自從有了Line以後，原本就幾乎沒有上下班界線的編輯們，陷入了另外一種數位疲乏。不管是線下還是線上，工作和私人時間、空間越來越切不開。如果真的有增加工作和溝通效率也就算了，但問題是，工作也沒有變得比較快。
有些作者或窗口想到什麼就要交辦什麼，理由是「怕自己沒有馬上寫會忘掉」、「這樣編輯會更快看到」。關於非上班時間的聯繫，有些人也會說「編輯也可以上班時間再處理啊」、「我就懶得用mail啊，不是都一樣可以傳訊息傳檔案嗎？」
說到底，問題不是工具，而是看什麼人、怎麼用。那麼，怎樣才能最有效率的使用E-mail和即時通訊軟體呢？
一、「輕重緩急四象限」的分級分類原則
在網路上搜尋「時間管理」或「輕重緩急」，會看到一套老牌理論叫做「輕重緩急四象限」或「時間管理四象限」，用「重要且緊急」、「重要但不緊急」、「不重要但緊急」、「不重要也不緊急」四個標籤來幫任務作分類排序。任務分類牽涉常識和經驗法則，暫且不表，但分類之後還有一件更重要的事情，那就是「如何判斷適合的工具和行動」。
以作者校對回稿來說，校對重不重要？當然重要。但緊不緊急？不一定。如果是印前的最後校對階段，有急迫性而且數量少（比如10個問題），用Line聯絡處理，編輯大概不會有意見。
但如果是一、二校階段，實在不到非常急迫，而且修改量通常不少。這時候不是看到什麼問題就一次Line個十幾上百頁給編輯還附帶一堆se̍h-se̍h-liām，而是先好好把需要修改的內容整理好，用紙本註記或電子檔案表列回給編輯處理才對。
二、選擇適合的溝通工具
工作上常用的溝通聯絡工具，可大致分為「同步型」與「非同步型」兩類。像Line、Messenger、手機、市話都屬於同步型，要求對方即時反應；而E-mail、共用雲端文件、Slack等協作平台則屬於非同步型，給予對方處理的彈性。
同步型工具很快，但長期過度依賴同步型工具，反而會損害自己和對方深度工作（deep work）的能力，降低整體效率。所以聯絡之前，請給自己三秒鐘，用「輕重緩急四象限」來決定該何時、如何聯絡。
三、「批次工作」的高效魔法
前面說到，有人覺得看到問題直接Line給對方，最快最安心。但我可以肯定地說，這只是自以為的「偽效率」，把自己分內事的時間成本都轉嫁給編輯而已。
再以校對為例。傳統校對是以紙本進行，看一輪、改一輪，三校之後定稿付印。這個批次工作的模式雖然老古板，但編輯和美編排版能一一核對作者的修改內容，並確認是否有確實改正。
因為對編輯和美編而言，「校稿」就是一種集中處理的「同質性任務」，一段時間專心處理一批內容，更能發揮效率。若不斷被即時訊息打斷，或是無止盡的更新修改，會破壞原本安排的時間區塊（Time Blocking），導致思緒中斷與注意力耗損。
又如果在Line上面丟訊息，一條一條的修改內容過於分散，沒有人能看到整體修改的狀況。編輯不可能把這些東西原封不動就丟給排版修改，反而需要花費大量的時間重新集稿，過程中更有可能漏改、改錯。
為什麼要做這種浪費時間又增加出包機率的事情？
四、工作時間的尊重和配合
因為出版產業的變遷，只靠寫作生活的「專職作者」變少，許多作者都是在本業斜槓的狀態下寫書，想當然爾，作者的出版校對工作也多半是利用下班或假日進行。
換言之，作者和編輯在出版上的工作時間，很多時候是顛倒的。但編輯下班跟假日也都需要休息，這種時候使用同步型工具，其實就是干擾。
此外，編輯上很多事情的討論，其實未必能夠即時展開，需要開電腦或是找文件。這些不需要、沒辦法即時處理的事情，透過E-mail給對方一點緩衝準備，在適合回應的時間處理，才是最好的方法。
五、資料儲存與管理
Line、Messenger這些同步型工具，有資料傳遞與管理檢索的限制。用Line傳遞檔案有儲存時效，過期無法存取；要在Line、Messenger裡面撈檔案、找特定內容，通常比找E-mail還要花時間（除非記得關鍵字）。
而且，在這麼多工具裡面管理各路檔案，到底要浪費多少腦力？哪個誰在哪裡丟了什麼東西？什麼時候？這些繁雜的資料和通訊管理，統一用E-mail收發，除了信箱容量限制以外我真的想不到其他缺點。
想和作者或合作窗口建立溝通的規則和默契，就一起看看這篇文章，討論彼此都能接受的聯絡模式吧！也務必記得：溝通效率，從來不是靠「回得快」，而是靠節奏與規則的設計。對工具理解得越清楚，工作的時間與成果，也就越可控。
