時間管理的魔法方格:高效能時間管理矩陣

閱讀時間約 5 分鐘

閱讀後你將學會

  1. 解鎖時間的奧秘:探索「高效能時間管理矩陣」,學習如何將時間巧妙安排至最適當的象限,打造屬於你的長短期成就藍圖。
  2. 擁抱長期視角:將「長期效能」作為個人重要指標。從事業、人際關係到個人成長,在每個層面規劃並提升滿意感。
  3. 平衡長短期目標:透過設定五年的週期目標並逐年細化成小目標,能提供清晰方向及動力。

你是時間的織布匠

如果生命是一幅織布,每分每秒的時間是編織這幅畫布的紗線,而你是那位手握針線的編織者,努力為自己的人生編織出美麗的人生畫布,這聽起來很迷人吧?那麼問題來了,我們要如何善用時間,織出精彩多姿的圖案?

這就是「高效能時間管理矩陣」要協助你回答的問題,它如同一台精密的紡織機,幫助我們細膩地安排每一絲時間,創造出一幅豐富多彩的生命藍圖。

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矩陣構面解析

「高效能時間管理矩陣」是基於兩個關鍵維度的組合:「效率與效能」以及「長期與短期」這兩個構面,發展出一個四象限的矩陣圖。從第一象限開始依序為:長期效能、短期效能、短期效率和長期效率。透過此框架,幫助我們根據不同的時間管理策略和生活目標來安排時間。

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第一象限:長期效能 | 達到人生滿意

首先,在探索高效能的旅程中,第一象限引領我們思考一個根本性問題:

「在人生的長河中,我們究竟追求的是什麼?」

時間是由生命所堆砌,因此,當我們談論「時間管理」在本質上即是談論「生命管理」。

將時間拉長到「一輩子」的視角來看,時間管理的最終目標是要做到對我們「人生的滿意」。至於如何做到人生滿意?在一般世俗觀點可能包含事業成就、親友間的情誼、帶給他人的付出貢獻與內在的豐盈等層面的富足。

第一象限的時間管理策略

所以在此象限的時間管理方法是問問自己:

  • 我們想在事業上達成什麼?
  • 期望與家人和朋友共建什麼樣的關係?
  • 對於個人成長和心靈追求什麼?

或許每個人對於自身如何達到「人生滿意」的面向不同,但同樣的行動即是「找出來之後盡力將時間投入在這些要點的質與量」。

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第二象限:短期效能 | 實現階段目標

「效能」指的是「達成目標」,短期效能指的即是實現短期所設定的階段性目標。

當我們將目光轉向矩陣中的第二象限,我們要開始拿起針線,開始編織一個又一個階段性目標。每一個縫合、每一個結點,都是我們精心規劃的短期目標。

在此,我們能以「五年」做為一個週期規畫與落實,以「五年」做為一個週期有三個價值:

  1. 五年相對於人的一生來說屬於短期。
  2. 不會時間太短而需要頻繁重新規劃。
  3. 為達成此五年後的目標,我們可以規劃出一到四年的階段性目標,再發展相對應方案,依序達成。

第二象限的時間管理策略

在這個象限中,時間管理變得更加具體和實際。此象限的時間管理方法即是:「設定未來五年後的目標,並以此發展出未來每一年、甚至每季與每月的具體行動方案,並且付諸行動」。這樣的步驟幫助我們保持焦點,確保每一步都在為達成五年後的目標作出貢獻。

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第三象限:短期效率 | 提升效率工具

在完成了第二象限的階段性目標後,第三象限的重點在於「如何提升短期效率」。像是一位匠人磨練自己的技藝,學習並運用各種工具和技巧,以便在日常生活和工作中更有效率。

第三象限的時間管理策略

既然此象限的時間管理要點是學習各種效率工具,透過充分練習以大幅提升效率,你可以思考以下面向:

  1. 學習理論方法: 包括運用80/20法則(帕雷托法則 Pareto principle)來識別最有效的工作;掌握艾森豪矩陣以區分任務的緊急與重要程度等。
  2. 應用數位工具:學會在工作中熟練各種Office軟體、AI工具、生產力工具之間的協作。
  3. 優化工作流程: 定期檢視和調整自己的工作流程,透過自我復盤找出可以提高效率的環節,並加以改進。

上述從各種理論、工具與自我復盤等方法,都是幫助我們在短期內實現效率提升的重要技能,並為實現長遠目標打下堅實基礎。

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第四象限:長期效率 | 產生紀律飛輪

第四象限的「長期效率」指的是透過紀律的養成與展現。透過日復一日落實時間管理工具,長期下來,你將能在時間的複利效應下,逐漸建立起自己的效率飛輪,以大幅提升你在長期目標達成上的能力,創造持久且穩定的成效。

第四象限的時間管理策略

在此的時間管理就是「培養與貫徹背後的紀律」。為了確立並堅持日常紀律,你可以選擇那些與你的長期目標相符的日常行為,如規律的運動、學習或工作模式。並將這些日常紀律看作是達成長期目標的基石。

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透過四象限編織時間,繪出人生

矩陣中的每一個象限,都為我們提供一個不同視角來看待和管理我們的時間,以更加全面和深入理解時間對於我們生活的意義。並藉此更有目的地安排時間,讓生命的每一絲紗線都編織出絢麗的圖案。

現在,你打算如何開始創作你的人生呢?


作者:羅凱揚(台科大企管博士)、黃博駿(臺灣高效能創新研究公司的創辦人)

臺灣高效能,創造高效能。


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當你在帶領團隊,明明每個人都很忙碌,成效卻不如預期怎麼辦?看看這位鋼鐵公司總裁的真實經歷,每天透過這個策略達到事半功倍的效果。
我們都在追求“快”——但快真的等同於好嗎?你將學會效率與效能之間的關鍵差異,啟發你重新思考如何工作與生活。透過彼得・杜拉克的智慧和生動的「南轅北轍」故事,學會做事不僅要快捷高效,更要做對的事情。並運用二維矩陣,幫助你識別哪些行動真正對達成目標有助益,從而成為真正的高效能人才。
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