效率與效能：你在做對的事情嗎？
閱讀後你將學會
- 效率與效能的區分：效率是「把事情做得快和好」，而效能則是「做對的事」。
- 效率的陷阱：僅僅高效率並不意味著向著正確的目標前進。
- 如何實踐效能：透過評估任務與目標的一致性來確保你的努力是朝著正確方向進行。
效率與效能有什麼差別？
加快速度是高效的唯一方法嗎？
想想看，當有人對你催促「動作要快一點！」
此時我們是不是常常加快手上的工作，卻鮮少停下來問自己一個根本的問題：我們加快速度做的這件事情真的是我們應該做的嗎？
在這追求速度和效率的時代，這似乎是一種普遍的呼聲。
但這種快速行動是否真的導向我們想要的結果？我們常常聽到「效率」和「效能」這兩個詞，但它們究竟意味著什麼？兩者有什麼區別？或許我們能從彼得・杜拉克的智慧中探尋答案。
彼得・杜拉克對效率與效能的見解
有管理學之父之稱的彼得・杜拉克（Peter Drucker）在他的著作《杜拉克談高效能的5個習慣》（The effective executive）一書中提到一個深刻的觀點：
「效率是把事情做好；效能是做對的事」
Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things"
根據杜拉克所說的定義，「效率」是「把事情做好」（do the things right），強調的是「過程」。它意味著如何用更快的時間、更低的成本，把事情做好，這就是效率。例如在製造業中，提高產品產量的同時減少原材料和能源的使用，即是提高效率的典型例子。
而「效能」關注的是「做對的事」（do the right things），強調的是「結果」。這意味著在開始行動之前，首先確定你的目標是否真正值得追求，並且有助達成目標，這就是效能。
換句話說，無論你的工作效率有多高，如果你所做的並不是真正應該做的事，那麼所有的努力都將是徒勞。舉個例子，一家公司雖然高效地生產大量的產品，但如果這些產品在市場上的需求相當低，那麼公司的行為雖然高效，卻不具效能。
因此，效率和效能雖然聽起來相似，但它們代表截然不同的概念。
「南轅北轍」的例證
我們可以從一個古老的成語「南轅北轍」來更深入地理解這一點。
戰國時代，魏王想去攻打趙國國都邯鄲。正在外地旅行的季梁聽到這個消息，立即趕回去見魏王想要勸阻。
季梁對魏王說：「剛才臣在途中遇到一個人，他要去南方的楚國，但卻駕車朝北走。
臣問他說：『既然要去楚國，你應該往南走才對啊！』。
對方答覆說：『我有一匹跑得快的好馬』。
臣繼續說：『馬雖跑得快，但這並非是去楚國的路啊！』。
對方說：『我的旅費多』。
臣又說：『旅費雖多，但這還是並非是去楚國的路啊！』
對方繼續說：『我的馬伕本領很大』。
臣最後說：『你的馬越好、旅費越多、馬伕本領越大，離楚國就越遠』。」
季梁接著對魏王說：「大王想成就霸業，讓天下人信服，但現在仗著強大軍力去攻打趙國邯鄲，想擴充領地提高聲望。但這樣的行動愈多，就愈不能讓天下人信服，離成就霸業的目標也就愈遠。就像想去楚國卻往北走是一樣的啊！」
故事中，馬越好、旅費越多、馬伕本領越大，代表效率越好。他們有快馬和豐富的旅費，這無疑是高效率的象徵，但問題是他們選擇了錯誤的方向。你可以發現即便擁有資源和效率，但若方向不對，就無法到達楚國，達到目標，就代表沒有效能。（無效能、有效率）
效率與效能的二維矩陣
這個任務處在哪一個象限？
從以上「無效能、有效率」的故事，我們可以進一步思考將效能與效率畫成一個二維矩陣。從第一象限到第四象限分別為：「有效能有效率」；「有效能無效率」；「無效能無效率」；「無效能有效率」（如圖1所示），每一個象限代表不同的情況：
- 第一象限（有效能且有效率）：這是我們的理想狀態，代表著我們不僅完成任務的效率高，而且這些任務也正是我們應該做的，對達成我們的目標有直接幫助。
- 第二象限（有效能但無效率）：在這個象限中，任務是對達成目標有幫助的，但是我們完成任務的方式不夠高效。
- 第三象限（無效能且無效率）：這是最應避免的情況，代表我們既浪費了時間和資源，又沒有朝著正確的目標前進。
- 第四象限（無效能但有效率）：這種情況下，雖然我們執行任務的效率很高，但這些任務並不支持我們的長期目標。
這個「效率與效能矩陣」既適用在企業經營也適用在個人管理，而且使用方法很簡單。
在企業經營上，可以根據自己所處的位置，將所管轄的單位或個人，依目前的現況放到矩陣當中。
個人管理部分，也可以將所做的事情，依目前的狀況放到矩陣裡。接下來就可以發現那些單位、人、事，處於四象限中的哪個位置。進而對其進行調整，無論是提升效率或是提升效能。
3步驟評估優化
例如你可以透過以下3步驟進行自我評估與優化：
1.評估任務
列出你目前的主要任務。
考慮每個任務對達成你長期目標的貢獻程度，確定它們屬於哪個象限。
2.制定策略
並根據每項任務所屬的象限，制定相應的策略：
第一象限：對於有效率且有效能的任務，繼續保持並優化。
第二象限：對於有效能但無效率的任務，尋找提高效率的方法。
第三象限：對於無效能且無效率的任務，考慮是否應該放棄或重新定義任務。
第四象限：對於無效能但有效率的任務，重新評估其重要性和必要性。
3.定期回顧
最後，透過定期回顧和調整你的任務和目標。我們每個人的時間一天只有24小時，將你的時間精力盡可能投入在第一象限「有效能且有效率」的任務上。
透過此矩陣的實踐步驟，你將能更清晰地看到哪些任務對你真正重要，哪些任務需要改變方式或者完全放棄。這不僅會提高你的工作效率，更重要的是提升效能，讓你的努力更有意義和方向。
成為高效能人才
最後，效率與效能都是衡量企業或個人是否有效管理的重要指標，也是管理者所欲追求的績效，更是成功經理人應具備的觀念與能力。我們可以透過這個矩陣提醒自己：不僅要做事有效率，更要做對的事，以更接近真正想要達到的目標。
希望透過這篇分享能啟發你思考如何成為「Do the right things right」（將對的事做好來）的高效人才。
羅凱揚（台科大企管博士）、黃博駿（臺灣高效能創新研究公司的創辦人）
