專案管理是專案經理的專屬技能嗎？
當然不是！無論你是什麼職位，「專案管理」的思維都能讓工作更有效率，它的核心觀念能體現在工作、生活等萬事萬物。
相信大家都有規劃出國旅遊的經驗，接下來這 6 篇系列文章，讓我們透過「規劃出國旅遊」來輕鬆學會「專案管理」的核心知識：
- PM 的旅程 01｜🤔 連出國玩都需要專案管理？｜從旅行看懂商業環境
- PM 的旅程 02｜✈️ 欸！我們一起出國玩吧！｜專案啟動怎麼規劃
- PM 的旅程 03｜🗺️ 行程規劃大作戰｜專案規劃的全方位指南
- PM 的旅程 04｜🧑✈️ 當個稱職的旅行團長｜專案執行的領導藝術
- PM 的旅程 05｜🚨 旅行中的 Plan B｜專案監控與應變實戰
- PM 的旅程 06｜📸 完美收尾的善後工作｜專案結束與價值實現
前情提要
這趟六人的日本自由行已確定成團。根據大家對旅遊的期待，我們決定——最適合的目的地非東京莫屬！雖然一開始衝著「中秋＋雙十連假請 3 休 9」想大玩特玩，但過節陪家人也很重要，所以行程縮為 5 天 4 夜，玩得盡興也不太累。
不過，真正要開始訂票、訂飯店前，還得先確認幾個問題：
- 到底要去哪些地方？
- 什麼時候去？什麼時候回來？
- 要住哪裡？怎麼移動？
- 預算要抓多少？
- 萬一遇到颱風怎麼辦？
- …
這些，就是所謂的「專案規劃」要解決的事。雖然現實中不可能照表操課，但如果完全沒規劃，那就真的等著亂成一團。
Ａ｜範疇
即使已經決定了「東京 5 天 4 夜自由行」，但問題來了 —
東京那～麼大，我們到底要去哪裡？要做哪些準備呢？除了先列出「必訪景點」和「必吃美食」之外，可以再把所有出國前要準備的事情拆解成可執行的小任務，例如：
行前準備
- 訂機票
- 訂飯店
- 買旅遊保險
- 換日圓
- 選購在國外上網方式
- …
行程規劃
- Day 1
- 飲食
- 早餐
- 午餐
- 晚餐
- 景點
- 淺草寺
- 晴空塔
- 上野
- Day 2
- 飲食
- 早餐
- 午餐
- 晚餐
- 景點
- 新宿購物
- 原宿散步
- 表參道
- Day 3
- Day 4
- Day 5
行李準備
- 護照
- 常備藥
- 衣物
- …
專案範疇＝定義清楚專案要做的事、要做的東西以及不做什麼。並透過「工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS）」把大目標拆成小任務，讓所有人都清楚範圍與責任，100% 不遺漏。
Ｂ｜時程
根據上方拆解出來的「小任務」，去定義「什麼時候」要完成什麼事？有些任務是有先後順序的，例如：
- 要先有護照，才能訂機票
- 訂好機票，才能安排飯店
- 飯店確認後，才能決定交通卡或行程動線
- 旅遊保險最晚要在出發前一天買好
我們可以用簡單的時間表掌握進度：
這些任務間的「相依關係」就是時程管理的關鍵
時程管理＝確保每件事在正確的時間完成，不早也不拖。而上述的例子就是時程的「相依關係」，排序每一個任務之後，再壓上完成日期。
相依關係有分為：
FS（Finish to Start）：A 完成後 B 才能開始 👉先訂機票才能訂飯店
FF（Finish to Finish）：A、B 同時完成 👉行程與預算確認通常會同時完成
SS（Start to Start）：A 開始後可同步進行 B 👉查景點同時查交通
SF（Start to Finish）：A 開始後Ｂ才會完成 👉此情況較罕見，可忽略
Ｃ｜成本
這趟旅程要花多少錢呢？我們可以這樣初估：
除了共通開銷，當然也要考慮「個人戰力」的血拼預算 💸🤩
建議額外準備 10～15% 的緊急預備金以備不時之需，例如：東西太好買、美食多吃了好多、交通費漲價了…等各種超支（你懂的😏
成本管理＝在預算內完成專案。透過「預算」規劃每個項目的花費，並且多準備一些來應對不確定性，這就是「成本儲備」。
Ｄ｜資源
出國有很多事情要處理，來分工囉！每個人都有專長：
- 小美擅長比價、搶票
- 小東注重住宿品質
- 阿文是地圖達人
- 小胖熱愛美食探索
- 阿花喜歡記錄生活、即時分享
以「RACI 矩陣」的方式來分配，這樣分工明確也能避免「以為別人會做」的常見災難。
資源管理＝找人組成團隊來完成專案，並透過「RACI 矩陣」明確分工。
R = Responsible（負責執行）
A = Accountable（負責人、擔責者，只會有一位）
C = Consulted（提供意見）
I = Informed（被通知）
Ｅ｜風險
旅行中，變數永遠存在，萬一出問題怎麼辦？發生機率高嗎？如果發生的話，對整趟旅遊衝擊大嗎？那些「未來可能發生、但還沒發生的」就是風險，要先想好真的發生了要怎麼應對，例如：
風險管理＝預先思考可能的問題，準備應對方案。
上方表格就是「風險登錄表」，是專案管理中很實用的工具，用來追蹤所有可能發生的事件，並事先準備 Plan B。
關於負向風險的應對策略有 6 種：
🔹陳報（Escalate）：影響不只一個專案或 PM 無法應對時，像組織高層匯報
🔹規避（Avoid）： 透過改變計畫、時間等方式，直接消除風險或避免其發生
🔹移轉（Transfer）：將風險的責任與衝擊轉移給他人，例如購買保險或外包服務透過保險或外包來承擔風險
🔹減輕（Mitigate）：採取措施降低風險發生的機率或減少其衝擊
🔹積極接受（Actively Accept）：接受風險存在，並事先準備應變計畫或預備金因應。
🔹消極接受（Passively Accept）：承認風險但不事先準備，等發生時再處理
Ｆ｜品質
怎樣才算一趟高品質的旅行呢？不是跑最多景點，而是每個人都玩得開心、覺得值得。
品質管理的關鍵不只是「結果」，更是「過程」：
- 規劃品質管理：出發前先訂標準，例如飯店評價、行程節奏、餐飲預算。這一步讓大家對「理想旅程」有共識。
- 管理品質：在行前準備時檢查計畫可行性，像是行程安排合理、住宿與交通順暢、過往經驗提醒哪些要注意。
- 控制品質：旅行中與結束後，透過回饋與檢討確保旅程達標，例如旅行結束後的小回顧、意見整理等等。
品質＝利害關係人對專案（或旅程）的期望，而品質管理，就是確保這些期望被清楚定義、正確執行、持續改善。
規劃完成、準備出發囉！
經過這六個步驟，我們完成了旅行規劃：
- 範疇：明確要去哪些地方
- 時程：知道什麼時候要完成什麼事
- 成本：清楚這趟旅行要花多少錢
- 資源：確認需要什麼資源，誰負責什麼
- 風險：預先思考可能的問題與應對方案
- 品質：設定好的標準，確保旅行品質
無論是範疇、時程、成本、資源、風險還是品質，每個環節都緊密連結，目標只有一個 — 讓旅程順利、愉快、滿足每個人的期待。就像一趟旅程，好的專案管理，讓我們從期待出發，到滿意抵達，從需求規劃到上線，每一步都踏得穩、走得遠。
下回預告
👉 PM 的旅程 04｜🧑✈️ 當個稱職的旅行團長｜專案執行的領導藝術
類型：PMP 專案管理師
講師：林家瑋
時間：2025/5/10、2025/6/22
機構：長宏專案管理顧問公司
小編：517、Yuchi
