動手前先思考，別急著做簡報，善用5W1H架構
閱讀時間約 1 分鐘
最近來諮詢的工程師需求為部門每月一次的正式工作報告，他告訴我上禮拜同事分享跨國工廠的技術及項目，準備了很豐富的內容，滿滿的圖片文字輔佐各式網站切換，報告到一半被最高主管中斷並提問：「所以你想講什麼?」，尷尬了幾秒後被請下台。我相信他花了不少時間收集資料，但很可惜沒有掌握到閱聽者的需求或是根據需求去做內容調整。
有些人做簡報有滿滿的想法，有些人則是一片空白不知如何開始。看到大部分的人都是把PowerPoint打開，主題和時間打上去之後就卡住了。不管你是哪一種類型，建議動手前先思考，把需求和目的釐清楚後再開始作業。
每次開始前可以先使用5W1H分析法，這是很常見的思考整理術，不僅適用於探索問題，用在簡報技巧訓練一樣很有幫助。以下大致整理商業簡報會遇到的方向。
Why 為什麼要報告，要達到什麼目的?
Who 講給誰聽? 目標對象? 了解你的利害關係人/風格
When 何時要報告(有多少時間準備)? 報告時間多長(需要準備多少頁)? 需要pre-read?
What 如果只能記住1-3件事情，那是什麼?
Where 在哪兒報告? 線上還是實體? 有特殊場地服裝等要求?
How 我想怎麼呈現(簡報內容和設計)? 需要/要求怎麼呈現?
當然以上每個項目都還可以再展開細節，視產業和報告的需求程度而調整。基本上，有了以上的思考後，你會發現可以幫助你更快進入狀況，較不容易緊張或是感覺像無頭蒼蠅，甚至不小心做白工。待你有信心後就可以進入下一步，準備簡報架構和內容，這部份我們在其他篇文章後續探討。
留言0
查看全部
你可能也想看
Google News 追蹤
作者 Only 系列文章，【一天一千字，進化每一次】簡報在職場上極為重要，不僅是視覺美觀，更需具備口頭表達力、重點提取力和邏輯說服力。成功的簡報應明確目標、把握聽眾需求，結論先行、少即是多。準備充分，簡報內容應輔助演講，避免冗長繁瑣。
在現代數位時代，我們習慣於直接打開簡報軟體，快速輸入想法，添加圖片和動畫，希望能製作出一份令人驚豔的簡報，可是這種做法往往忽略了一個簡報的本質——傳遞資訊，與聽眾建立真實的連結。今天分享一招我自己也經常在用的方法：要準備簡報，就先別打開簡報（軟體）。
因為麻煩，反而精鍊
在開始製作簡報之前，
在剛出社會不久，有一次在面對客戶高層的簡報會議，由於是自己所學領域，內容都相當熟悉，因此現場交流展示時也比較有自信，滔滔不絕地運用各種術語、縮寫講解方案，並搭配幾份複雜的圖表和數據，希望展示我們公司的實力以及我自己的專業度。
然而，在會議後...
這本書教你如何做好簡報，重點在於明確簡報的目的，理解聽眾的需求，以及考慮外部限制，並介紹了PQA 架構和金句的使用方法。
在職場上，簡報是一種重要的溝通技巧。無論是向客戶提案、向主管匯報工作，還是在會議上分享想法，我們都需要通過簡報來傳達我們的資訊。然而，並不是所有的簡報都能夠取得成功。有的簡報讓人昏昏欲睡，有的簡報讓人意興闌珊，甚至有的簡報還會引起聽眾的反感。為什麼會出現這種情況呢？答案就是：你沒有做好受眾分析
專業簡報是商業環境中重要的溝通工具，瞭解如何根據對象、問題和場合來調整簡報內容和呈現方式至關重要。清晰確定聽眾、目標和場合，能最大化簡報的影響力，成為更有效的溝通者。
先將你要說的話按照要素分類，比如分成問題來源、分析、建議解決方案等三部分，在對方開始認真聽你說話前先告訴對方，對方心裡就預期有這三件事，增加掌握度就更願意聆聽與理解。
然後你就按照這框架一一說明，對方就會覺得容易理解，每個說明盡量控制在三個部分內，因為人的專注時間有限。
要傳達較長的訊息時，
我從小到大受了數不盡的簡報訓練，最近有一次報告，發現自己的報告技巧有引起還不錯的迴響，會後的討論也大多圍繞在自己提出的議題上，覺得有一點小小成就感。所以想說寫這篇文紀錄一下自己的簡報技巧，算是做一個紀錄跟經驗分享。
簡報的資訊越少越好
我高中的地理老師非常的會使用簡報，資訊量不只大還很明確。
作者 Only 系列文章，【一天一千字，進化每一次】簡報在職場上極為重要，不僅是視覺美觀，更需具備口頭表達力、重點提取力和邏輯說服力。成功的簡報應明確目標、把握聽眾需求，結論先行、少即是多。準備充分，簡報內容應輔助演講，避免冗長繁瑣。
在現代數位時代，我們習慣於直接打開簡報軟體，快速輸入想法，添加圖片和動畫，希望能製作出一份令人驚豔的簡報，可是這種做法往往忽略了一個簡報的本質——傳遞資訊，與聽眾建立真實的連結。今天分享一招我自己也經常在用的方法：要準備簡報，就先別打開簡報（軟體）。
因為麻煩，反而精鍊
在開始製作簡報之前，
在剛出社會不久，有一次在面對客戶高層的簡報會議，由於是自己所學領域，內容都相當熟悉，因此現場交流展示時也比較有自信，滔滔不絕地運用各種術語、縮寫講解方案，並搭配幾份複雜的圖表和數據，希望展示我們公司的實力以及我自己的專業度。
然而，在會議後...
這本書教你如何做好簡報，重點在於明確簡報的目的，理解聽眾的需求，以及考慮外部限制，並介紹了PQA 架構和金句的使用方法。
在職場上，簡報是一種重要的溝通技巧。無論是向客戶提案、向主管匯報工作，還是在會議上分享想法，我們都需要通過簡報來傳達我們的資訊。然而，並不是所有的簡報都能夠取得成功。有的簡報讓人昏昏欲睡，有的簡報讓人意興闌珊，甚至有的簡報還會引起聽眾的反感。為什麼會出現這種情況呢？答案就是：你沒有做好受眾分析
專業簡報是商業環境中重要的溝通工具，瞭解如何根據對象、問題和場合來調整簡報內容和呈現方式至關重要。清晰確定聽眾、目標和場合，能最大化簡報的影響力，成為更有效的溝通者。
先將你要說的話按照要素分類，比如分成問題來源、分析、建議解決方案等三部分，在對方開始認真聽你說話前先告訴對方，對方心裡就預期有這三件事，增加掌握度就更願意聆聽與理解。
然後你就按照這框架一一說明，對方就會覺得容易理解，每個說明盡量控制在三個部分內，因為人的專注時間有限。
要傳達較長的訊息時，
我從小到大受了數不盡的簡報訓練，最近有一次報告，發現自己的報告技巧有引起還不錯的迴響，會後的討論也大多圍繞在自己提出的議題上，覺得有一點小小成就感。所以想說寫這篇文紀錄一下自己的簡報技巧，算是做一個紀錄跟經驗分享。
簡報的資訊越少越好
我高中的地理老師非常的會使用簡報，資訊量不只大還很明確。