學習地圖，

讓新人好像去陌生城市旅行般，

帶著探索及好奇心踏上旅途，

再由資深前輩像導覽員解說。

這是每位新員工告訴我，

如何利用這張地圖，

並在資深前輩的指導下成功解決問題，

使工作變得簡單。

★日常進度會議

我設定每周的短會，

重複做的目的在於保持與團隊的日常溝通，

及時解決問題並更新項目狀況，

並讓所有人都能夠跟上項目的進度。

我也會讓新手報告他所看到學習地圖，

我看到同事在學習地圖上寫下這句話：

“複雜的事簡單做，簡單的事重複做”

我認同這句話，也認為這才是核心競爭力，

★問題的探索和解決方法

於是我追問怎樣簡單做？如何重複做？

老鳥答：依作業規定、流程及表單辦理，

再拿類似資料參考，同行都這樣做。

我再追問每個服務環節的做法，

例如：提醒施工廠商提早因應防治，

是要如何提醒？如何提早因應？如何防治？

老鳥答：會議上或電話告知，要提早因應防治。

我問：如何確認施工廠商有提早因應防治？

老鳥答：請施工廠商回報防治的進度

我問：你怎麼知道防治的事是有效的？

老鳥答：這不是我能處理，我們已盡告知責任。

我問：是客戶認為我們盡責嗎？

一再追問大家，突然發現複雜的事並未簡單做，

也未將簡單的事重複做。

★黃金圈法則思考步驟

所幸團隊把這件事當做值得精進作業的重要事，

於是把每個環節可以精進作法一個一個找出來，

並用黃金圈法則把思考和問題畫成「三個圈」

最內圈：Why 為什麼，指為什麼要做。

中間圈：How 怎麼做，指實現目標的方法。

最外圈：What 做什麼，指在做的事情本身。

我們再用PDCA方式持續優化每個服務環節，

並用持續創新工具來加速作業效率，

讓專案降低學習成本、提高風險管理能力，

如果團隊可以持續優化每個服務環節，

那時間就會是我們的好朋友。

★持續創新思維走向未來

在這討論過程，我們做了一個檢討，

為什麼過去沒有發現這些可以增加競爭力的事，

因為習慣的作業框架綁住了我們的行動。

大部分時間只盯著業務機會，

用太多的時間、精力，來觀望市場未來的變化，

幾乎沒有花時間去優化業務核心能力，

這種行為可能是大家都會幹的事，

如要與眾不同，其根本要優化業務每個環節。

如果你已經做好你的準備作業，

並徹底瞭解你需要優化核心能力，

同時堅信自己比同行更瞭解業務核心，

那就開始優化每個服務環節吧！

那每年會發生：

“複雜的事簡單做，簡單的事重複做”，

就像過生日。

★Just Do It

在我們的工作和生活中，

"複雜的事簡單做，簡單的事重複做"

是一個實用的策略。

現在，我邀請您嘗試實行這一策略，

看看您能否使生活更簡單，更有效率。

更重要的是，別忘了分享您的故事。

看看您如何能簡化一個複雜的任務，

並找到一個可以反覆實踐的簡單任務。

然後，告訴我們您的故事。

期待您的故事，讓我們一起挑戰更好的自己，

共同創造一個更高效、更簡單的工作和生活環境。