專案管理是專案經理的專屬技能嗎？
當然不是！無論你是什麼職位，「專案管理」的思維都能讓工作更有效率，它的核心觀念能體現在工作、生活等萬事萬物。
相信大家都有規劃出國旅遊的經驗，接下來這 6 篇系列文章，讓我們透過「規劃出國旅遊」來輕鬆學會「專案管理」的核心知識：
- PM 的旅程 01｜🤔 連出國玩都需要專案管理？｜從旅行看懂商業環境
- PM 的旅程 02｜✈️ 欸！我們一起出國玩吧！｜專案啟動怎麼規劃
- PM 的旅程 03｜🗺️ 行程規劃大作戰｜專案規劃的全方位指南
- PM 的旅程 04｜🧑✈️ 當個稱職的旅行團長｜專案執行的領導藝術
- PM 的旅程 05｜🚨 旅行中的 Plan B｜專案監控與應變實戰
- PM 的旅程 06｜📸 完美收尾的善後工作｜專案結束與價值實現
前情提要
旅行就像專案，計畫永遠趕不上變化…如果遇到了沒預料到的狀況，要怎麼應對？
- 飯店位置比想像中偏僻，交通時間多了 30 分鐘
- 天氣預報突然說颱風要來
- 旅伴感冒發燒，無法參加行程
- …
這就是專案管理中「監控與應變」的關鍵時刻！
Ａ｜追蹤與調整
玩了一整天回到飯店，大家對於當日的行程有什麼想法呢？可能會發現「原計劃」和「實際狀況」有落差而需要調整：
- 比想像中走了更多、更久...太累了...👉調整交通方式
- 交通時間被低估了👉 依狀況減少某些行程
- 必吃餐廳大爆滿👉尋找備案
- ...
有問題一定要馬上提出、並立刻修正，如果等回到臺灣才抱怨行程都走樣了、根本就不開心，那就得不償失了。
專案監控的核心：定期檢視「計畫 vs 實際」的差異，及時調整，而檢視的內容就是 PM 的旅程 03｜🗺️ 行程規劃... 的全部！以「瀑布式專案」為例，要如何監控呢？
🔹範疇：依 WBS 的工作包說明表的驗收準則來判定
🔹時程：透過實獲值管理（EVM）來看是否進度超前
🔹成本：透過實獲值管理（EVM）來看是否低於預算
🔹資源：資源可用性、利用率
🔹風險：評估專案的風險程度以及時程、預算儲備的數量，確保足以應對風險
🔹品質：透過內部驗收的合格狀況來評估
專有名詞太難的話，我們套用進簡單的旅遊情境要如何監控呢？
- 範疇：只要完成清單上寫好的行程，就代表旅程的範疇完成
- 時程：看目前玩到的行程是否比原本計畫要玩的還多；超過就是超前，沒達到就是落後
- 成本：如果你花了三天的旅費，卻只玩到一天的行程內容；玩的成果不如花出去的錢，就代表花費超出預期、不在預算內
- 資源：旅途中能用的人力、交通工具、時間、金錢等，決定你能玩多少行程和活動
- 風險：旅途中可能發生的意外或變數，會影響能否按計畫完成旅程
- 品質：旅行結果是否符合原本期待、是否令人滿意
Ｂ｜處理突發議題
議題？是已經發生的問題。
議題發生時必須立即處理，是不能拖延的突發狀況。出國玩都希望照著計畫走，如果有突發狀況都是很麻煩的，例如：想去的餐廳突然公休、東西被偷、生病等。
在專案執行中，議題管理是有步驟的：
1️⃣ 更新議題紀錄
2️⃣ 釐清狀況、查閱風險登錄表
3️⃣ 風險登錄表是否有應變計畫？意思是在規劃階段，是否有辨識到這個風險？如果有，可以直接按照計畫執行
4️⃣ 承上，如果沒有，則進行衝擊分析（對專案的影響）
5️⃣ 研擬權變措施（處理方式）
6️⃣ 提出變更申請
回憶這趟東京之旅的行程第三天，也真的遇到了「議題」...
- 小東突然身體發冷...（1️⃣ 議題發生、紀錄下來）
- 測量體溫 38.5 度，已經發燒了！（2️⃣ 釐清狀況）
- 我們決定先讓小東回飯店休息，並先服用我們事前準備的常備藥，讓症狀舒緩，並每兩小時確認狀況，來評估是否需就醫。（3️⃣ 應變計畫）
幸好經過一天的休息，隔天小東的狀況已有好轉！雖然損失了一天的行程，但小東更感謝旅伴的常備藥支援以及大家的關心❤️
Ｃ｜管理變更
如果...小東發燒的狀況，在吃了常備藥之後沒有好轉，全身無力，可能無法走太遠，這是大家行前都沒有想過的情境！而且明天要去迪士尼，怎麼辦？
依照小東的情況，一定要有個人在旁照顧他，不然太高風險了，於是大家討論了幾個方案：
大家聚在一起討論，小東不想因為他的狀況而影響行程，但大家也不放心小東，而最終的投票結果：
- 方案 1 - 獨自休息：1 票
- 方案 2 - 一人陪同：3 票 ✅
- 方案 3 - 大家同進退：2 票
- 方案 4 - 迪士尼輪流顧：0 票
小胖表示他可以不去迪士尼，因為他這堂旅程的目的是享受美食呀！（可參 PM 的旅程 02...）剛好還能叫外送到飯店獨自享受呢！只要幫他買一些紀念品就行～
在按照計畫執行的瀑布式開發手法中，變更申請是有步驟的：
1. 提出變更申請
2. 確定變更
3. 評估影響
4. 審查
5. 核准後進行後續處理
6. 更新變更紀錄、通知利害關係人
7. 更新計畫書
8. 執行
9. 追蹤
依照議題的嚴重性，第 4 步驟的「審查」也有分層級：
🔹輕度：PM
🔹中度：PM + 利害關係人或變更管制委員會
🔹重度：PM + 利害關係人或變更管制委員會 + 贊助人
Ｄ｜持續改進
出國玩總是會走很多的路，有令人難忘的美好回憶，當然也會有突發的很多狀況，除了遇到小東發燒，也有到了下午大家就有點體力透支的情形...
可以將經驗記錄在一張學習表、或是定期舉辦團隊的回顧會議，來達到「持續改進」的價值，不斷地優化產品和服務的過程，在專案執行也是相當重要的一環。
旅遊結束，準備回臺灣囉～
回到臺灣就是結束了嗎？當然不是！
我們還有行李、伴手禮呢～最重要的是，小東要趕緊去看醫生！而接下來要做的事情就是專案管理中的「結案」了🙌
最終回預告
👉 PM 的旅程 06｜📸 完美收尾的善後工作｜專案結束與價值實現
類型：PMP 專案管理師
講師：洪家祥、
時間：2025/5/24、2025/7/6
機構：長宏專案管理顧問公司
小編：517、Yuchi
