問題從來不是問題 不會問問題才是
不知道大家有沒有看過初代數碼寶貝 ?
就是有太一 亞古獸還有巴達獸的那個。
現在長大了發現自己真的很喜歡看動漫或是影片跟自己來做對應。也在思考為什麼以前那麼買單當時的動漫或電影。
比如說剛提到的數碼寶貝、還有小紅帽恰恰、等等。
如果也有人有看過，可能會發現我提到的動漫都會有一個共同的元素，就是勇氣。
要開始踏上人生的真正的旅程，就是要先具備勇氣。
那勇氣的英文是什麼呢 ?
Brave ? Courage ? Dare ?
這些單字差別在哪裡 ?
Dare 是一個動詞，希望大家都有代表著勇氣的行動力。
也是我想寫給任何再職場工作者的這個 DARE。
來個整個系列懶人包，說當遇到問題的時候，第一直覺反應絕對不是接受，而是要用問題回應問題。
好啦，準備開始我們 DARE 的 D 大步驟總複習啦。
D 大章節的 DEFINE 不是步驟，是元素
在 DARE 裡：
- D｜Define（看清楚）
- A｜Analyze（查清楚）
- R｜Resolve（想清楚）
- E｜Execute（做清楚）
我想分享的 D.E.F.I.N.E，是一個面對問題的一個問題框架，沒有考慮到很好，可以考慮到那更好。
可以把它當作是一張檢查表：能交錯使用，若是在下一階段（Analyze）之前，就有累積釐清的問題，那分析方向就會往解決的路上更進一步。
D.E.F.I.N.E 六元素：
- D｜Describe the Situation：把現況講清楚
- E｜Extract the Gap：現況與理想間的差距
- F｜Frame the Real Question：找出第一性原則 ?
- I｜Identify Stakeholders：這題跟誰有關？
- N｜Name the Constraints：先釐清「不行 / 不要 / 沒有」
- E｜Evaluate Priority：怎麼從一堆選項中挑選
接下來我會用同一個固定模板寫每一段，分享給人可以直接參考使用：
- 目的
- Checklist（2～3 問）
- 工具/口訣（讓你好記）
- 常見 NG（最好別做）
- 一句參考套用句
一、D｜Describe the Situation：把「現在」說到大家腦內同一個畫面
目的
現在的重點要提供什麼資訊才清楚。
Checklist：先問自己 3 件事
- 現在到底「發生了什麼」？（不要用形容詞，要用事件）
- 這件事造成了什麼「具體影響」？（多花時間？少了成果？）
- 從何時開始、發生頻率如何、影響哪些人？
工具/口訣：「我好會混呢」
- 我＝What：發生什麼
- 好＝How impact：造成什麼影響
- 會＝When：何時開始、持續多久、頻率
- 混＝Who：誰受影響、誰牽涉
- 呢＝Number：有數字佐證更好（可選）
舉個例子
「過去三週，我們每週會議從 3 場變 7 場（When/Number），會議結論常沒有明確負責人（ What ），導致需求反覆改、工程耽誤（How impact），影響 PM、工程、客服與客戶交付（Who）。」
常見 NG
- 只剩情緒：
- 「很亂」「很爛」「大家很雷」
- 描述裡偷塞解法：
- 「所以一定要多請人」「所以一定要買工具」
- 一開口就提對策：
- 還沒看診就開藥
一句參考套用句
現在在【場景/流程】發生【具體事件】，造成【明確影響】
這狀況從【時間點】開始，主要影響【哪些角色/對象】，用數字看是【以前→現在】。
二、E｜Extract the Gap：把差距拉出來，問題才有「本體」
目的
所期待的跟目前狀況比較起來是怎麼樣
Checklist：先問自己 3 件事
- A（Actual）：現況到底是什麼？用得出指標嗎？
- I（Ideal）：理想狀態具體到什麼程度？
- R（Residual）：中間差距差在哪、差多少？
工具：AIR（Actual / Ideal / Residual）
- A：現在真實的樣子
- I：心裡覺得「可接受」的理想水位
- R：剩下的差距（要處理的那段）
舉個例子
A：我這四週平均每晚 3:30 睡 I：我希望至少要再 2:00 前睡 R：這相差的 1.5 小時，導致隔天精神很差。 應該要在 1 點就培養好睡覺情緒。
常見 NG
- 理想 I 只有口號：
- 「我要變健康」「我要自律」
- 這種 I 會讓 R 永遠算不出來
- 用最好的一次當常態：
- 會讓你永遠覺得自己「怎麼又沒做到」
一句參考套用句
我現在【A：現況指標】 我希望【I：可接受理想水位】 所以差距是【R：差多少/差在哪】。 我真正要處理的是【 R 怎麼補回來】。
三、F｜Frame the Real Question：掌握第一性原則
目的
用至少連續六個為什麼，看到底為什麼?
Checklist：先問自己 2 件事
- 我現在理解的「問題」一句話怎麼說？
- 對方（或我自己）真正在意的是什麼？
工具：六大問句（先問自己，再問對方）
先問自己（整理好再開口）：
- 我理解的問題一句話怎麼說？
- 對方真正在意的是什麼？
- 就算不問任何人，我手上有什麼能先開始？
再問對方（把期待講白）：
- 為什麼現在要做？最重要原因是什麼？
- 做得不錯會是什麼畫面？
- 為了那個畫面，你願意給哪些資源？
舉個例子（入口句 → 真問題）
一開始：
「我們專案怎麼又 delay？你想辦法。」
Frame 後的真問題：
在不增加人力的前提下，我們要把每週需求變更次數從 8 次降到 3 次，並讓每次變更都有明確 owner 與決策依據，避免返工造成的延遲。
常見 NG
- 把指令當問題：
- 「你去處理客訴」通常只是任務，不是問題本體
- 還沒問清楚就列 To-do：
- 努力錯了方向，就會顯得特別費力
一句參考套用句
我想先確認我理解對不對：你現在最在意的是【在意點】 你希望看到的『做得不錯』是【具體畫面】 我接下來會先做【第一步】，需要的資源是【資源清單】，這樣對嗎？
四、I｜Identify Stakeholders：這事情到底觀誰屁事 ?
目的
想想受眾，包含自己與別人。
Checklist：先問自己 3 件事
- 這題「誰提出的問題」
- 不處理誰會苦惱？
( 可能是愛情吧 ) - 誰說的不可以就真的不可以 ?
工具：五種角色＋四問盤點
五種 Stakeholder：
- 提問題的人
- 做事情的人
- 承受結果的人
- 拍板的人
- 有權阻擋的
四問盤點：
- 誰說的？
- 不處理會怎樣？
- 那誰可以說不行？
- 誰要做調整？
舉個例子
專案延遲時，你以為 stakeholder 只有你跟主管。
但其實至少還有：
- 承受結果的人：客服、客戶、第一線營運
- 有權阻擋的人：資安、法務、財務（牽涉改流程、買工具、動資料）
- 拍板的人：能決定 scope、時程、資源的人
常見 NG
- 只跟「最常出現的人」對齊，而不是跟「能拍板的人」對齊
- 忽略「真正會用的人」
一句參考套用句
這題最早是【誰】提出 不處理會先影響【誰】 需要【誰】點頭、也可能被【誰】卡關 落地時需要【哪些角色】配合調整。
五、N｜Name the Constraints：先問清楚 NO，避免白忙
目的
越早搞懂「不要/不行/沒有」，越快把力氣花在能成的事上。
Checklist：先問自己 3 件事
- 有哪些不能改的規則？（法規、流程、權限、系統限制）
- 時間/預算/人力到底有多少？可不可以談？
- 有沒有沒寫在檯面上但其實很在意的顧慮？
工具：把限制分三類來問
- 時間限制：期限是 Demo 還是正式上線？可不可拆階段？
- 資源限制：預算、人力、可用工具與資料有哪些？
- 組織限制：SOP、資安、資料不可動、一定要走的簽核
舉個例子
我說「我要變健康」，但限制可能是：
- 晚上固定要照顧家人，不能去健身房
- 下班時間不固定，無法穩定做晚餐
- 膝蓋不適合跑步 ( 那就游泳吧 )
先把 NO 釐清，你才不會每次都訂一個做不到的計畫，然後自責。
常見 NG
- 把限制當障礙：
- 以為努力就能過
- 結果做到一半才發現根本不可能
一句參考套用句
在開始前我想先對齊限制：這件事在【時間】上最硬的 deadline 是？ 【預算/人力】上限是多少？ 有哪些【規則/不能碰的點】一定要遵守？
六、E｜Evaluate Priority：最後才談先後，不要憑印象在忙
目的
當一堆事情都看起來重要時，排序決定你到底是在推進，還是在忙。
Checklist：先問自己 3 件事
- 我現在說「重要/緊急」，是依據什麼？還是只是感覺？
- 如果只能先解一個差距 R，那能帶動最多連鎖改善嗎？
- 這個優先順序，跟 stakeholder 的在意點一致嗎？（尤其拍板的人）
工具：用「可比較的規則」取代「憑印象」
排序最容易被三件事拖走：
- 情緒（最近被催很煩）
- 近期記憶（上週才發生就覺得很常）
- 某次被罵（被罵過就覺得最嚴重）
所以 Evaluate Priority 的核心是把排序變得可比較：
- 用數字（影響多少時間、返工、風險）
- 用角色（誰最痛、誰能拍板、誰會擋）
- 用限制（deadline 逼近的先做、不可逆風險先處理）
舉個例子
我們不是先做『 XX部門那個問題』，而是先做『能降低需求變更、返工與等待』的那個瓶頸，因為它同時影響工程、產品、客服與交付。
常見 NG
- 把所有事都丟進「重要且緊急」
- 最後就是加班、品質下降、還是一樣 delay
一句參考套用句
如果只能先處理一個問題，我會先選【問題/差距】，因為它在【影響指標】最大、卡住【關鍵角色】、又受【限制】約束最強，而且它解掉後能連帶改善【其他問題】。
最後：把 DEFINE 變成日常的兩個練習
只看完文章不會讓你那麼不一樣。
讓 DEFINE 變成習慣就會變的那麼不一樣。
練習 1：5 分鐘把抱怨翻成 AIR 句
挑一個最近最常講的抱怨：
「專案又 delay、大家都不配合。」
用 AIR 寫成一句話（只要一句）：
- A（現況）：用數字或可觀察描述
- I（理想）：你心裡可接受的水位
- R（差距）：差在哪、差多少
練習 2：每晚 1 分鐘寫「我好會混呢」的其中兩項
挑一個想改善的生活題（早睡/運動/飲食/滑手機）。
每天晚上只寫兩項就好：
- What：今天具體發生什麼？
- How impact：它讓你少了什麼、多了什麼？
或許我們可以練習用很多提問，讓自己成為很會問問題的人。
自己可以在這些練習提問中，幫人家解決問題。
習慣練習，練習習慣。
Just share to you，我是 Joker，咱們下回見。
