5%一流人才的超效時間術

忙碌的你，是否每天都覺得時間不夠用？工作是否常需要加班才能完成進度？這很大的主因並不是因為你能力差，只是沒有找到更簡單的方法而已，有些事情是可以用2成的努力，達到8成的效果。

這本由幸福文化所出版的書籍，作者越川慎司曾在日本微軟擔任業務執行總監，在2017年成立商務改革顧問公司，充分利用IT技術，實踐全體員工週休3日，2018年起就讓旗下超過1000名員工，幾乎都以遠距方式辦公。

作者一開始就提到，為什麼94%的上班族會覺得時間不夠用？甚至有74%的人反對強制性不能加班，純粹是因為工作做不完。只憑毅力與體力努力工作是無法解決問題的，這只在年輕人上行的通，青春是有限的，很難長期維持下去。

大多數的上班族都在努力減少花在寫告或說明資料的時間，用八小時解決了原本要花十小時的工作，就算是工作效率好了嗎？但5%的菁英可不認為這是從本質上省時的作法。

菁英們了解，一旦沉浸在達成小目標的充實感中，就容易忽略原本的目標，所以不認為偏離最終目標的省時有任何價值。他們認為，工作項目必須目標明確，確認工作項目的必要性，規劃出最低限度的流程後，才開始著手進行。

他們認為工作效率最好的時候，並非是節省下多少時間，而是放棄那些難以做出成果，或是對達成目標沒有太大影響力的工作時。避免沒必要的事情，不將任何時間花在沒必要的作業上，只將心力投入對目標達成有影響力的工作項目。

作者在書中列出了12點大部分人意外卻有效的菁英時間術，譬如不在午餐時段進食、讓低風險低報酬的成果積少成多、執行過程中會暫停一下、將資訊轉化成洞見才能打動人、排除會削減熱忱的工作、與短暫外出足以提升工作效率。

就以不在午餐時段進食來說，菁英認為利用中午時間午睡會比用餐來的更重要。利用午餐時間，找個安靜的地方閉目養神，慢慢放鬆身體。只會在午後短暫休息一下，攝取水果或飯糰來補充營養，吃太多反而帶來睏意。

他們會在午睡前飲用咖啡，因為午睡騙客戶，睏意仍未散去的話，會使他們較慢進入下午的公工作狀況，由於咖啡因在喝完的30分鐘左右才發揮作用，所以只要在午睡前喝的話，便能馬上進入工作狀態。

作者觀察，一般員工與菁英的不同之處有幾點，平常認真工作的一般員工，有些是屬於緩慢啟動型，行事步調偏慢，總等到沒辦法如期完成工作時才向旁人求助，也因疲於奔命而延誤到下一個工作。

還有一種是過度慎重導致負面循環型，推展工作時，會仔細調查到接受為止，過程中若產生任何質疑就隨時調整，反覆進行確認與修正，卻遲遲沒有進展，最後為了趕上截止期限，有時候會發生草草收尾，品質不一的情況。

另一種是起步爆衝型，一開始幹勁十足，一鼓作氣成功站上起跑點，工作時不休息也要繼續衝刺，但過程中因為身心俱疲不得不休息，又花了不少時間恢復精神，導致進度不斷落後，一回神發現早已過了截止期限。

而菁英的工作模式也有不少共同點，大致整理可以分為以下六點：

• 接到工作後，迅速展開行動。
• 和委任方針對應完成內容達成共識。
• 從目標反向推算，決定最低限度的流程。
• 打散各步驟要處理的工作項目。
• 避免長時間工作，安排足夠休息時間。
• 在期限之前完成工作，並提早著手下一個項目。

最後作者提供了一個轉化為菁英模式的ABC按鈕，（Accept）分別是接受過去的浪費行為、（Build）打造持續下去的儀式、（Concentrate and Continue）跟目標有關的工作項目，保持專注，繼續下去。

首先，先接受過去的行為來改善問題癥結，然後肯定現在的自己。不少靠努力和耐力在公司熬夜加班的人，流於陋習，忘記提升成效才是首要目標，如今已很難做出甚麼成績了。我們要接收否定過去認為合理的浪費行為，並找出改善行為的方法。

知道問題後，建立一套迅速採取初步行動的流程。許多菁英在正式開始工作前，會進行一到兩項具儀式感的行動，來達成自我暗示的效果。譬如有的人會在喝完一杯手沖咖啡後才上工，有的人一到公司會先整裡桌面再開機。設法建立縮短進入工作，增加行動量的固定流程。

最後就是保持專注與持續下去，人的時間、精力和專注力是有限的，為了徹底將有限的時間與精力集中在工作上，平常就會要求自己做好情緒控管與捷徑工具的運用。

會造成妨礙的煩躁感和精神壓力都要盡量排除，這些感受會耗費多餘的情緒能量，儘管人很難無時無刻對工作保持高度熱忱，因此妥善管理焦慮、不安等負面情緒，會是持續工作的重要課題。

菁英會善用數位工具來達成工作自動化，有些重複性的作業，或是常使用的功能，可以利用數位工作來讓電腦瞬間完成某個項目，或是工具軟體來減少完成工作的時間。

這本書不只是講作者的觀察與理論，後面半本書會將作者所提到的理論實踐化，如何確實實踐前面所提到的ABC按鈕，讓自己轉化成精英工作模式，不只是工作上，作者還將ABC按鈕概念應用到個人生活與組織團隊，徹底讓自己的生活、工作、與組織都運作得更有效率。

博客來：https://www.books.com.tw/products/0010963697