03/11電子報：任何事情所設的架構

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Good Evening!

一些小感想

如果你在一個體制一個系統裡面工作，我想可能大家都會有制定一項程序，還是處理一個專案所要有的可能已經具有架構的模型，大家多少都可以有前例來參考；但是如果你是斜槓的人，也就是你基本上有自己的主要工作，但你還有其他的活動還是組織的涉入，這樣的合作，最基本的就是建立－討論的框架！

第一，你可能自己本身的工作就非常的繁忙，你或許還有其他的許多角色和兼職，所以討論的框架對你來說，是很重要的；時間的成本對你來講，你自然以為相當的昂貴，當然對於其他與你合作的人，也同樣如此亦然。

所以，討論的框架－必須要加上時間！

我要討論多久？是一個重要的核心議題，以及要讓大家討論多久，一來可以收集所有人的相關意見，二來是讓你 (或許起頭的人) 有時間可以彙整和整理，在提出一個更集中更符合所有人想像的方案。所以，時間，必須要有框架；例如，從幾號到幾號，收集大家的想法和意見；從幾號到幾號，討論確認定案最終的規劃。如此，你如果身為統籌的人，心中有一個時間表；更讓一起參與討論或合作的大家，心中要有一個譜，這機會之窗，我需要投入和參與。

但是，我也同樣必須要分享的是，這一個timeline，到底是要多密集？還是多長？其實是個癥結點；因為設定太長，討論拉得太冗長，回應的有一搭沒有一搭，基本上也算是在浪費所有人的寶貴的時機，更無法密集和聚焦；太短，基本上大家無法反映，或連主題都還沒有搞清楚，就已經要結論得這樣的事情，會讓大家更有趕鴨子上架，無所適從。

如果說，你只要要決定一個要去哪裡吃晚餐這樣的事情，你應該不用需要花到兩三天的時間讓所有人思考吧？如果說，你是要規劃一個三天兩夜的營隊活動，你應該也不會只給個三天開放大家籌畫和規劃吧？但，其中最主要的是，大家是否積極的投入還有參與，這是底下第二點要說的。

再者，既然大家都算是分心的來一起合作這樣的一件事情，好；在這樣的前提之下，到底要如何討論才會有效率呢？從第一點的timeline再講回來，就是要設定一段時間，提醒大家要集中討論才好，我拉一個30天，讓每一個人放輕鬆的討論，我可能就怕你都給我拖到最後一天才開始積極地來討論；既然是討論，那就應該是來來回回，而不是最後一刻你的投出，也讓人沒有跟你討論的機會，不是嗎？所以還是會建議，既然要討論，設定一段時間，然後期待也希望大家集中一點交流，趕快把事情結束了，就可以往下面走。

決定討論使用的平台和工具！

第二，再來是要先設定討論的平台和工具；哪怕是Email的來回討論都好，至少可以收疊一起，起碼是一系列的來回，還根據時間軸；但就是不好整理，也可能需要另外開一個整理的檔案，甚或還需要線上分享共用以及編輯等。平台，是FB的平台嗎？社團／社群裡面？或者是工具，LINE呢？Messenger呢？這裡就延伸出來了，到底這些工具要出現在何時？是LINE的群組對話討論，隨時的發想的擊發，但這也是一連串時間軸的對話，所以還是需要有系統的方式，把所有的想法和建議，甚或小結論等，都集中在一個介面上，等於像是一個共同編修的文件，讓所有的討論都落實以文字 (編輯格式) 的方式，一目了然的呈現出來。

當然，這樣的平台以及工具的使用，都必須要預先就溝通好，或主導的人需要確認每一個人都會操作和使用這些選擇的平台和工具；否則，會有這樣的狀況發生，諸如原來不是只有在線上文件上編輯，還可以用備註的方式，還是要如何才能夠看到備註這樣的基礎的問題，也都應該要能夠預先就確認好，是否大家身為使用者操作者，都站在同樣的平面之上。

提供具體的發想方向或實例！

第三，因為是線上、遠距的討論，因為見面是不太可能的事情，所以當討論發生的時候，如何讓討論更加的集中、具象化，那就應該要提供更具體的實例來解釋和說明；包含，你希望大家如何來討論，以及你希望最後討論出來的東西，會是怎樣的模樣；所以－舉例是不可少，因為這一方面也迫使這個最應該要思考這個問題的人，必須要先行想過整個模樣還有輪廓，才能夠去激發或鼓勵參與的大家，給出更多更貼近想像但也更有創意的想法。

統籌與整理！

第四，彙整與統整，我相信是最後收尾階段，也快到了所設定之timelines的時間，所以相關的整理都應該是隨時處理，但最後會有要決定與定案的時間；這樣的整理，包含整個討論的歷程，都必須要徹底地走過，需要具備有一個鳥瞰的視野；再來是統整相關的意見與建議，需要是累計還有疊加的方式，呈現所有的不同相關的意見；最後是選擇、篩選、定案，事主必須要確認每一個人所提出的觀點都被關照到，如果沒有那就是事主的缺失，而如果是意見相岐，更應該是透過這設定的討論時段，嘗試去了解還有溝通並且產生共識；不能夠說全部的觀點都納入 (那是最好最佛心)，但有取有捨 (trade off)，在既有的資源還有能力 (指的是參與加入的所有人)，總括的選擇是必要的！

最後所希望的，無非是一件事情，大家一起來做，有你的寶貴投入，也有我珍貴的心血；達到最終的目的，是這過程中一心所想要目標，而過程如果能夠透過框架的設定，讓討論更能夠聚焦或更能夠保握效率，我相信都會是對於斜槓斜出新人生的每一個人，有所幫助。除了不斷地藉由各種事由的合作，一個理想的團隊才會有辦法建立，意思就是該練習的時候，就應該要好好的，多多的練習！

而下一次我想要做的是：針對一個議題做整理、論述，還有觀點的提出的，一個小型計畫，我也將會試驗這一套的流程和討論方式（當然這些都是要事先要給合作的夥伴最早討論釐清和認同接受的！在開始討論之前要做好的討論），很期待看到什麼樣的東西產出。

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