如果生命是一幅織布,每分每秒的時間是編織這幅畫布的紗線,而你是那位手握針線的編織者,努力為自己的人生編織出美麗的人生畫布,這聽起來很迷人吧?那麼問題來了,我們要如何善用時間,織出精彩多姿的圖案?
這就是「高效能時間管理矩陣」要協助你回答的問題,它如同一台精密的紡織機,幫助我們細膩地安排每一絲時間,創造出一幅豐富多彩的生命藍圖。
「高效能時間管理矩陣」是基於兩個關鍵維度的組合:「效率與效能」以及「長期與短期」這兩個構面,發展出一個四象限的矩陣圖。從第一象限開始依序為:長期效能、短期效能、短期效率和長期效率。透過此框架,幫助我們根據不同的時間管理策略和生活目標來安排時間。
首先,在探索高效能的旅程中,第一象限引領我們思考一個根本性問題:
「在人生的長河中,我們究竟追求的是什麼?」
時間是由生命所堆砌,因此,當我們談論「時間管理」在本質上即是談論「生命管理」。
將時間拉長到「一輩子」的視角來看,時間管理的最終目標是要做到對我們「人生的滿意」。至於如何做到人生滿意?在一般世俗觀點可能包含事業成就、親友間的情誼、帶給他人的付出貢獻與內在的豐盈等層面的富足。
所以在此象限的時間管理方法是問問自己:
或許每個人對於自身如何達到「人生滿意」的面向不同,但同樣的行動即是「找出來之後盡力將時間投入在這些要點的質與量」。
「效能」指的是「達成目標」,短期效能指的即是實現短期所設定的階段性目標。
當我們將目光轉向矩陣中的第二象限,我們要開始拿起針線,開始編織一個又一個階段性目標。每一個縫合、每一個結點,都是我們精心規劃的短期目標。
在此,我們能以「五年」做為一個週期規畫與落實,以「五年」做為一個週期有三個價值:
在這個象限中,時間管理變得更加具體和實際。此象限的時間管理方法即是:「設定未來五年後的目標,並以此發展出未來每一年、甚至每季與每月的具體行動方案,並且付諸行動」。這樣的步驟幫助我們保持焦點,確保每一步都在為達成五年後的目標作出貢獻。
在完成了第二象限的階段性目標後,第三象限的重點在於「如何提升短期效率」。像是一位匠人磨練自己的技藝,學習並運用各種工具和技巧,以便在日常生活和工作中更有效率。
上述從各種理論、工具與自我復盤等方法,都是幫助我們在短期內實現效率提升的重要技能,並為實現長遠目標打下堅實基礎。
第四象限的「長期效率」指的是透過紀律的養成與展現。透過日復一日落實時間管理工具,長期下來,你將能在時間的複利效應下,逐漸建立起自己的效率飛輪,以大幅提升你在長期目標達成上的能力,創造持久且穩定的成效。
在此的時間管理就是「培養與貫徹背後的紀律」。為了確立並堅持日常紀律,你可以選擇那些與你的長期目標相符的日常行為,如規律的運動、學習或工作模式。並將這些日常紀律看作是達成長期目標的基石。
矩陣中的每一個象限,都為我們提供一個不同視角來看待和管理我們的時間,以更加全面和深入理解時間對於我們生活的意義。並藉此更有目的地安排時間,讓生命的每一絲紗線都編織出絢麗的圖案。
現在,你打算如何開始創作你的人生呢?
作者:羅凱揚(台科大企管博士)、黃博駿(臺灣高效能創新研究公司的創辦人)
臺灣高效能,創造高效能。
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