產業趨勢｜「AI + 自動化」讓你每天多出3小時！職場效率翻倍的祕密

根據調查，75%的職場人士已嘗試使用AI，你也是其中一人嗎？有使用AI但是覺得對工作上的效率沒有太顯著的提升？

其實，真正透過AI體驗到效率翻倍的人少之又少，問題出在大多數人只將AI用於單點式任務，例如單純請AI幫你畫一張、請GPT幫你回答問題等等;未能與自動化結合來徹底改變工作模式。當AI與自動化攜手合作，不僅能減少重複勞動，還能釋放更多創造性空間。

「AI是大腦，自動化是四肢」

AI具備強大的運算與判斷能力，能夠快速處理龐大數據、分析趨勢、預測需求。而自動化則如同執行指令的四肢，將大腦的決策付諸行動，高效而精準地完成任務。當AI與自動化相互結合，企業便如同有了思考與行動的超級助力，不僅能解放人力，更能提升效率，專注於創造更高的價值。

透過 AI 和自動化的結合，不僅讓我們的工作變得更有效率，更讓我們得以重新定義工作價; 今天，我們以三個真實案例帶你一探「AI + 自動化」如何在不同領域實現職場革命，幫助你把繁瑣工作變成過去式！

職場真實案例分享：效率翻倍的秘密

案例一：從50份履歷中找到最佳候選人只需10分鐘

工作內容： 某人力資源經理以往需要花上一整天篩選50多份應徵履歷，根據教育背景、工作經驗等標準挑選候選人，過程耗時且費力。

解決方案： 引入AI履歷篩選工具後，系統快速分析每位候選人的履歷，標記出符合條件的頂尖人才。同時透過自動化流程，自動發送面試邀請，並處理回覆信件。

成效： 篩選時間從一天縮短至10分鐘，並提升篩選精準度，讓HR有更多精力專注於面試與人才發掘。

案例二：財務部門的結算週，從熬夜到準時下班

工作內容： 某大型企業的財務部門每月需要匯總十幾個部門的營運數據，生成月度報表，過程中涉及大量手動檢查與調整，導致經常加班到深夜。

解決方案： 導入AI分析工具後，系統自動提取數據，檢查潛在錯誤，並結合自動化流程直接生成符合格式的報表，快速發送至相關負責人信箱。

成效： 數據處理時間從三天縮短至不到半天，報表準確率接近100%，加班問題迎刃而解，內部溝通效率顯著提升。

案例三：客服系統7x24小時不打烊，解決率提升40%

工作內容： 某科技公司的客服中心，每天需要處理數百筆查詢，包含訂單狀態、退貨申請等重複問題，高峰時段客戶經常需要等待數十分鐘才能接通。

解決方案： 引入AI客服機器人接管初步諮詢，能快速辨識客戶需求並提供即時解答。對於複雜問題，系統會自動分派案件至合適的客服人員，並提供背景資訊。

成效： 客服回應時間縮短至秒級，滿意度提升至92%，且人工客服能更專注於高價值問題，整體效率提升40%。

如何在你的工作中實現這些效益？

Get Started with AI and Automation

1. 檢視你的工作流程：從繁瑣的任務開始

在剛進入職場時，你可能會面臨大量重複性高且耗時的工作，像是：

• 數據輸入：每天將資料整理到表格或系統中。
• 文件整理：根據主管要求分類文件或生成報告。
• 客戶排程：與客戶確認會議時間、寄送通知信件。

這些工作耗時多、內容重複，是導入自動化的絕佳起點！試著記錄每天花最多時間的工作，並思考如何簡化，為下一步奠定基礎。

2. 選擇適合的 AI 與自動化工具：用對工具，事半功倍

新鮮人應選的四大入門工具：

• Zapier：適合不懂程式碼的新手，能幫你將不同的應用程式串接起來，例如將收到的 Gmail 自動保存到 Google Sheets。RPAI數位優化器Zapier文章參考
• UiPath：一個功能強大的工具，用於執行桌面自動化流程，例如從系統中抓取資料並生成報告。RPAI數位優化器UiPath相關文章參考
• Notion AI：輕量型 AI 工具，適合用來快速生成會議記錄、整理重點內容
• Power Automate：微軟作業系統最相容的自動化工具，也是對新手非常友善可以快速入門的工具，目前網路上也有非常多學習資源可以參考，如果工作上會有大量重複性作業，且是使用Microsoft的生態系軟體，如：Outlook、Teams等等，都可以簡單串接，大幅度增加工作效率。RPAI數位優化器Power Automate相關文章參考

小技巧：挑選一個與你工作息息相關的工具，像是辦公軟體中的插件或輔助工具，開始熟悉它們的基本功能，別一開始就挑最複雜的任務。

3. 從小範圍試行開始：用一個小項目來練手

別試圖一次改變整個工作流程，這只會讓你手忙腳亂。相反，你可以：

• 從簡單的會議記錄自動生成開始：用 Notion AI 輸入大致記錄，讓工具自動幫你提煉重點。
• 自動化報表輸出：若你的工作涉及數據統計，可以用 UiPath 設定一個小自動化流程，將數據導入模板並輸出為完整報表。
• 輕鬆排程客戶郵件：用 Zapier 將 Google 日曆與郵件系統串接，實現自動寄送會議邀請的功能。

嘗試後的進階建議：在熟悉工具後，可以再逐步擴展到更多流程，甚至試著用不同的工具結合，打造更高效的工作模式。

結語：掌握「AI + 自動化」，開啟高效職場新時代！

AI + 自動化，就是在人體中大腦指揮四肢，讓每一個動作都變得精準有效；以上三個案例中，AI提供智能判斷，而自動化執行具體任務，從單點的流程優化到整體工作流的再造。這種智能化的合作方式，能夠大幅縮短執行時間、降低人為錯誤，並且將企業的反應速度提升至一個全新的層次。

AI與自動化不僅是未來的趨勢，更是職場痛點的最佳解決方案，AI擔任決策核心，自動化負責執行，就像擁有了自動運行的「智慧工作流」，讓繁瑣的重複性工作成為過去式，從而騰出時間來專注於創造性和高價值的工作。

如果你還沒接觸AI工具，不用緊張！可以先從日常工作的自動化著手，優化重複性高的工作流程。已習慣或是大量使用AI工具的用戶，也可以思考如何與自動化結合，最大化效率與價值。

讓我們一起由簡單開始，成就不簡單！

這次的分享到此告一段落，想了解更多 RPA + AI 與數位轉型的最新趨勢與觀點、RPA 軟體功能介紹及實務應用案例，也歡迎追蹤 RPAI 數位優化器的社群和我們交流互動，我們下次見！
🚀 Instagram：RPAI 數位優化器
🚀 臉書粉絲專頁：RPAI 數位優化器
🚀 RPA入門課程：零基礎快速學習RPA－利用 UiPath 建構自動化機器人程式