Workflow是什麼？簡單 7 步流程規劃、工作流程管理｜附範例 — ProjectManager

在快節奏的商業環境中，如何有效地管理和監控任務執行過程是成功的關鍵。也就是說，我們在工作任務確定前，一定要明確好具體的Workflow 工作流程，然後再進行具體實施，這樣才能幫助我們高效完成任務，並及時查漏補缺。

那麼，怎麼才能提前做好工作流程？要考慮到哪些因素才比較完善？有沒有什麼簡單的Workflow 製作規劃方法？當然！我們已經整理好了新手也適用的 7步Workflow 製作攻略，快跟著我們一起輕鬆實現Workflow 工作流程規劃管理！

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Workflow 工作流程是什麼？

工作流程是指組織或個體如何用系統化的方式來完成特定的任務或過程，定義了一系列的工作任務或活動如何依序進行，以達成特定的業務或工作目標。

工作流程的核心概念包括任務（Tasks），這些任務按照特定的順序（Sequence）進行，並可能基於某些條件（Conditions）而變化。每個任務由一個或多個參與者（Participants）完成。

進一步深入探討工作流程的各個組件有：

• 任務（Tasks）：這些是要完成的實際工作。一項任務可以是單一的活動，例如審核一份文件，或者可以是更複雜的過程，例如開發一款新的軟體產品。
• 順序（Sequence）：這是任務的執行順序。在某些情況下，下一任務必須在前一任務之後完成。例如，產品開發必須在市場研究完成後開始。
• 條件（Conditions）：這些是影響任務執行順序的因素。例如，如果一款產品的原型測試失敗，那麼可能需要回到設計階段進行修改。
• 參與者（Participants）：這些是執行任務的人或系統。參與者可以是單一的人，例如一為項目經理，或者可以是某個組織，例如開發團隊。

工作流程的目的是提高效率，減少錯誤，並確保所有參與者都明白他們的角色和責任。工作流程可以應用於各種不同的領域，包括製造業、服務業、資訊技術、醫療保健等等。

另外，工作流程也可以被自動化，透過工作流程管理系統（Workflow Management System，WFMS）來監控和控制工作流程的進行。這樣可以將人工的、重複的任務自動化，讓員工能專注於更有價值的工作。

總的來說，工作流程可以幫助組織提高效率，節省時間，並提高結果的質量和一致性。

工作流程的重要性：明確規劃管理好Workflow 工作流程的優勢好處

工作流程對任何組織的運營都是至關重要的，因為它關係到效率、產品質量、員工滿意度，甚至是組織的整體成功：

1. 提高效率

良好的工作流程可以確保每個任務都按照最有效的方式和順序執行，減少時間浪費和重複工作。自動化的工作流程還可以將繁瑣的手工任務自動化，讓員工能夠專注於更重要的工作。

2. 提高質量

工作流程可以確保所有的工作都按照一致的標準和流程執行，這有助於維持和提高產品和服務的質量。此外，自動化的工作流程還可以減少人為錯誤，提高結果的準確性。明確的工作流程也可以減少因為不清楚責任或流程而造成的錯誤。

3. 提高透明度和可追溯性

工作流程可以讓管理者清楚地看到每一工作過程的進展，這有助於更好地管理資源，預測問題，並即時採取行動。此外，員工也能清楚了解他們的任務和責任，這有助於提高他們的工作滿意度和投入度。

當工作流程被明確定義和管理時，流程中的每一步驟都可以追蹤和監控。這提供了高度的透明度，讓管理者可以隨時了解工作的進度，並在問題發生時迅速介入。

4. 支援規模化

隨著組織的成長，工作流程的重要性會逐漸顯現。良好的工作流程可以確保組織在擴大規模的同時，仍能保持高效率和高質量的運作。

5. 促進創新

工作流程不僅可以確保現有的工作過程高效運行，還可以為改進和創新提供機會。通過持續監控和評估工作流程，組織可以找到新的方法來優化工作過程，提高效率和質量。對工作流程的持續監控和管理也提供了機會來持續改進和優化工作流程。這有助於組織在競爭激烈的市場中保持競爭力。

隨著組織的成長和變化，明確的工作流程可以提供一個穩定的框架，讓組織能夠順利地適應變化。此外，清晰的工作流程也可以讓新員工更快地熟悉工作和融入組織。

6. 提高員工滿意度

明確的工作流程讓員工清楚知道他們的任務和責任，這有助於提高他們的工作滿意度。同時，自動化的工作流程也可以減輕員工的工作負擔，讓他們有更多時間專注於創新和價值創造的工作。

總的來說，明確規劃和管理好工作流程可以帶來許多明顯的好處，從提高效率和質量，到改善員工滿意度和組織適應性，都對組織的成功有著重要的影響。對於追求效率和持續改進的組織來說，工作流程管理是一個不可忽視的工具。

工作流程對比其它業務流程

每個工具和方法在實際使用時可能會根據具體情況有所不同。每個組織應根據其特定的需求和目標來選擇和使用這些工具和方法。

延伸閱讀 ➡️ 【甘特圖】一鍵生成甘特圖教學｜Excel＋其他工具新手教程！

簡單 7 步學會規劃管理工作流程

工作流程的規劃和管理是一個循序漸進的過程：

1. 定義你的目標

開始規劃工作流程前，首先需明確你希望達成的目標，這可能與效率提升、成本節省、服務品質改善或是其他特定業務目標相關。確保這個目標是具體、可衡量的，並可以在特定時間內達成。

例如，如果你的目標是提高產品開發的效率，你可能需要確定一個具體的目標，例如在未來三個月內，將產品開發時間縮短20%。

2. 識別和描述涉及的任務

在你清楚知道要達成的目標後，需要列出所有與達成該目標相關的任務。這包括了每個任務的具體描述、所需的輸入（例如資源或資訊）以及期望的輸出（例如產品、服務或結果）。

識別並清楚描述達成目標所需的各個任務。例如，產品開發可能包括市場調研、設計、開發、測試及推廣等任務。你可以通過 Miro 這樣的視覺化工具來列出並描述這些任務，這樣可以幫助你和團隊成員更清楚地理解工作流程。

3. 確定任務的順序

接著，你需要確定這些任務之間的依賴關係和順序。有些任務可能需要在其他任務完成後才能開始，而有些任務則可能可以同時進行。你可以 建立流程圖 來視覺化這些任務的順序和依賴關係。

確定這些任務的執行順序。例如，市場調研應該在設計和開發之前完成，而測試則應該在開發後進行。你可以 在Monday.com上建立甘特圖(Gantt Chart) 來視覺化這些任務的順序和時間規劃。

4. 確定每個任務的負責人

對於每個任務，你都應該明確指定對應的負責人，可以是某個人、某個角色（例如部門經理）或是某個團隊。負責人需要負責完成該任務，並確保其質量和效率。

每個任務都應該有明確的負責人。例如，設計階段可能由設計部門負責，而開發階段則由開發團隊負責。你可以使用 ClickUp 來分配任務並跟蹤其進度。

5. 識別並設定任務的條件

對於每個任務，你還應該識別並設定其完成的條件。這可能包括時間限制、品質標準、成本限制等。這些條件可以幫助你在後續的步驟中監控和管理流程的性能。

對於每個任務，你需要設定其完成的條件。例如，開發任務的完成條件可能是所有功能都已經開發完成且通過了測試。你可以 在ClickUp 上創建甘特圖 來追蹤這些條件/任務的完成情況。

6. 建立和實施工作流程

所有的任務和條件都已經確定後，你就可以建立並實施工作流程了。這可能包括設定工作流程的規則、提供工作流程的培訓、分配工作流程的資源等。

在所有的任務、順序、負責人和條件都確定之後，就可以建立和實施工作流程了。例如，你可以通過 ClickUp 來建立工作流程 ，並將其與你的團隊共享。

7. 監控並持續改進工作流程

最後，你需要持續監控工作流程的效果，並根據實際情況進行調整和改進。例如，你可以 在ClickUp上追蹤每個任務的完成情況 ，並根據反饋和數據來進行改進。

透過這 7 個步驟，你可以有效地規劃和管理工作流程，並確保其支持你的業務目標。規劃和管理工作流程是一個持續性過程，需要你的不斷關注和努力。

工作流程規劃範例：新產品開發

假設你是一家科技公司的產品經理，你的任務是開發一款新的手機應用程式，那麼可以通過前述的七步驟來規劃和管理此項任務的工作流程：

1. 定義你的目標： 你的目標是，在接下來的四個月內，開發並上市一款新的手機應用程式。

3. 確定任務的順序：一般來說，市場調研應該最先完成，以確定產品的設計方向。接著是產品設計、編程開發、測試，最後才是市場推廣。你可以 使用Monday.com來建立甘特圖 ，清楚顯示這些任務的順序和時間規劃。

5. 識別並設定任務的條件： 每個任務都應該有一個明確的完成條件。例如，市場調研的完成條件可能是提交一份詳盡的市場報告；產品設計的完成條件可能是創建一個完整的設計原型；編程開發的完成條件可能是所有功能都已開發完畢並通過初步測試；測試的完成條件可能是產品通過所有的測試案例；市場推廣的完成條件可能是創建並實施完整的市場推廣計劃。

透過這樣的工作流程規劃，你可以確保每一步工作都有明確的指示，並有效地管理和監控整個項目的進度。

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工作流程的挑戰及如何克服

工作流程規劃和管理是一個複雜的過程，可能會遇到一些挑戰：

任務定義不清楚

任務如果定義不清楚，可能會導致混淆和誤解，影響到整個工作流程的效率和效果。

溝通不足

溝通不足可以導致許多問題，包括誤解、任務延遲、重複工作等。

時間管理問題

時間管理問題可能導致任務延遲，影響到整個工作流程的進度。

解決方案：使用 甘特圖（Gantt chart）或 其他時間管理工具來規劃和追蹤任務的進度。這可以在 Monday.com或 其他的專案管理工具 上完成。

資源分配不均

如果資源分配不均，可能會導致一些任務過度資源分配，而其他任務則資源不足。

解決方案： 在規劃工作流程時，要考慮到所有任務的資源需求，並優先分配資源給最重要的任務。這需要專案經理的判斷和決策，也可以通過專案管理工具來輔助。

延伸閱讀 ➡️ 學會80/20法則｜二八定律｜82法則，高效解決資源分配問題！

變更管理

在執行工作流程的過程中，可能會遇到變更的需求，這可能會導致任務延遲或其他問題。

解決方案： 建立有效的變更管理機制，包括變更的申請、審核、實施和追蹤。使用工作流程管理工具可以幫助有效地管理變更。

這些都是一些可能會遇到的挑戰和建議的解決方案，實際的情況可能會更複雜。有效的工作流程規劃和管理需要團隊的合作，以及持續的學習和改進。

學會用工具建立優化數位協作工作流程

Monday.com

Monday.com 是一款強大的專案管理工具，讓你可以跟踪並管理所有的工作流程。通過其簡單直觀的操作界面和其高度自定義功能，你可以根據自己的需求來設計整個自動化工作流程：

• 創建專案或工作流程：在主控板上選擇「+新建」，然後選擇「專案」或「工作流程」。你可以為其命名，並添加相關的描述和細節。
• 添加任務：在創建的專案或工作流程中，選擇「添加新的項目」，並填寫任務名稱、描述、功能人和截止日期。你也可以添加子任務，以便更好地劃分工作。
• 視覺化進度：Monday.com 提供了多種視覺化工具，包括看板、時間線和甘特圖，以便你可以輕鬆地視覺化和追蹤專案的進度。

ClickUp

ClickUp 是一款全面的專案管理工具，讓你和團隊可以在同一平台上集成所有的工作。ClickUp 提供了多種視圖，包括列表、 看板和 日曆視圖 ，以適應不同的工作風格和需求。

• 創建空間和列表：在ClickUp中，你可以創建空間來組織你的工作。在空間內，你可以創建列表和文件夾，並為每個任務設定狀態。
• 添加任務：在列表中，你可以添加新的任務，並為其分配標籤、優先級和負責人。你也可以設定任務的開始和結束日期，並添加詳細的描述和附件。
• 使用模板：ClickUp 提供了多種預先設計的模板，以便你可以快速開始新的工作流程。你也可以創建自己的模板，以便在未來的專案中直接使用。

Lucid

Lucid 是一款強大的數位視覺工具，包括 Lucidchart 和 Lucidspark 兩款主要的軟體工具。 Lucidchart 專注於創建流程圖、ER 圖、UML 圖等， Lucidspark 則是一款在線白板工具，專為腦力激盪和協作而設計。

Lucidchart

• 選擇模板或開始創建流程圖：你可以選擇左側菜單中的模板，或直接開始從頭創建。在繪圖工具欄中，你可以找到各種形狀、箭頭等元素。
• 添加和連接形狀：選擇需要的形狀，然後點擊繪圖區域任意地方即可添加。添加的形狀可以通過點擊和拖拽進行移動和調整大小。要連接兩個形狀，只需點擊一個形狀上的連接點，然後拖拽到另一形狀上。
• 添加文本和注釋：點擊形狀或箭頭可以添加文本，也可以添加注釋來提供更多信息。

Lucidspark

Lucidspark 提供的 數位白板功能 能讓你和團隊成員進行實時的協作，這對於優化工作流程來說非常有用：

• 創建和共享白板：登錄你的 Lucidspark 帳戶，點擊 “New Board” 創建新的白板，然後點擊 “Share” 按鈕將白板的連結分享給你的團隊成員。
• 添加和編輯元素：你可以添加各種元素，如文本、形狀、箭頭、圖像等。這些元素都可以自由移動和調整大小，並且可以隨時進行編輯。
• 實時協作：所有人都可以同時在白板上進行編輯，所有的更改都會實時顯示給所有人，讓團隊成員可以直觀地看到其他人的想法，並立即進行反饋。
• 投票和評論：為了決定哪些想法或方案最好，你可以發起投票，讓團隊成員表達他們的意見。此外，你也可以在白板上添加評論，以提供更詳細的反饋。

Miro

Miro 是一款專業的視覺化協作工具，讓你可以在數位白板上創建和共享 思維導圖/心智圖 、流程圖、原型圖等。

• 創建新的板：在 Miro 的 dashboard 儀表板上，選擇「+創建新的板」。你可以選擇從空白板開始，或者選擇合適的預先設計模板。
• 添加和編輯元素：在板上，你可以添加和編輯各種元素，包括形狀、文字、連接線、貼紙、圖片等。你可以自由地移動和調整這些元素，以創建你的視覺化圖表。
• 協作和分享：你可以邀請其他人來共享和編輯你的儀表板。Miro 支持實時協作，這意味著你可以看到其他人的光標和更改，並與他們即時交流。

透過這些工具，你可以有效地管理你的工作，並提高你的協作效率。這些工具都有各自的特色和優勢，選擇哪一款工具取決於你的具體需求和工作風格。

成效規劃工具會自動執行哪些工作？

通過 Monday.com、ClickUp、Notion 和 Miro 這些成效規劃工具可以自動執行的工作有：

Monday.com

• 自動化工作流：Monday 讓你可以創建自定義的自動化規則，以便在特定條件下自動完成重複性工作操作，如更新任務狀態、發送通知或分配任務。
• 截止日期提醒：當任務的截止日期接近時，它會自動發送提醒給任務的負責人。
• 報告和儀表板：Monday 可以自動生成報告，並在儀表板上顯示關於專案進度和團隊效率的實時數據。

ClickUp

• 自動化工作流：ClickUp 提供了強大的自動化功能，你可以設定自動化的規則來自動執行一系列的任務，如創建任務、更改任務狀態或發送郵件等。
• 截止日期提醒：當任務的截止日期即將到來時，ClickUp 會自動向相關人員發出提醒。
• 自動報告：ClickUp可以自動生成各種報告，包括任務完成情況、團隊效率等。

Lucid

• 視覺化工作流程：透過創建和共享流程圖，你可以清楚地了解和規劃工作流程。這對於尋找效率提升的地方或者潛在的問題點非常有用。
• 協作規劃：Lucid 的產品（Lucidchart、Lucidspark）支援實時協作，讓團隊成員可以同時在同一個文件或白板上工作。這讓團隊在規劃階段就可以更順暢地溝通和協作。
• 整合其他工具：Lucid 可以與許多其他的工具進行整合，例如 Google Drive, Microsoft Teams, Slack 等。這可以讓你更方便地在不同的平台和工具之間進行協作和溝通。

Miro

• 圖形排列和對齊：當你在 Miro 白板上添加和移動元素時，Miro 會自動提供對齊和分佈建議，以便你快速和精確地排列你的元素。
• 實時協作：Miro 可以自動同步所有參與者的更改，讓所有人都可以看到最新的白板內容。
• 模板使用：Miro 庫中有大量的模板，如思維導圖/心智圖、用戶旅程圖等，你可以快速選擇並直接使用。

這些功能可以節省你的時間，並讓你專注於更重要的工作。每款工具都有其自己的特色和強項，你應根據你的具體需求來選擇最適合你的工具。

工作流程圖/路徑圖範例

開始： 流程的起始點。

接收客戶諮詢： 客戶的諮詢或問題被接收。

問題類型： 對客戶的問題進行分類，以決定下一步的處理流程。

產品問題： 如果問題與產品相關，則進行下一步。

• 查詢產品資訊：查找有關產品的相關資訊，以便解答客戶的問題。
• 提供解決方案：基於產品資訊提供客戶問題的解決方案。
• 結束：產品問題解決後，流程結束。

服務問題： 如果問題與服務相關，則進行下一步。

• 查詢服務資訊：查找有關服務的相關資訊，以便解答客戶的問題。
• 提供解決方案：基於服務資訊提供客戶問題的解決方案。
• 結束：服務問題解決後，流程結束。

其他： 如果問題既不是產品也不是服務相關，則導向其他部門。

• 導向其他部門：將客戶的問題轉交給相關的部門處理。
• 提供解決方案：由相關部門提供問題的解決方案。
• 結束：其他類型的問題解決後，流程結束。

在整個流程中，客戶問題根據其類型被分流到不同的處理階段，每種類型的問題都會被尋找相應的解決方案，直到問題被解決，流程隨之結束。

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工作改善報告範例

工作改善報告

改善對象： 生產部門

現狀： 目前生產線上的員工在完成一部分的工作後，需要手動將工作移交給下一部分的員工，這個過程耗時耗力，且可能因為溝通不順暢而導致工作延誤。

建議改善方法： 我們建議引進自動化設備，以自動化的方式將工作從前一部分移交到下一部分。這樣不僅可以節省員工的時間和精力，也可以避免因溝通問題導致的工作延誤。

預計效果： 根據初步估算，這項改善措施可以將生產時間縮短 20%，並且可以降低因人為錯誤導致的產品質量問題。

下一步行動計劃： 我們計劃在下個月初與幾家自動化設備供應商進行會談，以評估其產品的性能和價格，並在選定供應商後，立即開始規劃和執行設備的安裝和測試工作。

活動流程表範例

公司年會活動流程表

時間 | 活動內容

14:00–14:30 | 來賓報到

14:30–15:00 | 開幕致詞 (由公司總經理發表)

15:00–15:30 | 年度業績報告

15:30–16:00 | 員工表演節目

16:00–16:30 | 休息及茶點時間

16:30–17:00 | 獎勵優秀員工

17:00–18:00 | 頒發員工福利及抽獎活動

18:00–20:00 | 晚宴及自由交流時間

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明確的工作流程能幫助我們更有效地管理和監控我們的業務過程。透過清晰、組織良好的工作流程，你可以確保任務按照計劃進行，並能即時偵測和解決問題！

關於workflow工作流程的常見問題（FAQs）

什麼是工作流程 (Workflow)？

為什麼我需要規劃明確的工作流程？

工作流程和業務流程有什麼區別？

工作流程管理系統是什麼？

我應該如何選擇一款工作流程管理系統？

我可以自定義我的工作流程嗎？

工作流程有哪些常見的類型？