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讓 AI 成為 HR 的好朋友:減少心流被打斷之術,50%成功經驗分享

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘

從 Chat GPT 橫空出世以來看到許許多多的應用,如果能用這個做些什麼厲害的事情就好了!近期終於成功的與 Chat GPT 協作達成了兩個應用情境!至於為什麼標題說成功率 50%,我會在後面解釋。

AI+HR

AI+HR


HR 的工作免不了行政庶務,瑣碎且重複的事項太多,純粹就是因為想減少麻煩,而這個念頭太過強大,讓我下定決心要把這件事情搞定。我先鎖定近期的兩件事情

一:履歷搜集自動通知

二:驗證碼自動發送

並且依照這個步驟思考:確認需求 -> 要怎麼達到 -> 要花多少成本 -> 預期 impact


Why:為什麼我要做自動化?

第一件事情:履歷搜集自動通知


起源於近期公司希望能開拓更多外部合作對象,因此我們依照職能分類建置不同的 google 表單搜集履歷。在蒐集到履歷後,我要怎麼通知負責該職能的夥伴去看履歷呢?以往的做法就是人工通知,但我在想,能不能讓通知自動串接 slack,讓我不需要人工提醒呢?


第二件事情:驗證碼自動發送

公司使用的部分服務在登入時,會寄送驗證碼到管理用的信箱,因此只要夥伴登入時,就會需要請有管理權限的夥伴即時回覆提供驗證碼,才能成功登入該服務。但只要有管理權限的人剛好在會議中或是有人休假,就難以即時回覆訊息,會導致夥伴無法即時登入;另外一個情況就是你正需要專注,但卻必須被回覆這類訊息打斷心流。

當我被詢問幾次後,我就在思考,有沒有什麼辦法是讓我們在收到驗證號碼的信件時,能夠直接將驗證碼傳送給需要的人?


以上這兩件事情,我都希望可以盡可能縮小夥伴需要進入的成本,我們最常使用的工作軟體就是 slack+Google Workspace,以及過往就知道 google 中 app script 的功能,所以我期待做到的流程改善,可以在這兩個軟體中完成。


測試開始

在這些前提下,我就開始跟 Chat GPT 對話了!(與此同時,我也將相同的問題丟給 Google Gemini 測試兩邊的回覆,想說來比較看看差異)


流程改善一:履歷搜集自動通知

 Chat GPT 版本

raw-image


Gemini

raw-image


他們給了不一樣的工作流程,我就先看得覺得看得比較懂的那一個。

最後我拼拼湊湊兩邊的內容,就完成了第一個版本,這時候出來的畫面是所有資訊都混合在一起的樣貌,而且只是跳出一則訊息,我覺得這樣的通知好像很容易被忽略

所以我就又問了 Chat GPT 說:跳通知的時候,可以 tag 特定人嗎?

他就友善地告訴我該怎麼做:

raw-image


根據步驟完成後,他還會自動補充要怎麼一次 tag 不只一個人,真的很設想周到!

最後,我覺得資訊都混在一起有點混亂,所以我就再追問,要怎麼讓他呈現得更漂亮一點?

raw-image

最後就完成最終版本了!

履歷通知自動化

履歷通知自動化



以上是我靠一己之力 100% 完成的,前後約莫 2 小時的時間,目前外包的三種職能履歷,都已經使用這個方式完成串接!


  • 改善前流程:送表單 → 找一個大家都在的 channel 人工通知
  • 改善後流程:送表單 → 系統自動在 slack 通知


流程改善二:驗證碼自動發送

相信大家也覺得很困擾,每次只要有驗證碼寄送到公司管理信箱,就需要來跟我們要密碼,萬一我們剛好在忙或是休假,能回覆的人就比較少,等著等著可能就會錯過驗證時間。對我們來說也是,就算可以即時回覆,也會打斷做事的心流,在我一天被問了兩三次之後我就覺得真的不行,一定要讓流程自動化!


但這次測試的很崩潰,困難點有幾個

  1. 先決條件設定:寄送驗證信的信箱不是我個人信箱,是群組信箱,因此發送來的信件和一般不太一樣,會影響到我設置條件的精確度。
  2. 時間性:因為驗證碼有時間限制,所以必須設定在時間限制內定時撈資料以免錯過,但又不能太密集以免到達上限。

最後奮戰兩三小時,我其實解不了這題,會一直卡在能夠收到信,但是收到後會幾分鐘就一直跳出相同的通知,問 Chat GPT 他又鬼打牆說 code 沒有問題


最後只好靠老公,請老公在我電腦前幫我完成了!問題主要出在收信和讀取信件的時間抓取方式,寫 code 的時候要用另一種方式呈現,但在我測試的時候 Chat GPT 無法提供另一種解法。

終於測試成功🎉🎉🎉

收到驗證信成功在 slack 跳出通知!

收到驗證信成功在 slack 跳出通知!


以上就是我和 AI 協作成功率一半的故事。


  • 改善前流程:大家登入 → 跟我們要驗證碼 → 等我們回 → 運氣好的話馬上回,運氣不好的話沒人回
  • 改善後流程:大家登入 → 到 slack channel 等驗證碼(最遲五分鐘)


總結

控制變因,一次改一個東西,要先開測試 slack channel,以免噴錯很危險!


Chat-GPT v.s Gemini (2024 年 6 月測試)

Chat-GPT 4o,聰明!中文又好!(雖然有時候會突然變成簡中)

Gemini,跟 Google 很熟,但是中文沒那麼好,時不時就會跳回英文


Chat-gpt 之外,你還是需要結交工程背景的真人朋友(感謝老公!雖然我不是個有耐性的學生QQ)

不然就像數學解不出來最終一定會放棄。

祝大家都可以更順利地跟生成式 AI 當好朋友✨

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Debby 來聊聊:新創人資與生活探險筆記
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考古學及數位行銷背景的新創人資,產業包括教育、新媒體、電商、軟體公司,歷經跨領域、跨產業的職涯探索。 期待能以生涯設計師的身份協助大家一起探索生活/職涯的各種可能。 有一隻叫做肉桂的挪威森林貓🐱 近期的興趣是滑雪🏂
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