商業分析真的沒那麼難,只要你在對的時間找到對的人(5/7)

閱讀時間約 11 分鐘

當你咬著牙爬過天堂路之後,才會發現接下來才是真正考驗的開始。

恭喜你終於經歷千辛萬苦,爬著一條名叫系統或產品開發的天堂路,爬到了這篇文章,我們終於可以放煙火,恭喜自己終於走過一半的路了。
你沒看錯,這條不歸路才走到一半而已。
去年(2018)有位朋友跟我很開心地說,他帶領的專案團隊所開發的新產品,經過了兩年的苦戰,終於順利通過公司的品質查核,打算要開始試產、準備與客戶合作上市了。
聽他電話裡講得那麼高興,我當然很識相地恭喜他,畢竟他在天堂路上爬了整整兩年的時間,現在終於走到這一步了,這沒理由不開心。
開發了兩年才通過品質查核,想必經過重重的折磨,產品品質應該不會有問題才對。但是,真的是這樣嗎?
各位看官想也知道,結論絕對不會這麼簡單就讓你知道。有這麼簡單,我也不用囉哩叭唆地寫下去了,為了繼續唬爛…不是,是繼續深入,讓我們來了解一下和開發階段息息相關,但卻經常用錯誤角度切入的「驗證與確認」階段吧。
Part 3–3:驗證與確認 (Validation and Verification)
以 PMI 對商業分析流程的規劃來說,緊接著開發階段之後,談的就是驗證與確認了。但是嚴格來說,整個 Domain 3(也就是這個系列文章的 Part3),其實是在一整個開發過程中不斷循環在做的事。這怎麼說呢?讓我們很簡單快速地複習一下 Domain 3 的內容,可以分為:
  1. Part 3–1:引出需求 (Elicit Requirements)
  2. Part 3–2:開發過程中的圖像化溝通 (Models)
  3. Part 3–3:驗證與確認 (Validation and Verification,簡稱 V&V)
經過前面兩篇文章的洗禮,現在這篇文章終於來到了Part 3–3。那麼,是不是做了一次 V&V 之後,整個 Domain 3 就結束了?就會進入下一個 Domain 了嗎?當然不是,不然我就沒關子賣了。
在這個 Part 3–3中,我們要做的只是「階段性的驗證並確認」當下的成果,看看是否符合需求的標準而已,這裏的「階段性」三個字就很清楚了,它代表著開發工作才做到「某個階段」而已,所以,我們可能還沒做完。
就像我們拿著地圖,到一個陌生城市旅遊一樣,目的地在十公里外的某個景點,我們走在路上欣賞風景,走著走著,路走到了一半的時候,最好先停下來確認是否走對路,不然,光看著風景,也有可能走到懸崖摔下去都不知道。也就是說,在這個 V&V(Part 3–3)當中,我們只是暫時停下來,確認是不是走對路而已。
現在,讓我們把視野拉高,綜觀整個開發過程來看,整個過程就像是在做「開發…V&V…開發…V&V…開發…V&V…Approval!!」
要經過多少次的「開發…V&V」循環,得看整個計畫想走的目標有多遠。
那麼,在這麼長遠的路上,如果找錯替死鬼來墊背的話,我們整條路不就白走了?所以接下來,就讓我們來看看有哪些鬼,在 V&V 當中扮演著重要角色。
  1. 最高主管(執行長/總裁/部門主管)Master Manager:
    吉祥物,這裡應該不用再重複說明了,前面的文章已經說過 N 次了。這是個最重要、但在開發過程中也最沒用的角色。
    雖然說 Master Manager 同時扮演著吉祥物和 Sponsor 的角色,但他只會在最後一次 V&V 的時候,因為要畫押、簽下 Approval 這個大字,所以出現的時間比較長一點;其他時候頂多來沾沾醬油,出現一下幫大家打打氣,而且這還是一切都很順利的時候。
  2. 產品經理/Product Manager:
    當 Master Manager 沒出現,但 Product Manager 戴著一副八百年沒洗的吉祥物頭罩,進入會議室的時候,皮就要繃緊一點了。
    這時候,我們要仔細觀察,如果他眼神呆滯或甚至帶點怒氣,那多半是才剛從 Master Manager 那裡被訓了一頓;如果看起來很開心或是有說有笑的,那八成是他還搞不清楚今天是開哪個會,或者剛接到新工作的錄取通知,準備跳槽了。
    聽起來和吉祥物一樣沒用對吧?嗯,對,Product Manager 雖然是很重要的代理吉祥物,甚至是 Master Manager 躲起來不願意畫押的時候,Product Manager 的作用就是獻出他的手,但除此之外,開發過程中別來亂就好。
  3. 業務/商業暨產品開發/Sales&BD:
    通常來說,V&V 的時候,如果產品不是客戶一直盯著 Sales&BD 要的話,最常消失的角色就是 Sales&BD了。
    原因很簡單,因為要開會的時候,他們應該都不在座位上,這也沒辦法,畢竟 Sales&BD 多半心裡想的是往外抓訂單,那些什麼產品開發與製作根本不關他們的事,只要最後能拿出可以能讓他們賣的東西就可以了。
    但是要知道,開發團隊並不是神,也沒有通靈能力,他們不會知道客戶神明大人們,心裡真正想要的是什麼,唯一跟客戶有連結的是身為 Sales&BD 的你。
    如果開發過程中你從來不出現,那就等於是你坐在副駕駛座上,將方向盤交給矇著眼睛的司機開車,這樣就算前面要撞山了,也會帶著你一起撞下去。
  4. 其他的商業分析師(Other BAs):
    對,要找你親愛的 BA 同事們一起來背黑鍋,你背我背大家一起背。雖然我很想這樣幹,但畢竟大家都有各自的鍋子要背,所以就別害人了。
    既然鍋子每個人都有一頂,那麼大家當然都累得要死,每個人手上都有一堆資料、文件和市場要分析,有誰會真的有時間認真地幫你看案子?忙都忙不過來了,頂多會在第一或第二次 V&V 中出現一下,幫你看看有沒有缺少什麼,是你沒注意到的事情而已。然而,這種時候就可以看得出你平常的人緣好不好。
    如果你的人緣好,你會發現有些 BA 默默地拿出他的壓箱寶,幫你補齊某些資料或文件,甚至提點你一些角度和方向;如果你的人緣不好,就會看到他們笑笑地跟你說:「什麼都沒問題。」然後轉身就去做自己的事。
    雖然說不是絕對的啦,畢竟當個 BA 也不會要把心黑成這樣,但是如果遇到願意多幫你一些的同事,要嘛你上輩子的祖先有積德,不然他們一定是你的好朋友。
  5. 專案經理/Project Manager:
    講了半天,終於講到一個真正會被要求負起責任、扛起成敗的人了。嗯?Product Manager 不用嗎?你想太多了,他們手上有那麼多產品,並不缺你一個。
    但如果他手下只有你一個產品,那你也不用想太多,因為你們是生命共同體,你的責任就是他的,他的責任還是他的,所以,只要做好你該做的,盯好你該盯的進度和團隊運作,其他事情就交給老天和代理吉祥物去煩惱吧。
  6. 使用經驗設計師/UE:
    看到這裡,你也許會想:「UE 來 V&V 做什麼?來泡茶的嗎?」對,他來泡茶的,不過這個茶通常都不太好喝。
    通常來說,UE 在 V&V 出現的目的,是為了讓成果變得更合乎使用者的想法和需求,講得更直接一點,UE就是要來面對 Sales&BD 的挑戰的,但可惜的是,Sales&BD 通常都不會出現在 V&V 中,所以,既然沒機會可以談到客戶端的想法,那麼在 V&V中,多半沒有 UE 說話的空間,反而找的人多半是技術經理或主工程師。
    這時候我心裡都會幹樵著:「現在是來確認目前的成果,是否和使用者的想法一致,找技術的人來幹嘛?」
    你有發現這麼奇怪的狀況嗎?明明談的是確認需求做得對不對,但只要 QA 開始討論問題的時候,技術經理(或工程師們)就會開始解釋技術上為什麼會這樣,為什麼不會那樣。但是,現在談的是成果確認,不是技術,講那麼多技術根本幫不上忙,那是開發流程中的 Daily(Routing) Review 該做的事。
  7. 主測試工程師/QA:
    講了老半天,真正的重點人物終於來了。在整個 Part 3–3 中,主測試工程師扮演的角色,就像是拿著十誡石板的摩西一樣重要。只要有這個石板,無論團隊有多少人走偏了路,看著石板上刻著的條文,就可以儘早地拯救路走偏了的羔羊們。嗯…話是這樣說啦,但想也知道「人在做、天在看」,再高明的天神也只有看著而已,不會下來做,因為是人要做、不是神。所以聰明的 BA,希望你會知道我接下來要建議些什麼,對,你是人,所以你來做。
    不過,先等等,這裡要你來做的不是去寫程式、挖大坑把自己埋起來,這裡講的是,你要在QA 摩西尚未公布十誡之前,偷偷趁著四下無人、無風、沒有鳥獸蟲鳴聲的夜晚,去找 QA 討論十戒的內容。
    你必須從整體思考每一個條文是否恰當,是否可以符合想要達成的效益,是否在團隊的能力範圍之內,PM 們是否會同意這樣的條文,甚至要帶著 PM 來跟 QA 做私下協商等等。
    這裡不是要你做黑的,是要你在非正式的場合,先把一切死板板的條文都先談好,就像談判會議前的寧靜時刻一樣,不可能沒有事情發生,只是大家都有默契不說話,而且要記得,談判,絕對不會是談完了一次就結束的事。
看到這邊,不知道你心裡是否已經有了底?尤其是在 QA 這個段落,我希望你能從中體會出一些什麼。
其實整個 V&V 的過程,並不是那麼多正式的會議;而是有著數不清、大大小小的協商和談判,在不同的時間、地點發生著。所以…
你有可能在一早的停車場見到 Master Manager,笑一下說早安。
你有可能在茶水間遇上 Product Manager 和 Sales&BD,談一談。
你有可能在會議室門口或露天陽台的抽菸區遇上 Project Manager,聊聊天。
你有可能在樓下的咖啡廳,偶然遇見來買咖啡的 UE,哈拉哈拉。
你有可能在加班後的電梯間,看見黑眼圈的 QA 慢慢地走來,開導他…。
就像開發會議一樣,其實做 V&V 的真正地點,根本不在會議室裡面。
你,身為一個 BA,要記得,我們的工作之一,就是要對準正確的需求和方向,然後透過不斷地協商、談判、驗證、確認,然後再協商、再談判…,我們要在各種大大小小的正式與非正式會議中打滾,而且這些工作的次數多到,應該將這個章節改名叫做「協商與談判」了,而且,這也就是 V&V 在實務上的精髓和內容。
但是,我得在這裡特別提醒你,如果你是個要考 PBA 證照的考生,千萬不要在考試的時候,認為我說的是對的。請順著 PMI 的毛刷下去, PMI 說的是什麼就是什麼,他說是驗證與確認就是驗證與確認,畢竟 PBA 證照是 PMI 發的,不是我。
所以,我們聽起來在 V&V 裡面,有著無數的「檯面下」工作要做,所以在我們背著 V&V 這頂鍋子,並且經歷了無數次的折磨與考驗,就在拿到 Sponsor 或 Product Owner 簽署畫押的 Final Approval 之前。
為了學會「協商和談判」的終極魔法,得先往回鑽進開發過程中,最需要「喬事情」的「需求監控與追蹤 (Monitor and Trace Requirements)」來探一探究竟。
對,就是這個系列文章的第六篇,也是 PBA 證照的 Domain 4,在這篇文章中,你會看到,所有最黑暗、最不可見光的秘密都在那裡(抖)。

如果這篇文章你想用聽的,可以在這裡找得到:
https://www.ears.tw/sounddetails/1796

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讓我們用輕鬆的角度來看看 PBA-商業分析在實務上會發生什麼事。
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開發會議不是重點,重要的是開完會之後有沒有照著結論做。 從第一次參與開發會議以來到今天(2019),不知不覺已經過了20幾個年頭,沒有感嘆歲月如梭,也沒有撚著白髮蒼蒼的蹉跎,唯一不變的仍然是沒有效率的會議和互相指責的場景。
對的人難找,但人找到了,才是災難的開始? 讓我們跨越時空往過去飛到 2013 年,在台北內湖某棟辦公大樓的7樓大會議室,站在小小白板前的我,正口沫橫飛地講著新產品的規劃,在台下的是一整個產品開發團隊,正帶著迷濛的眼神看著我手舞足蹈地在白板上畫圈圈。
開完會之後,寫寫會議記錄就沒事了嗎?你想太多了… 深呼吸~對,讓我們好好地深呼吸… 放心,你沒來錯地方,這裡不是教你怎麼冥想、怎麼心想事成的地方,要知道每次開完會之後,最需要深呼吸的都是那個喊著要開會的人…沒錯!就是你,身為一個 BA(在台灣,你還會是個PM),怎麼可能就這樣寫寫會議記錄就放過你?
26 種圖形、表格和模型不是讓你用來填報告書厚度的。 PBA BAG 的 Chapter 4 (Domain 3, 簡稱D3)中,除了PMI 一開始就很熱心地告訴我們如何開會之外,最麻煩也最討人厭的就是第二部分的一大堆圖形、表格和模型了,這一大堆歪七扭八的方格線條,幾乎都是軟體業常用的工具。
開會不是罪,開錯會才是罪!讓我們來了解如何正確地開會。 在 PMI-PBA 的證照中,商業分析的步驟和內容,其實都是由軟體背景的人設計出來的,對,就是那些人(指)!
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