讓 AI 成為 HR 的好朋友：減少心流被打斷之術，50%成功經驗分享
從 Chat GPT 橫空出世以來看到許許多多的應用，如果能用這個做些什麼厲害的事情就好了！近期終於成功的與 Chat GPT 協作達成了兩個應用情境！至於為什麼標題說成功率 50%，我會在後面解釋。
AI+HR
HR 的工作免不了行政庶務，瑣碎且重複的事項太多，純粹就是因為想減少麻煩，而這個念頭太過強大，讓我下定決心要把這件事情搞定。我先鎖定近期的兩件事情
一：履歷搜集自動通知
二：驗證碼自動發送
並且依照這個步驟思考：確認需求 -> 要怎麼達到 -> 要花多少成本 -> 預期 impact
Why：為什麼我要做自動化？
第一件事情：履歷搜集自動通知
起源於近期公司希望能開拓更多外部合作對象，因此我們依照職能分類建置不同的 google 表單搜集履歷。在蒐集到履歷後，我要怎麼通知負責該職能的夥伴去看履歷呢？以往的做法就是人工通知，但我在想，能不能讓通知自動串接 slack，讓我不需要人工提醒呢？
第二件事情：驗證碼自動發送
公司使用的部分服務在登入時，會寄送驗證碼到管理用的信箱，因此只要夥伴登入時，就會需要請有管理權限的夥伴即時回覆提供驗證碼，才能成功登入該服務。但只要有管理權限的人剛好在會議中或是有人休假，就難以即時回覆訊息，會導致夥伴無法即時登入；另外一個情況就是你正需要專注，但卻必須被回覆這類訊息打斷心流。
當我被詢問幾次後，我就在思考，有沒有什麼辦法是讓我們在收到驗證號碼的信件時，能夠直接將驗證碼傳送給需要的人？
以上這兩件事情，我都希望可以盡可能縮小夥伴需要進入的成本，我們最常使用的工作軟體就是 slack+Google Workspace，以及過往就知道 google 中 app script 的功能，所以我期待做到的流程改善，可以在這兩個軟體中完成。
測試開始
在這些前提下，我就開始跟 Chat GPT 對話了！（與此同時，我也將相同的問題丟給 Google Gemini 測試兩邊的回覆，想說來比較看看差異）
流程改善一：履歷搜集自動通知
Chat GPT 版本
Gemini
他們給了不一樣的工作流程，我就先看得覺得看得比較懂的那一個。
最後我拼拼湊湊兩邊的內容，就完成了第一個版本，這時候出來的畫面是所有資訊都混合在一起的樣貌，而且只是跳出一則訊息，我覺得這樣的通知好像很容易被忽略
所以我就又問了 Chat GPT 說：跳通知的時候，可以 tag 特定人嗎？
他就友善地告訴我該怎麼做：
根據步驟完成後，他還會自動補充要怎麼一次 tag 不只一個人，真的很設想周到！
最後，我覺得資訊都混在一起有點混亂，所以我就再追問，要怎麼讓他呈現得更漂亮一點？
最後就完成最終版本了！
履歷通知自動化
以上是我靠一己之力 100% 完成的，前後約莫 2 小時的時間，目前外包的三種職能履歷，都已經使用這個方式完成串接！
- 改善前流程：送表單 → 找一個大家都在的 channel 人工通知
- 改善後流程：送表單 → 系統自動在 slack 通知
流程改善二：驗證碼自動發送
相信大家也覺得很困擾，每次只要有驗證碼寄送到公司管理信箱，就需要來跟我們要密碼，萬一我們剛好在忙或是休假，能回覆的人就比較少，等著等著可能就會錯過驗證時間。對我們來說也是，就算可以即時回覆，也會打斷做事的心流，在我一天被問了兩三次之後我就覺得真的不行，一定要讓流程自動化！
但這次測試的很崩潰，困難點有幾個
- 先決條件設定：寄送驗證信的信箱不是我個人信箱，是群組信箱，因此發送來的信件和一般不太一樣，會影響到我設置條件的精確度。
- 時間性：因為驗證碼有時間限制，所以必須設定在時間限制內定時撈資料以免錯過，但又不能太密集以免到達上限。
最後奮戰兩三小時，我其實解不了這題，會一直卡在能夠收到信，但是收到後會幾分鐘就一直跳出相同的通知，問 Chat GPT 他又鬼打牆說 code 沒有問題
最後只好靠老公，請老公在我電腦前幫我完成了！問題主要出在收信和讀取信件的時間抓取方式，寫 code 的時候要用另一種方式呈現，但在我測試的時候 Chat GPT 無法提供另一種解法。
終於測試成功🎉🎉🎉
收到驗證信成功在 slack 跳出通知！
以上就是我和 AI 協作成功率一半的故事。
- 改善前流程：大家登入 → 跟我們要驗證碼 → 等我們回 → 運氣好的話馬上回，運氣不好的話沒人回
- 改善後流程：大家登入 → 到 slack channel 等驗證碼（最遲五分鐘）
總結
控制變因，一次改一個東西，要先開測試 slack channel，以免噴錯很危險！
Chat-GPT v.s Gemini (2024 年 6 月測試)
Chat-GPT 4o，聰明！中文又好！（雖然有時候會突然變成簡中）
Gemini，跟 Google 很熟，但是中文沒那麼好，時不時就會跳回英文
Chat-gpt 之外，你還是需要結交工程背景的真人朋友（感謝老公！雖然我不是個有耐性的學生QQ）
不然就像數學解不出來最終一定會放棄。
祝大家都可以更順利地跟生成式 AI 當好朋友✨
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