AI 分析2萬人工作習慣模式，告訴你工作達人都怎樣讓效率最佳化--《5%一流人才的超效時間術：用最少努力，做出最大成果》
市面上有很多關於「時間管理」「提升效率」「工作術」等主題的書，不知道你有沒有想過，如果是讓你公司裡績效最好的5%人才來指導你，會不會更有實戰效果呢？而這個想法正是本書試圖要達到的目的。
《5%一流人才的超效時間術：用最少努力，做出最大成果》作者越川慎司曾任職於日本微軟，執掌PowerPoint、Excel等應用程式的專案。2017年他成立商務改革顧問公司Cross River，服務過800家以上的企業，協助客戶旗下員工提升時間使用效率。
越川慎司在本書所採用的方法論簡言之是這樣的：針對21,659 萬名上班族研究對象，藉由AI 分析企業內績效與評價最高的5% 菁英員工的工作紀錄，以及透過問卷調查、觀察與訪談，找出這5%菁英的工作方法，發展成其他人也可仿效與學習的工作術。
台灣之前已經翻譯過他的《共感團隊》《我要準時下班！終結瞎忙的「超．時短術」》《AI驗證！最強PPT製作法》《AI分析，前5％菁英的做事習慣》等書。我覺得這種「用AI找出效率高的人實戰做法」的方式很有意思，的確可以看到一些不錯的做法。
效率超高的工作菁英習慣採取哪些行動？
獨自進行專案或參與專案是工作者常見的工作類型，在《5%一流人才的超效時間術：用最少努力，做出最大成果》書中點出了一般工作者常有的問題：
- 緩慢啟動型：形式步調偏慢，拖到沒辦法才趕工
- 過度慎重導致負面循環型：花太多時間在搜集資料和反覆調整，草率收尾
- 起步暴衝型：初期因過度亢奮而衝刺導致身心俱疲，後期則狀態欠佳，流程管控出問題
而針對菁英們在執行專案的行動特徵，則歸納出六項特色，分別是：
- 迅速展開行動：菁英們能夠快速地行動，不會拖延或猶豫。他們能夠快速地做出決策，並立即開始行動，以確保任務能夠及時完成。
- 確認委任方（上司或客戶）提出的需求：仔細聆聽委任方的需求，並確保自己完全理解這些需求。他們會主動與委任方進行溝通，以確保任務能夠按照要求完成。
- 以終為始，反向推算必要流程：藉以安排過程中的步驟與順序。
- 細分各步驟要處理的工作項目：把整個專案過程拆細之後，就可以善用空檔或零碎時間進行。
- 避免長時間工作，安排足夠休息：避免長時間工作，以確保自己的身體和精神健康，防止過勞或壓力過大。也會在工作之餘進行適當的休息和放鬆，以恢復體力和精神。
- 從容在期限前完成工作，迅速處理下一項目：專注處理完一項專案後再切換到下個工作，避免在過程中切換導致的分心與額外壓力。
用「ABC」思維優化效率
對於進一步落實有效率的工作方式，《5%一流人才的超效時間術：用最少努力，做出最大成果》提出了「ABC切換鈕」的方法概念，幫自己適時切換成高效率模式：
所謂的「ABC」代表以下三件事：
1. Accept 接納：坦然接受過去的行為
無論有多認真，仍可能會發現自己曾經浪費了很多時間和精力。這時，需要學會坦然接受過去的浪費行為，不要沈溺在後悔或否定自己，進而去找出改善過去浪費行為的方法。這樣可以幫助自己更好地管理時間，和提高工作效率。
2. Build 建立：培養一個動工前的固定儀式
在開始工作之前，建立一個固定的儀式可以幫助自己更好地進入工作狀態。這個儀式可以是任何事，例如整理桌面、喝一杯咖啡、做幾個深呼吸、聽一首歌等等。這個儀式可以幫助自己轉換注意力，進入工作狀態，並提高工作效率。
3. Concentrate & Continue 保持專注、持續下去
過程中我們需要保持專注，持續下去。這意味著需要將自己的注意力集中在當前的任務上，並保持這種專注狀態，直到完成任務。這樣可以更好地管理時間，提高工作效率，並達到更好的工作成果。
之所以要善用「ABC」是因為避免自己落入放棄改善、以慣性或慣性面對工作，或是誤把沒有效果的瑣事當成工作的謬誤中。
這些做法還不錯，你得試試
《5%一流人才的超效時間術：用最少努力，做出最大成果》書中介紹了26項個人或團隊的超效工作法，我個人對以下這幾項特別有感：
以輸出為優先，避免過度蒐集無用的資訊
不要蒐集只是「看起來重要」的資訊，例如現在AI當道，就不停地搜集有關AI的各種報導或技巧。這樣只會佔據時間和注意力，並且可能會迷失在資訊的海洋中。相反，要學習如何有效地篩選資訊，只關注對工作有用的資訊。甚至書中提到每天花在搜集資訊的時間要設上限（五分鐘），不要誤把收集資料當成是工作本體了。
手寫筆記是超強工具
許多人會習慣運用數位筆記，然而相較於用鍵盤輸入，手寫可以幫助我們更好地記憶和理解，留下更深刻的印象。另外手寫筆記還有額外的好處：在線上會議作筆記時避免鍵盤生過吵干擾傾聽會議過程。以及在實體會議時，專心寫筆記的動作可以讓與會者感受你認真在參與及紀錄，提升好感，增加溝通效果。
跟三位旁人分享行動目標與截止期限
這個動作能產生兩種效應：「期限效應」會讓自己正視訂出的期限，更容易進入有效工作的狀態。「宣言效應」則會因為在意他人評價，進而強化自己的執行意願。
用指針時鐘幫自己掌握時間
雖然手機或電腦螢幕都可以看時間，但是指針時鐘的長短針與盤面，可以讓我們很直覺的透過視覺感受到「距離期限還剩多少時間」，能夠起更好地提醒作用。
想讓工作達人成為自己的工作教練嗎？那你可以看看《5%一流人才的超效時間術：用最少努力，做出最大成果》整理出來的方法，相信對您會有所啟發。
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