商務書信成功術：換個詞就能讓提案更受歡迎？

Tyler Franta on Unsplash

在所有的職場情境下，溝通都是一門藝術，而小小的用詞差異，可能對溝通效果產生巨大影響。今天就來聊聊大家在回覆信件、交付提案時，經常用的一句回信句式：

如有任何問題，還請不吝跟我聯繫。
這句話哪有問題？有！

商務書信小訣竅：以「問題」為例

「問題」這個詞，雖然看似無害，但本質上卻帶有負面的情緒暗示。心理學中的框架效應（Framing Effect）指出，語言的選擇會影響人們的決策與感受。當你提到「問題」，就等於在暗示對方可能需要去發現或關注不好的地方。

例如，你寄出一份提案，最後寫下：「如有任何問題，還請不吝跟我聯繫。」很有可能讓對方開始不自覺地尋找問題，還可能增加他們的疑慮，對提案的接受度下降。因為「問題」這個詞，本身就帶有負面的暗示，好像你預期你的提案，是不好的、需要被挑出毛病的。不說倒好，說了的話，對方可能會因為你的暗示，而不自覺這麼想。

商務書信小訣竅：少說就是好嗎？

但是，你也不能只寫：「這是本次需求的內容，謝謝」

雖然這種回信方式簡短明瞭，但卻可能因為過於冷淡或缺乏情感，給人留下武斷、不禮貌的印象。畢竟，電子郵件不僅僅是傳遞訊息的工具，更是人與人之間溝通和建立關係的橋樑。

為什麼「這是需求內容，謝謝」不夠好？

1. 缺乏人情味：語氣過於機械，容易讓收信者覺得自己只是流程的一部分，缺少被尊重的感覺。尤其是在需要雙方合作的情況下，這樣的語氣可能讓對方感到被冷落。
2. 沒有釋放合作意圖：信件沒有表現出任何開放討論或合作的意圖，讓對方可能覺得這是一個「單方面指令」，而不是共同交流的起點。
3. 忽略潛在的問題或細節討論：簡短的語氣可能讓對方不確定是否需要進一步詢問或澄清，從而造成溝通不順暢。
4. 無法顯示專業態度：在職場中，專業的表現不僅是對事的準確處理，也包括對人的基本尊重和關心。簡單冷漠的語氣，可能削弱了你的專業形象。

知名兩性關係專家Dr. John Gottman曾經提出研究結果：當人與人之間表達正向語言與負向語言的比例小於3:1時，會比較容易產生溝通衝突。

那麼，該怎麼寫得更得體？

我自己在回信的時候，一定會把這個說法改成：

「如有需要討論的地方，還請不吝跟我聯繫」

使用積極且中性的訊息，讓對方感受到你的合作意願，而非不小心強調潛在的負面情境。語氣從「可能有問題」轉變為「共同優化」，增強雙方的信任感和溝通效率。

具體案例

想像你是一名自由設計師，剛完成一個品牌Logo提案。

傳統回信可能會這樣寫：「如有任何問題，請告知。」
對方的潛意識可能會開始琢磨：「這設計是不是有什麼不對的地方？」

相反，如果你改成：「如果有需要進一步討論或調整的部分，隨時告訴我！」這樣的語氣態度更開放、更專業，同時也能獲得對方的回饋細節。

我曾有一位朋友分享過這樣的經驗：在初期提案時，他習慣使用「如有問題」的語氣，但發現對方總是對他的提案充滿挑剔。後來，他改用「如有需要討論或改進的地方」，客戶挑毛病的狀況變少了，甚至開始提供建設性的建議，而不是一味批評。

結語：嘗試讓回信更積極

下一次回信前，不妨試試將「問題」改為「需要討論」。這個簡單的改變，可能會讓你在職場中脫穎而出，並建立更良好的合作關係。不要小看每一句話的力量，它可能是你專業形象的關鍵一步。

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