簡單就是美 - by Steve Jobs
▋簡報看場面
最近我準備向主管提案，希望能優化我們部門的資訊管理工具。
在準備這場簡報的過程中，我發現一個好的提案不只是「我想要什麼」，更重要的是「為什麼需要」和「如何實現」。
這次的簡報設計很大程度受到福哥《簡報的技術：改變人生的經典必修課》的啟發，讓我重新思考如何架構一場有說服力的提案。
今天想分享我的7頁簡報設計思路和具體內容，或許對同樣需要向上提案的朋友有所幫助。
▋第1頁：開場
頁面主題：我們需要一個更直覺、協作效率更高的資訊平台
我的開場設計策略
我是覺得很多人提案時會直接說「我們應該用某個工具」，但這樣容易讓聽眾產生防備心理。
我選擇用開場 123 公式來建立共鳴：
開場方法 1：提問互動法
「大家會不會覺得在找部門文件時，稍微的有那麼一點難找？」
開場方法 2：自我經驗分享
「 像我最近就遇到幾次...我明明知道有一個問題紀錄過，但不確定是不是因為標題不能重複的原因所以找不到！」
加上 3P 架構：
- 目的：探索是否能讓我們資訊整理更直覺
- 過程：分析目前困難與解法選項
- 好處：提升效率、降低溝通成本
這樣的開場讓聽眾先認同「確實有問題」，而不是一開始就抗拒「又要換系統」。
▋第2頁：現況痛點整理
頁面標題：目前系統使用上的挑戰
為什麼要花一整頁講痛點？
我發現很多提案失敗是因為沒有讓聽眾充分認知到「現況的問題有多嚴重」。
這是我覺得這次提案的重要概念：要先讓聽眾認同「改變的必要性」。
所以我用一整頁來呈現目前使用 Confluence 的3大痛點：
- 無法重複命名造成分類混亂
- 進階篩選需撰寫公式，門檻高
- 介面不夠直覺，跨部門使用率低
這些都是可以被驗證的具體問題，而不是模糊的「感覺不好用」。
讓主管清楚知道「不改變的成本」是怎麼樣。
▋第3頁：解決方案A - 導入 Notion 完整替代？
頁面標題：Notion 的優勢
先提理想方案的策略
我會在這頁：
- 圖像化呈現 Notion 操作畫面（ 截圖或者操作 gif 檔案)
- 列出具體優點：
- 直覺式分類與搜尋
- 多視角切換（看板、表格、年曆）
- 低門檻協作，跨部門更友善
- 但...也誠實提及可能疑慮： 資料安全與公司政策
為什麼我要先提「可能行不通」的方案？
因為這是「選擇架構」概念。
這樣做有幾個好處：
- 展現我有考慮到現實限制
- 讓主管知道我不是「為了換而換」
- 為下一頁的折衷方案做鋪陳
▋第4頁：折衷方案 - Confluence + Notion 輔助架構
頁面標題：延伸現有系統，搭配 Notion 增能
我的「雙軌制」提案
- 主系統： 敏感性文件留在 Confluence
- Notion 負責：
- 部門任務追蹤（非機密）
- 文件整理區（個人/部門知識庫）
- 跨部門協作、快速共享資訊
我會特別強調這是一種「低干擾、高彈性」的方案。
為什麼這個方案更容易被接受？
因為我考慮到聽眾的「接受度」。
這個方案的優勢：
- 不需要完全放棄現有投資
- 降低資安疑慮
- 可以漸進式導入
- 給主管「隨時可以停止」的安全感
▋第5頁：案例與展示 Demo
頁面標題：有其他公司團隊怎麼做的？
用事實說話的重要性
這一頁我準備了：
成功案例舉例：
- 某設計部門已內部使用 Notion 管理需求
- 數個國際企業也用 Notion 作為團隊 Wiki
實際展示：
- 簡單展示 Notion 頁面，讓主管有「畫面感」
為什麼需要這一頁？
因為要「建立信任感」。
讓主管知道這不是我的「個人偏好」，而是有實際成效的解決方案。
視覺化的展示比任何文字描述都更有說服力。
▋第6頁：行動提案
頁面標題：下一步建議
具體可執行的步驟
我的提議：
- 先從1個部門試用（PoC 概念）
- 視反應逐步推廣
- 若 Notion 不適用，再尋其他內部 Wiki 強化工具
為什麼要這樣設計？
- 降低決策風險 - 小規模試驗比全面導入風險低
- 給予退路 - 最後一點讓主管知道這不是「唯一選擇」
- 展現彈性 - 我在意的是解決問題，不是特定工具
▋第7頁：結語與呼籲
頁面標題：用對工具，成就更好的知識管理
回到初衷的重要性
我會整合前面內容，再次強調三個核心價值：
- 提升效率
- 降低溝通成本
- 創造資料價值
最後用開放式問題結尾：
「我們要不要讓工作更簡單一些？」
為什麼要這樣結尾？
好的結尾要「回到初衷」：
- 回到「為什麼要做這件事」的初衷
- 用問句而非肯定句，給主管思考空間
- 強調的是「讓工作更簡單」而不是「導入新工具」
我的整體設計心得
這 7 頁簡報的邏輯脈絡
受到福哥《簡報的技術》課程啟發，我設計的邏輯脈絡是：
- 第1頁 - 建立共鳴：讓大家認同有問題
- 第2頁 - 具體化問題：痛點要夠痛
- 第3頁 - 理想解決方案：展現可能性
- 第4頁 - 現實解決方案：考慮限制條件
- 第5頁 - 建立信任：用事實和案例說話
- 第6頁 - 具體行動：可執行的下一步
- 第7頁 - 回到初衷：提醒為什麼要做
回想當初到現在課程帶給我的心得
我想到福哥課程中最讓我印象深刻的是：簡報的目的是說服。
我們的目標不只是「讓主管同意我的想法」，還是「和主管一起找到最好的解決方案」。
每一頁的設計都在傳達：「我有仔細思考、我考慮了現實限制、我提供了選擇、我有具體的執行計畫」。
如果未來還有其他簡報要派上用場的話，我再多分享個我從課程中得到的啟發點。
三小問題
如果沒有先讓主管「認同痛點」，你覺得這場提案會成功嗎？
在現實限制下，你會怎麼平衡「理想方案」與「可行方案」？
你現在想推動任何變革，有沒有幫對方設計一條「低風險、好嘗試」的路？
