閱讀心得 #3 -《搞定！》｜5個步驟，提升時間管理能力的GTD工作系統
書名：《搞定！》Getting Things Done
作者：David Allen
出版日期：2016/10/06
作者：David Allen
出版日期：2016/10/06
作者簡介
本書作者擔任管理顧問與高階經理人輔導教練超過35年。被《快公司》（Fast Company）雜誌稱之為「世界上最有影響力的工作效率思想家之一」；亦獲《富比世》（Forbes）雜誌認同為全美前5大的高階經理人教練、《商業2.0》（Business 2.0）雜誌評選為年度50大重要人物。
GTD 時間管理系統五步驟
一、捕捉 Capture
建立一個屬於自己的「收件匣」，他可以是一個數位的資料夾，也可以是一個實體的辦公空間，然後開始將吸引自己注意力的事物放進去。
收集完所有實體物品後，可以將每個吸引注意力的想法、念頭、專案、或事物分別寫在不同紙或是數位筆記本上，接著便可開始盤點這些內容。
在捕捉完所有吸引自己注意力的事情前，你都不會完全相信，自己有活在個人世界的全貌中。
二、理清 Clarify
對收件匣裡的內容進行「加工」，「加工」這個詞不代表「花時間在那件事上」，而是「判斷那是什麼、決定要採取何種行動，以及按照決策進行安排」。在加工的過程中，我們會決定這項事務的下一個動作是什麼。
可能大部分的人會想一次從收件匣中拿出好幾樣、甚至是一整疊的東西，然後將這些東西全部擺在眼前，試圖一口氣迅速加工。但作者建議一次只加工一項事務，這樣能迫使我們在試圖加工收件匣時，有足夠的注意力與決策能力。
在這裡要注意，不要將東西退回收件匣，要在第一次從收件匣中拿出某項事務時，就決定下一步行動與目標結果。因為人類有所謂的「決策疲勞」（Decision fatigue），人們所做出的每個決策，無論大小，都會消耗掉部分腦力。對一封電子郵件或其他事務做出「不做決定」的決定，也會耗損心力、造成決策疲勞。
決定下一步動作中，我們有幾個選擇：
- 立刻執行 (2分鐘定律)
- 委派他人 (若自己並非最佳人選)
- 延後執行 (放入整理系統中，列為之後再處理的事項)
人們通常不會主動去思考已經累積許久的雜事。你需要有意識地要求自己思考，就像是要求自己去運動或打掃家裡一樣。
三、整理 Organize
將事項分成以下7個類別：
- 專案清單 (Project list)
- 專案支援資料 (Project support material)
- 行事曆行動與資訊 (Calendar actions and information)
- 下一步行動清單 (Next actions lists)
- 等待清單 (Waiting for list)
- 參考資料 (Reference material)
- 將來/也許清單 (Someday / Maybe list)
上述類別可以依照個人需求做更改，要注意的是類別必須在視覺上、物理上及心理上具有明確區隔，以促進理清。
其中，「參考資料及歸檔系統」應是匯集資訊、方便取閱的簡易圖書館，而非關於行動、專案、優先順序或前景展望的各種行動提示。「將來/也許清單」並不是要拋棄的事項，而是某些不確定是否想花時間實踐的事，比如：學西班牙語、買匹馬給朋友、攀登華盛頓山脈、寫一本推理小說，以及買一棟度假小屋等，都是這個類別中很經典的專案。它們在未來可能會成為你參與過最有樂趣、最具創造力的事。
世界上並沒有「完美的」參考資料歸檔系統，系統結構和內容都必須經過高度的個人化決策，並取決於個人捕捉和維持資訊需花費的時間、精力與此資訊的價值。
四、回顧 Reflect
所謂的回顧，其實就是棋類術語中的「復盤」，當對弈者下完一盤棋後，重新在棋盤上把對弈過程重複一遍，藉此看看哪些地方下得好，哪些地方下得不好，哪些地方可以有不同，甚至是更好的下法等，這個把對弈過程還原，並進行研討、分析的過程，就是復盤。
復盤可以是每日復盤或每週復盤，也就是定期一段時間去檢視自己的策略是否有問題，是否在哪邊做錯了什麼，是否哪個部分可以有更好的做法。
檢視行事曆、行動清單，持續更新其中的事物。除此之外，也可以從「大局」中檢視，在工作領域上的年度目標為何？1年後或3年後你會擁有什麼？職涯發展如何？現在過的是自己喜歡的生活型態嗎？從更深層的角度來看，你現在做的事你喜歡的事，還是你必須做的事？
我們永遠都可以用更新的角度來看待願景、價值及目的。
打理好自己的生活與追求幸福的人生是同一件事。 ——艾茵．蘭德
五、執行 Engage
做出最佳行動決策，有3種架構可以幫助你在決定要採取什麼行動：
模式一：抉擇行動的4項限制條件。
條件分別為情境、可用時間、可用精力與優先順序。在選擇行動時，我們要考慮到當時的情境，還有每項行動所需要的時間和精力，最後則是不同行動間的相對重要程度。
條件分別為情境、可用時間、可用精力與優先順序。在選擇行動時，我們要考慮到當時的情境，還有每項行動所需要的時間和精力，最後則是不同行動間的相對重要程度。
模式二：判別每日工作的3種類別。
類別有執行預定義工作、處理突發事件、界定工作。工作過程中難免會有突發狀況，而人們通常都會將壓力及工作效率下降過度怪罪於突發事件；然而，只要清楚了解自己正在做的與未完成的事項，突發狀況也能成為讓人發揮彈性和創造力、追求卓越的好機會。在這場賽局中，最有效的致勝方式，就是妥善判斷並有意識地選擇處理突發事件，而非預定義工作。
類別有執行預定義工作、處理突發事件、界定工作。工作過程中難免會有突發狀況，而人們通常都會將壓力及工作效率下降過度怪罪於突發事件；然而，只要清楚了解自己正在做的與未完成的事項，突發狀況也能成為讓人發揮彈性和創造力、追求卓越的好機會。在這場賽局中，最有效的致勝方式，就是妥善判斷並有意識地選擇處理突發事件，而非預定義工作。
模式三：檢視工作的6種專注高度。
6種高度，從下而上分別是現行行動、現行專案、專注及責任範圍、年度目標、願景、人生目的與原則。優先順序應該由上往下排列，但作者在這裡建議由下往上工作，其主要原因在於這個方向能讓人在一開始時就清空大腦，讓人能有效發揮創造力專注在更有意義、也更難以捉摸的願景上，否則光是辨認出這些願景可能就是個大挑戰。這個方法有很高的彈性和自由度，只要轉個念，這個步驟將會以最快的速度協助人們做出調整。重置願景或目標無需花費任何時間，但學習透過外部工具來流暢地管理、協調且無壓力地執行，則是一種需要練習的藝術。
6種高度，從下而上分別是現行行動、現行專案、專注及責任範圍、年度目標、願景、人生目的與原則。優先順序應該由上往下排列，但作者在這裡建議由下往上工作，其主要原因在於這個方向能讓人在一開始時就清空大腦，讓人能有效發揮創造力專注在更有意義、也更難以捉摸的願景上，否則光是辨認出這些願景可能就是個大挑戰。這個方法有很高的彈性和自由度，只要轉個念，這個步驟將會以最快的速度協助人們做出調整。重置願景或目標無需花費任何時間，但學習透過外部工具來流暢地管理、協調且無壓力地執行，則是一種需要練習的藝術。
邁向成功的最佳狀態，就是立足於自己現在的位置，並妥善使用現有資源。 ——查爾斯．舒瓦伯
清空大腦，因為人腦無法多工處理
已有研究證實，人們無法真正達到「多工處理」的狀態，亦即無法在同一時間將全部的專注力投入到兩件以上的事情；若嘗試這麼做，將會大幅降低成效。(《數位癡呆症》、《和手機分手的智慧》、《平靜的心，專注的大腦》)
書中提到在高科技、全球連網的世界中，我們連休息都會嫌奢侈。就在這樣氛圍下誕生了「怕錯過火車症候群」(Don't-miss-the-train syndrome)。如果在你閱讀這篇文章之際，仍然分心於掛念其他生活事務，或者有股衝動想去收一下電子郵件，確認有沒有重要的新郵件，那麼你就是處在「怕錯過火車症候群」的狀態。有點像是所謂的FOMO (Fear of Missing Out)，錯失恐懼症，深怕自己會錯過什麼。
我深有體會，因為我就是一個很難不讓自己去注意電子郵件還有訊息的人，會常常想去重新整理信箱的頁面或是常常看社群軟體有沒有新的訊息。
書中提供了方法——2分鐘定律，在你遇到一個新事件的時候，若這件事能夠在2分鐘內解決，那就立刻行動，如果沒辦法，那就把他排入下一個行動的類別中，等到未來有空時再來解決。藉由如此來清空自己的大腦，讓自己能夠把專注力放在當前正在處理的事務上。
除此之外，也可以規定一個時段來專門處理電子郵件或社交媒體，努力讓自己不要在這個時段以外的時間，去分心處理。
「不做決定」也沒關係
在這個以知識為基礎的世界裡，每個人需處理的事務皆超過自身所能負荷。要做的事永遠比做得到的多，而且一個人一次也只能做一件事。重要的是如何讓人們能對於自己尚未處理的事項感到安心，也就是說，關鍵在於當下要對「不做」的事和「在做」的事一樣感到自在。
為了清空大腦，留住我們的注意力，我們勢必得有一套「決定不做決定」的系統。將事情從腦海中移除，那麼即使做出「不做決定」的決定也沒關係。
有了完善的工作系統後，我們只要有「收件匣內的東西一定會在一兩天內處理好」的認知，「不停檢查郵件」的症狀就會迎刃而解。
最理想的狀態，是即使我們置身在複雜的世界中，仍然可以體驗到武術家的「心靜如水」(Mind like water)，以及頂尖運動員所謂的「化境」(Zone，或譯為「忘我」、「身心合一」) 的狀態。
讀後感
看完這本書之後，我開始嘗試將GTD工作系統和Evernote結合，目標是打造屬於自己的時間管理系統，並實踐在生活之中。此外，我開始避免讓自己持續處在多工作業的作態下，把專注力留下來，一次只專注在一件事。而我也開始將2分鐘定律運用在電子郵件上，效果相當不錯。
這本書我相當推薦！推薦給那些覺得自己的生活一團亂的人，或是覺得自己快被大量資訊給壓垮的人，推薦給那些覺得自己常常忘東忘西、無法集中注意力的人，以及想要有一套生活管理系統的人。
這是一套非常實用的時間管理系統，期許自己能夠持續精進，早日把GTD系統和我的生活結合。
若你對GTD系統有興趣，想要看到更詳細的解說，可以購買《搞定！》
歡迎追蹤我，用愛心、拍手支持我，並在留言區分享你的想法！
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