專案管理是專案經理的專屬技能嗎？
當然不是！無論你是什麼職位，「專案管理」的思維都能讓工作更有效率，它的核心觀念能體現在工作、生活等萬事萬物。
相信大家都有規劃出國旅遊的經驗，接下來這 6 篇系列文章，讓我們透過「規劃出國旅遊」來輕鬆學會「專案管理」的核心知識：
- PM 的旅程 01｜🤔 連出國玩都需要專案管理？｜從旅行看懂商業環境
- PM 的旅程 02｜✈️ 欸！我們一起出國玩吧！｜專案啟動怎麼規劃
- PM 的旅程 03｜🗺️ 行程規劃大作戰｜專案規劃的全方位指南
- PM 的旅程 04｜🧑✈️ 當個稱職的旅行團長｜專案執行的領導藝術
- PM 的旅程 05｜🚨 旅行中的 Plan B｜專案監控與應變實戰
- PM 的旅程 06｜📸 完美收尾的善後工作｜專案結束與價值實現
規劃出國旅遊是怎麼開始的？
LINE 群組突然跳出一則訊息：「今年中秋、雙十連假請 3 休 9 欸！要不要出國玩？」
- 要要要！我想去東京血拼！！！
- 想+1，但預算多少？
- 超划算的！但機票會不會很貴啊...住宿是不是也要趕快找？
- 不要想那麼多啦～趕緊規劃起來比較重要
- 我可能要加班ＱＱ
- 按讚但未表態
專案的開始，始於一個「想法」，確定有其效益與價值、具有可行性後，「啟動」正是將想法落地的開端。
Ａ｜辨識並讓利害關係人參與
出國旅遊最重要的是「誰會一起去？」在 LINE 群組回覆的人哪些是真的想去？哪些只是嘴上説說？所以要透過大家的反應來辨別，並制定應對策略：
不只是「旅伴」，所有會影響整趟旅程的「人」也要考量進去，例如：
- 家裡的寵物怎麼辦？👉寵物寄宿、朋友幫忙照顧
- 小孩的課業會不會影響？👉學校請假的補課安排
- 有同事會代理我的工作嗎？👉工作交接、主管同意
實際上，朋友間的旅遊不會真的列一份清單來記錄大家的反應如何、誰可能會去、誰可以負責什麼，大概率是存在大家的腦海裡。但如果是「跨年齡層」的家族旅遊呢？就需要簡單記錄一下家人的旅遊習慣、身體狀況和特殊需求了。
專案可大可小，不管如何最終離不開「人」的問題，可以透過一張「利害關係人登錄表」管理所有會影響專案的「人」並制定應對策略，包含身份資訊、評量資訊，最終目的是提高他們對專案的支持度。
Ｂ｜組建團隊
LINE 群組從 10 個想去的人，到 6 個真正出發的人，接下來可以分派任務了！
- 誰負責買機票、訂飯店？👉注重細節的人
- 誰規劃行程？👉擅長組織的人
- 誰擅長找美食？👉吃貨夥伴
- 誰可以查一下文化差異等注意事項？👉資訊達人
- …
組建團隊＝找適合的人來完成專案。確定有哪些工作、需要什麼樣的「資源」，再找人。這就是 PMP 中「角色與責任分派」的概念，而上方的舉例屬於 RACI 或責任矩陣的簡化版。
為了讓大家可以更愉快的相處，團體公約是一定要有的，有了基本的規則，當有衝突發生時，才能更好的彼此溝通。
- 預期的旅程
- 大家的生活習慣配合
- 溝通和工具使用的原則
- 意見分歧或發生衝突時，解決的方式
- …
團體的公約＝團隊章程，是由團體的所有成員為了讓彼此合作、溝通順暢，所共同制定的團隊基本規則。
Ｃ｜建立共識
大家對於「中秋、雙十連假請 3 休 9 的出國旅遊」目的或習慣不一樣怎麼辦呢？團隊中每個人一定有各自的習慣和喜好，出發前先確認彼此的想像一致，才不會到了國外在吵架。
所有專案成員與利害關係人必須了解「專案的最終目的」，確保大家朝同一方向前進，通常在規劃尾聲、執行前召開「啟動會議」，但只要在專案執行中有分歧的情況，隨時都可再召開。
Ｄ｜確認專案方法
確認了大家旅遊目的之後，接著就是決定旅遊的方式了：
- 跟團：搭遊覽車，連上廁所都有排程
- 自由行：隨走隨停，每天睡到中午才出門也沒關係
- 混搭：有固定行程，也有彈性調整的空間👉這個就是適合我們 6 人的旅遊方式了！
這就像決定專案是要用瀑布式、敏捷，還是混合式，方法沒有絕對的好與壞，只有適不適合。不同的方法適合不同的需求：
跟團👉就像瀑布式，流程明確、一步一步跟著預定的行程走
自由行👉更接近敏捷，彈性高、隨時可調整
混搭👉混合式專案管理，兼顧穩定與彈性
順帶一提，有時也會遇到朋友擔心和沒一起出國過的旅伴到了國外會不合、甚至吵架。其實可以先從國內的一日遊或兩天一夜的小旅行開始，先試著相處看看，確認彼此的價值觀和旅遊習慣是否合得來喔～
就像敏捷開發中常見的做法「最小可行產品（Minimum Viable Product，簡稱 MVP）」，在開發產品時，先實現能展現核心價值的最低可行版本，盡早推向市場以獲取使用者回饋，從中驗證產品是否真正符合客戶需求。
但是，這樣就可以開始了嗎？No!
還沒！我們還缺少：
- 具體的行程安排
- 詳細的時程規劃
- 精確的預算分配
- 風險預防措施
這些就是下一個階段「專案規劃」要處理的事情。
下回預告
👉PM 的旅程 03｜🗺️ 行程規劃大作戰｜專案規劃的全方位指南
類型：PMP 專案管理師
講師：戴劍文、伸達夫
時間：2025/5/3、2025/6/15
機構：長宏專案管理顧問公司
小編：517、Yuchi
