還記得我剛開始用 OneNote 時，
覺得「這頁面可以無限新增、自由運用，像個畫板一樣，也太爽了！」
結果用一個月後，我就迷失在自己建立的筆記迷宮裡，明明都寫了資料，卻不容易找。
我才發現：不是 OneNote 亂，是我沒有設計一套適合我的分類與命名邏輯。
所以我想來分享我重新思考設計的做法——
如何把資料「從雜亂轉為容易尋找」，從接收到資料那一刻就已經註定要放到哪一個分類中，以及頁面名稱關鍵命名，連搜尋都變得非常精準！
►為什麼資料明明記了很多內容，卻不容易找？
一開始使用，會遇到以下幾個狀況：
- 所有資料都寫在「預設筆記本」裡，看似記好記滿，實際上是越寫越雜亂
- 新增了很多頁面，要找資料時，卻不知道該怎麼找起
- 同一主題內容分散在不同地方，沒有集中管理
其實不是寫錯地方，而是「一開始沒有做好分類策略」與「命名沒有規則性」。
►我的分類邏輯：筆記本／節／頁面怎麼劃分？
我現在是這樣設計的：
- 筆記本＝大分類
可以用大目標、領域等來區分
例如：「公司筆記本」、「學習筆記本」、「生活筆記本」、「財富學習筆記本」、
「學習成長筆記本」、「願景執行筆記本」... - 節＝中分類
可以用系統、專案、主題、課程等來區分
例如：「ERP系統」、「電子表單系統」、「開發新系統專案」、
「投資」、「商業」... - 頁面＝小分類、類型、單次記錄
可以用工作內容拆分類別、系統細分模組、專案細分階段、
一次問題解決、一次會議記錄等來區分
✨最多細分三層架構：小分類→類型→單次記錄
小分類，例如：「例行工作」、「財務模組」、「開發」、「需求專案」...
類型，例如：「帳號控管」、「AAP應付模組」、「資料庫」、「食品非追導入」
單次記錄，例如：「帳號開通/關閉設定SOP」、「axrt300應收單稅額修正操作」、
「如何增加資料庫的角色」、「基本資料上傳欄位規格」、
「20250701_內部評估討論會議」...
這樣的結構，
讓我可以快速根據目的進入正確筆記本→ 進入對應節點 → 打開對應的事件記錄頁面。
►關鍵字命名技巧：讓搜尋變聰明的命名規則好習慣
在頁面及節點的名稱命名是簡單明瞭分類即可，
接下來提高找資料跟搜尋的關鍵在於頁面命名方式：
- 清楚明瞭的寫發生程式編號、主要問題，例如：axrt300應收單稅額修正操作
- 善加利用日期及單次議題，例如：20250701_會議、20250702_教育訓練(一)
- 細分類要再細分時，善用符號及再分類名稱，例如：[報表]隱藏「明細」區塊
這樣一來，看得更明確、連搜尋功能也能快速抓出相關一連貫筆記！
►實際畫面分享
以下分享實際我在軟體公司擔任系統顧問師時的OneNote筆記方式：
- 筆記本－以公司為主目標的筆記本
- 節點(上方頁籤)－以不同系統及類別分類：TIPTOP、CR報表、DB(ORACLE)...
- 頁面(右方)－基本拆兩層架構
1.第一層，如以TIPTOP系統向下分小分類：
使用環境、程式編譯錯誤問題、程式撰寫、流程操作...
2.第二層，如小分類-程式編譯錯誤問題向下的單次記錄：
link找不到FUNCTION NULL、4gl編譯出現找不到欄位...
※小補充：OneNote貼心的提供兩層頁面享有收合的功能，讓頁面分類更乾淨😉
循著以上的分類、筆記，
讓我在找資料時，可以更明確的找到相對應的節點、頁面，
更能透過右邊的搜尋功能下關鍵字去找到我先前的筆記內容，
真的幫助我提升不少效率呢😎
►結語
資料整理成筆記的關鍵，不在工具，而在系統化設計邏輯
OneNote 是一個很自由的筆記工具，
但正因為自由，更需要設計一套適合你自己的筆記邏輯。
與其追求記錄完整，不如先追求「能快速找到、能不斷補充、能重覆使用」的分類系統。這樣你才能真的把工作變簡單，順著規則去做筆記，在需要過往經驗時，可以快速搜尋到，讓重複遇到的問題不用重新研究，解決問題的時間會大大的降低。
如果你也在用 OneNote，歡迎留言你的分類與命名技巧！
我們可以一起優化出最符合自己的系統筆記架構🤩🤩🤩
