就算洗過上百次碗,總會不小心打破一兩只;就算自己的名字簽過上千次,總會有那麼一次走筆到一半突然歪了。人在職場上操作自己的專業,不管再多次,總會有那麼一兩次會意外腦廻路斷線,出錯了。
有一次客戶來信詢問我司產品中某個環節的細部流程,這個流程需要使用到文件 A,客戶想進一步了解文件 A 的數據格式及數據流的上下游等等。我覺得當中有些描述很奇怪,有點似是而非,所以回覆了一個新的文件 B,並且質疑了文件 A 的出處。
客戶看了以後表示混淆,所以來信說文件 A 是另一個 ops team 的同仁給的。看到這封信的當下我就感覺到出事了。原因是
所以一想到「可能」出錯了,我先為自己倉促提供的訊息道歉。
某某客戶您好:
關於 A 文件及 B 文件造成您的混淆,我非常抱歉,並誠摰的懇請您給我一些時間釐清並修正。我會在 24 小時之內重新給您正確的版本及說明。
先打點好客戶後,轉過頭來向業務和專案執行團隊道歉
某某您好:
關於某流程,我對 A 和 B 文件的使用理解似乎有誤,並造成客戶的混淆,這是我的錯誤,也已經向客戶道歉。為了釐清正確的版本,可否和您臨時約幾點幾分開會?抱歉我沒有第一時間向您確認就直接回覆給客戶,這個部份我會深自檢討並改進。
12 小時不到的時間,我已經完成確認並回信給客戶。視檢討的角度,這種失誤可大可小,但是因為問題懸浮的時間很短,短到很快就淹沒在其他溝通事項之中,無人在意。
我覺得職場上的道歉這件事,無非就是從事實層面去描述,這樣所有的人都可以客觀的看待問題,而不會衍生各種腦補和沒有必要的衝突。
例如:你為什麼遲到
錯誤:因為叫不到計程車
正確:對不起我遲到了,我沒有提前了解交通狀況。
例如:你為什麼連這個都不會
錯誤:因為沒有人教
正確:對不起我知道我還有很多需要學習的地方,請問您方便明確的指出改進的方向嗎?
職場上沒有人聽得下去各種推拖拉,當聚光燈在你身上的時候,最簡單的就是直面燈光,真實的表達自己就好。新聞上常常看到有人捨棄簡單的認錯,反而選擇了一條讓自己身敗名裂的道路,實在有點不明白為什麼呀…。