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每到月底，很多主管、人資或班級幹部都會面臨一個「小麻煩」：要安排下個月的排班表。這件事看似簡單，但卻常常耗時費力：
- 日期要一個個打上去
- 星期要自己查日曆
- 同仁或同學一多，手動輸入容易出錯
其實，Excel 本身就有很強大的「日期函數」，只要用幾個公式，就能讓排班表 自動生成。今天就帶你建立一份「簡易月排班表」，只要輸入「年份」和「月份」，整個月的日期和星期就能自動帶出，省時又省力！
一、排班表設計：表格結構
先來看看我們的範例表格：
設計說明：
- 上方用兩個下拉選單輸入「年份 (F2)」與「月份 (F3)」
- 左邊 B 欄是 日期
- C 欄是 星期
- D ~ G 欄則是 人員欄位，方便填上值班人員
這樣的表格，既清楚又直觀，往後只要修改年份或月份，就能立刻生成新的班表。
二、公式逐步建立
1. 產生當月第一天日期
在 B6 儲存格輸入：
=DATE(F2, F3, 1)
公式解析：
DATE(year, month, day)用來組合日期。F2是年份（例：2027）、F3是月份（例：8）、最後的1代表「當月的第一天」。- 所以這裡會顯示 2027/8/1。
👉 優點是：只要改動年份或月份，日期就會自動更新。
2. 自動延伸日期
在 B7 輸入：
=B6+1
公式解析：
- 在 Excel 裡，日期其實是數字（序號），每加 1 就是往後一天。
- 所以只要上一個日期
+1，日期就會加1天 - 向下拖曳公式，就能快速產生一整個月的日期。
3. 顯示對應星期
在 C6 輸入：
=B6
但這裡我們要搭配 格式設定，讓儲存格顯示為「星期」。
步驟：
- 選取 C6 欄位 → 右鍵 → [設定儲存格格式]
- 選擇 [自訂] → 在格式輸入
aaa - 這樣就能顯示「週一、週二…」等簡短星期
這樣一來，當日期變動時，星期也會自動對應更新。
完成後就會看到，只要修改月份日期跟星期就會隨之變動囉~~~
二、年份月份微調按鈕製作🔘
接下來要加入「微調按鈕」，讓你在調整年份和月份時，不再需要手動輸入，只要輕輕一點，就能輕鬆切換。
這不僅能讓你的排班表看起來更專業，也能大幅提升操作的便捷性。別擔心，這個功能操作起來比你想像中簡單多了！
一、開啟「開發人員」分頁
在 Excel 的預設狀態下，「開發人員」這個分頁通常是隱藏的。我們需要先將它顯示出來，才能使用微調按鈕這個功能。
- 點選 Excel 視窗上方的「檔案」。
- 在左側選單中，點選「選項」。
- 在彈出的視窗中，點選左側的「自訂功能區」。
- 在右側的「主索引標籤」清單中，找到「開發人員」，並在它前面打勾。
- 點選「確定」。
完成以上步驟後，你就會在 Excel 的功能區看到一個新的「開發人員」分頁了！
二、插入「微調按鈕」
現在，我們將插入微調按鈕，並將它與年份和月份的儲存格連結起來。
- 點選功能區的「開發人員」分頁。
- 在「控制項」群組中，點選「插入」，然後在「表單控制項」下選擇「微調按鈕（表單控制項）」。
- 滑鼠游標會變成十字形。在 F2 儲存格（年份）的右側，拖曳滑鼠來繪製一個微調按鈕。
- 重複步驟 2 和 3，在 F3 儲存格（月份）的右側，再插入一個微調按鈕。
這樣，你就成功插入了兩個微調按鈕，但它們還沒有作用。接下來，我們要將按鈕和儲存格連結起來。
三、設定微調按鈕的格式與連結
設定年份微調按鈕
- 微調按鈕上點擊滑鼠右鍵 > 「設定控制項格式」
- 目前值： 輸入你目前所在的年份，例如 2025
- 點一下儲存格連結
- 選取年份的儲存格，例如F2。
- 確定
四、測試你的新功能
現在，你的排班表已經升級完成了！試著點擊你剛剛設定好的微調按鈕。你會發現，每當你點擊一次，F2 或 F3 儲存格的數字就會自動增減，而下方的日期與星期也會隨之自動更新。
這樣一來，無論是調整年份或月份，你都只需動動滑鼠，就能快速切換，再也不用手動輸入了！
三、如何設定週末自動變色
在排班表、日程表或考勤表裡，常常需要一眼就看出週末的日期。
這時候，其實不用一個一個手動標示，我們可以利用 條件式格式設定 + WEEKDAY 函數，讓 Excel 自動幫你把週六、週日標示出來！
一、操作步驟
- 選取日期欄位
- 常用
- 條件式格式設定
- 新增規則
- 使用公式來決定要格式化哪些儲存格
- 輸入公式
=WEEKDAY($B10,2)>5 - 設定一個喜歡的格式
📌 公式拆解：
WEEKDAY(日期,2)→ 會回傳該日期是「星期幾」- 參數 2 代表「一週從星期一開始」，所以回傳結果是： 星期一 = 1 星期二 = 2 … 星期六 = 6 星期日 = 7
>5→ 意思是「大於 5 的數字」，也就是 6 與 7，對應週六與週日。
因此，整個公式的邏輯就是：👉 如果日期是週六或週日 → 條件成立 → 自動套用格式
完成效果
套用後，整個日期欄位只要遇到週六、週日，就會自動變色！ 這樣就能清楚區分平日與週末，排班表一目了然 ✅
如果國定假日也想要變色
可以參考這篇👇
延伸閱讀:EXCEL小技巧 | 自動標示週末、國定假日、補班與補假的日期 | 條件式格式設定
二、延伸應用
- 如果只想標示「星期日」，可以改公式為：
=WEEKDAY($B10,2)=7
- 如果只想標示「星期六」，可以改公式為：
=WEEKDAY($B10,2)=6
- 如果想標示「特定星期幾」（例如每週三），只要把數字換成 3 就行。
四、自動計算班別數量
已經有一份完整的排班表，但想要統計每位人員「早班、中班、晚班、休假」的天數。
傳統做法可能是一格一格數，非常耗時又容易出錯。
其實只要搭配 Excel 的 COUNTIF 函數，就能快速完成！
📝 範例排班表
這裡有一份 9 月份的排班表，包含日期、星期，以及每位同仁的班別（早、中、晚、休）。
現在的需求就是： 🔹 統計出每位同仁 9 月份的 早班、中班、晚班、休假天數。
✅ 解決方案：COUNTIF 函數
在表格的上方，我們設計一個「統計表格」，分別列出早、中、晚、休，並用公式自動計算。
📌 公式寫法-2021以上的EXCEL版本
以王大捶早、中、晚、休班別統計為例
D5=COUNTIF(D10:D40,$C$5:$C$8)
🔍 函數逐段解析
=COUNTIF(範圍,條件)
用途：計算某個範圍內，符合指定條件的儲存格數量。
第一個引述：D$10:D$40
- 這是「要計算的範圍」。
- 在這裡代表 王大捶 9 月份的所有班別資料。
- 因為要統計的是王大捶的班別，所以選取「他的那一整欄」。
第二個參數：$C$5:$C$8
- 這是「條件」。
- 在$C$5:$C$8儲存格裡，分別是「早中晚休」。
- 所以公式的意思就是：「去數一數，王大捶的「早中晚休」有多少筆資料」。
條件設定範圍必須要EXCEL版本2021以上，有動態陣列才可以辦到
📌 公式寫法-通用版本
如果不是2021以上的版本，以 王大捲捶早班次數為例（D5 儲存格）：
D5=COUNTIF(D$10:D$40,$C5)
🔍 函數逐段解析
=COUNTIF(範圍,條件)
用途：計算某個範圍內，符合指定條件的儲存格數量。
第一個引述：D$10:D$40
- 這是「要計算的範圍」。
- 在這裡代表 王大捶 9 月份的所有班別資料。
- 因為要統計的是王大捶的班別，所以選取「他的那一整欄」。
第二個參數：$C5
- 這是「條件」。
- 在 C5 儲存格裡，寫的是「早」。
- 所以公式的意思就是：「去數一數，王大捶這欄有多少格是『早』」。
組合起來的效果
- =COUNTIF(D$10:D$40,$C5) → 統計王大捲在 D10:D40 範圍中，有幾個「早」。
- 同樣道理，把條件改成「中」、「晚」、「休」，就能計算出對應的天數。
📌 絕對參照應用
- 複製公式：
因為公式設計了「固定列 (D$10:D$40) + 固定欄 ($C5)」，所以直接往右往下拖曳公式，就能同時算出每位同仁的各種班別數量。
🎯 結論
透過 COUNTIF 函數，我們可以：
- 快速統計每位同仁的早、中、晚、休班數量
- 減少人工計算錯誤
- 讓排班表不只是記錄，更能即時做數據分析
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