調查外賓是否出席，問題不只是「來或不來」，而是——來了之後，你準備好了嗎？
一份設計得好的出席調查表，可以幫你省下80%的臨時慌亂。
一、工具選擇：善用數位工具
建議使用Google表單+QRcode連結，而非紙本回傳，省去寄送往返及逐一數位化製表統計的麻煩。除了可直接匯出Excel統計，也可另建無個資版的雲端共編試算表、使用樞紐功能，讓主管同步掌握回覆狀況。
👉 若有開放共同編輯的話，因有被誤按、誤刪的風險，一定要記得定時下載備份。
表單說明欄位一定要寫清楚
除了活動名稱/日期/時間/地點之外，請務必包含：
- 隱私權說明（僅限本活動使用，活動後刪除）
- 承辦人聯繫方式
- 填寫規則（如一人一表、若多人與會則統一一位聯繫人等）
👉 很多人填寫時會習慣簡稱公司名稱，但桌牌/名牌不會幫你自動展開。
二、基礎身分與聯繫資訊
1️⃣ 姓名、公司全名、單位、精確職稱
這些項目請分欄填寫並設定「必填」，不要合併在同一格，否則可能會有人只填「王經理」。
若為涉外活動或需要中英文同步的場合，則姓名與職稱也須調查英文版，以其對外使用的名字、職稱為主。
2️⃣ Email 與電話
- Email：寄送行前通知與資料
- 市話：聯繫秘書或辦公室
- 手機：活動當日緊急聯絡，尤其會搭乘接駁車者，因為涉及上車點名，若已經過了發車時間還等不到人、聯繫不到，真的會很心急。
三、交通與動線安排
1️⃣ 交通方式與抵達時間
請確認：
- 自行開車還是搭高鐵？
- 是否需要接駁？
2️⃣ 自行開車者：車牌號碼
若場地屬管制區域，請提前確認是否需換證或報備名單。
取得車牌，也方便工作人員做貴賓停車分流引導及即時通報，尤其VIP貴賓座車，建議提前取得其車款、顏色、車牌，讓工作人員能一眼認出，啟動回報&專用道服務。
四、餐飲與飲食禁忌(看活動性質)
1️⃣ 葷素需求
2️⃣ 飲食禁忌與過敏原
請明確列出選項：
- 不吃牛
- 不吃海鮮
- 不吃蔥蒜
- 對花生過敏
不要只寫「其他」，因為很多人懶得填。若為國際賓客，可增加清真或宗教飲食選項。
五、保險與行政資料(看活動性質)
1️⃣ 投保所需資料
可考慮是否投保旅平險(保個人)或公共意外責任險(保該次活動)，旅平險需要收集的個資資料較多。
六、隨行人員與攜伴
請明確詢問：
- 是否攜伴？
- 是否有助理或翻譯？
- 同行者幾人？
這會影響：座位安排、餐點數量、接駁安排
七、保留自由回應欄位
這一格很重要。因為真正的風險往往寫在這裡，例如：
- 需要無障礙動線
- 可能提前離席
八、勾選欄位(看活動性質)
- 若有兒童出席，可放「是否同意現場攝影與公開露出」
- 若有活動須知或提醒，可放「本人已閱讀上述提醒事項」
收尾提醒
出席調查表的目的，不只是統計人數。
一次性的完整調查，可避免規劃欠妥，後續還多次打擾受邀人。
