產業趨勢|財務部門 RPA+AI 應用

前言

財務部門例行公事通常具備須符合既定準則以及容錯率低的特性，適合透過 RPA+AI 的應用達到生產力和效率提升，補足現有財會工具或系統功能。

本篇針對財務部門分享可應用場景以及帶來效益，解決常見痛點：

• 跨系統/部門的資料彙整和帳務審核
• 系統功能無法滿足因應市場變化的流程更新
• 系統升級或搬遷不易

RPA+AI 能實現整合性的流程自動化，讓財務同仁聚焦在更為重要的財務決策

應用場景

以下根據是否於 RPA 輔以 AI 助流程自動化，分為初階和進階說明：

初階－RPA 彌補現有系統和工具不足

RPA 能為財務部門提供諸多效益，透過整合現有系統與工具，企業不需高成本升級系統，即可快速因應業務需求的變化，包含：

• 分析彙整資料：許多公司的財務部門需要跨部門或國家，合作進行彙整和分析資料， RPA 能自動化蒐集各方來源資料，進行資料清理並轉換成統一格式。
  再搭配預先設定的準則進行資料分析，並上傳雲端保存或是郵寄給相關人士，也可進一步產出視覺化簡報供審視。
• 有效因應流程革新：此有效定義為省時省錢地加速流程，當既有財務系統的功能難以滿足與時俱進的新流程要求，加上系統搬遷升級的成本考量下，RPA 能有效達成補足以上的痛點，整合現有系統和工具進行流程自動化。

初階案例：RPA 優化業務報價流程讓財務同仁聚焦有價值決策

IBM 財務團隊的範疇包括業務報價流程，由財務部門分析審批業務和代理商提交的報價，透過 RPA 的輔助，已經自動化了超過50項檢查清單。

每年消除大約35,000小時的手動工作，並將平均報價周期時間減少了75％，員工也有更多精力檢視如訂價邏輯的重要決策。

進階－整合 AI 加乘決策效率

AI 不是憑空而來的魔術，其像是指揮官，根據既有流程和相關資料，可更有效且精準地進行判斷和提供資訊，並指揮 RPA 進一步完成任務。以受眾區分進階應用如下：

• 使用者：Chatbot 聊天機器人為常見的應用，可以快速精確地回應使用者需求，提供一般性資訊（例如 FAQ），亦可透過 RPA 或串接相應 APP 完成繁複的後台處理或是動態性資訊（例如產生當季度財務圖表）。
• 開發者：AI 能幫助 Low code 開發，降低無經驗者踏入數位優化的門檻。市面上 UiPath Autopilot 和 Power Automate Copilot 都能讓開發者透過簡單輸入流程敘述，即自動生成相應的開發步驟。

進階案例：處理各專案/週期性的帳務報銷

財務部同仁藉由 RPA 輔以 AI，根據自身流程痛點迅速打造 Chatbot，指引新進財務人員各類帳務報銷準則和資料庫使用，並能進一步根據簡單指令，透過 Chatbot互動自動化多項專案的帳務處理流程。

結語：RPA+AI 協助財務部門聚焦更繁雜且具價值的決策

RPA 與 AI 的結合不僅能解決現有財務系統的不足，還能顯著提升業務運作效率，使財務專業人員專注於更具價值的決策與策略分析。

在整合應用方案中，AI 為 RPA 增添了關鍵功能，優化使用者體驗並幫助缺乏 IT 背景的財務同仁快速學習和實施流程自動化。

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