該怎麼列你的待辦清單?

話說我很喜歡看一些提升工作效率的書籍，然後嘗試書中提出的方法，來尋找對自己有幫助的方案。你有想過你是否使用對的方法來列待辦清單? "一流工作者都在使用的待辦清單"作者Damon Zahariades說，大部分的人都盲目的使用某些市面上常見的方法，但卻沒想過自己到底適不適合。

當我看完這一本書之後，我好好反思了一下自己的使用方式是否正確。但其實也沒有所謂真正的正確方式，畢竟每個人遇到的事情，或是情景都是不同的，只能一個一個試試看哪一種方式是所謂的best solution。

我這邊整理出書中很值得學習的幾種方式，並且執行了約一個半月, 目前成效還蠻不錯的，來推薦給大家：

1. 列出一個總清單

把所有該做的事項，想法全部列出。我們的大腦天生就被設計為用來思考而非用來儲存東西的，因此大腦傾存(brain dump)這個動作非常重要。目前我使用印象筆記Evernote來做這個動作，PC或是手機都可以使用，讓我可以隨時隨地瀏覽總清單，確認我是否有什麼事項尚未安排處理。

2. 把大項任務分項

當然總清單把它們全部列出來，也就有需要處理它們的時候, 這種時候就可以把任務視為專案, 列出截止時間、負責窗口(包含你需要跟進他人的任務)、估計這個任務所需的時間。最後在一天/一周結束之前可以把這些任務放進你明天/下周的待辦事項清單中。當然最重要的是，我們都會過度樂觀完成任務的時間，因此放寬預估時間，以防遇到突發狀況或是延遲可是非常重要的!

3. 五分鐘就能處理完的事項不需寫進清單中

我知道你可能我一樣喜歡把To-Do List上的項目完成後打勾或是劃掉的快感，但是五分鐘內能完成的事情，比如說：發個規格給客戶，或是轉傳個訊息真的不用寫在你的本子上。因為打勾或是劃掉的項目讓人有錯覺產生成就感，久而久之你就只處理容易處理的項目了!

4. 變異性小的微型清單

類型不同的任務之間轉換，會產生切換成本，為了降低切換成本，我們應該將相似的任務排在一起，然後一次性的處理。比如說生產力的最大殺手，Line, Skype, Slack或是任何公司內部使用的協作通訊軟體, 跳出來的每一個訊息都是當下任務的干擾。 因此不論是誰發給你的訊息，我們應該統一在一個時間回覆就好，不然轉換成本實在太昂貴了。當然如果對方很急，你會聽到的是你的手機鈴聲，而不是通訊軟體的通知聲。

最後，個人獨家獻上增加任務完成率的小撇步(笑)

5. 使用動賓短語

可能大部分的人看到這四個字有些一頭霧水，其實就是"動詞+名詞"。比如你是個企劃，你在本周結束前要完成OO文案草稿，比起只列了OO文案草稿，加一個動詞在前頭 完成/寫出OO文案草稿，會讓你更有動力去完成這個動作。

最後其實要說的是，書中雖列出了十種待辦清單系統，但作者也很坦白的告訴我們，我們應該要做的是，找出最適合自己的方法，而非我們去適應它 (Find the best way to fit you, not you to fit the way)