動手前先思考，別急著做簡報，善用5W1H架構

最近來諮詢的工程師需求為部門每月一次的正式工作報告，他告訴我上禮拜同事分享跨國工廠的技術及項目，準備了很豐富的內容，滿滿的圖片文字輔佐各式網站切換，報告到一半被最高主管中斷並提問：「所以你想講什麼?」，尷尬了幾秒後被請下台。我相信他花了不少時間收集資料，但很可惜沒有掌握到閱聽者的需求或是根據需求去做內容調整。

有些人做簡報有滿滿的想法，有些人則是一片空白不知如何開始。看到大部分的人都是把PowerPoint打開，主題和時間打上去之後就卡住了。不管你是哪一種類型，建議動手前先思考，把需求和目的釐清楚後再開始作業。

每次開始前可以先使用5W1H分析法，這是很常見的思考整理術，不僅適用於探索問題，用在簡報技巧訓練一樣很有幫助。以下大致整理商業簡報會遇到的方向。

Why 為什麼要報告，要達到什麼目的?

Who 講給誰聽? 目標對象? 了解你的利害關係人/風格

When 何時要報告(有多少時間準備)? 報告時間多長(需要準備多少頁)? 需要pre-read?

What 如果只能記住1-3件事情，那是什麼?

Where 在哪兒報告? 線上還是實體? 有特殊場地服裝等要求?

How 我想怎麼呈現(簡報內容和設計)? 需要/要求怎麼呈現?

當然以上每個項目都還可以再展開細節，視產業和報告的需求程度而調整。基本上，有了以上的思考後，你會發現可以幫助你更快進入狀況，較不容易緊張或是感覺像無頭蒼蠅，甚至不小心做白工。待你有信心後就可以進入下一步，準備簡報架構和內容，這部份我們在其他篇文章後續探討。