文／法蘭西斯科 西里洛（Francesco Cirillo）
「番茄工作法」方法與工具
高效訣竅
這個基本流程為時一天，但也能更短，改為在一天裡多次進行。
實行番茄工作法所須的東西如下：
1. 番茄定時器（圖表2）。
2. 每天早上填寫一張今日工作表：
● 在表頭寫上姓名、日期與地點。
● 依優先順序列出今天要做的事項。
● 「臨時急迫事項」的欄位，在臨時想到其他事項時記下來，本日計畫可依此調整。
3. 事項盤點表：
● 在表頭寫上姓名。
● 逐一記下事項，在一天末尾把完成的事項劃掉。
4. 紀錄表。
用來記下原始數據，以便化為資訊和圖表。依目標不同，這張表可有不同欄位，通常包括日期、描述，及所用的番茄鐘數目，至少每天更新一次，大多在一天末尾進行。
在本書所舉的簡單例子中，「記錄」、「加工」和「視覺化」等步驟直接在紀錄表上完成。
目標一： 找出事項所費的精力
傳統的番茄工作法為30分鐘：25分鐘工作、5分鐘休息。每天開工之際，從事項盤點表挑出想處理的事項，區分優先順序，寫進今日工作表（圖表3）。
展開第1個番茄鐘
把番茄鐘設定為25分鐘，開始做今日工作表上的第1項事項。無論有幾個人在用番茄鐘，該能清楚看到剩餘的時間（圖表4）。
番茄鐘不可打斷：就是25分鐘全拿來工作。
番茄鐘不可分割：沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。最小單位就是1 個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷，該視為失效，就像從未設定過，然後你該重新設定一個新的番茄鐘。當番茄鐘響起，你就在剛才所做的事項右邊畫叉，休息3至5分鐘。此外，番茄鐘響表示當前的事項確實完成（雖然僅是暫時完成），不可以再「多做幾分鐘」，就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。
這3至5分鐘是脫離工作的必需時間，供頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容，而且你能趁機做點有益身心的小活動，以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。這類小活動包括起來走一走，喝杯水，想像下一次假期去哪裡玩，深呼吸或伸展筋骨，跟同事聊天說笑也不錯。
休息時間不適合很費心神的活動，例如：別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話，諸如此類，免得妨礙頭腦整合，損及下一個番茄鐘時段的專注度。你該做的是把這類事項列進事項盤點表，標註特定的番茄鐘時段來做。在休息時間，不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束，把番茄鐘設定為25分鐘，繼續處理手頭工作，直到再次鐘響，然後在今日工作表上再畫一個叉（圖表6）。休息3至5分鐘，再進行下一個番茄鐘時段。
每4個番茄鐘時段，安排一次長休息
每做完4個番茄鐘，進行一次15至30分鐘的長休息。
這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走，不然單純休息一下也行。重點是別做任何複雜事情，否則頭腦無法重組整合，下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。
完成事項
一個接一個時段繼續工作，把該事項做完，然後從今日工作表上劃掉（圖表8）。
特定情況的處理方式：
如果番茄鐘還在走，事項就處理好了，則適用這條基本原則：番茄鐘開始後，一定得響。你不妨趁機做到更盡善盡美，拿剩餘時間檢查工作成果，稍作加強，溫習所學，直到番茄鐘響起來。
如果你在前5分鐘就大功告成，認為這事項其實在前一個番茄鐘時段就處理完了，而且不值得再修改，則可當例外，這個番茄鐘時段不必列入表中。
目前這個事項做完之後，開始做表上的下一個事項，再下一個事項，每個番茄鐘時段和每4個番茄鐘時段後都要休息（圖表9）。
記錄
每天結束時，完成的番茄鐘工作可以印出來留存。更方便的做法可能是用電子表格或資料庫，並從事項盤點表裡刪除已完成的事項。記錄與追蹤的內容則依目標而定。追蹤記錄的初步目標，可以只是記下各事項所用的番茄鐘時數。
換言之，你可能想呈現每個事項所費的精力。這時，能用的欄目如：日期、開始時間、事項類別、事項內容、實際用的番茄鐘數目、成果備註、改進方向或可能難處（圖表10）。這個初步記錄視需求而定，拿筆在紙上列出來也很容易。
如果馬克當初沒記是何時開始做某個事項呢？以番茄工作法來說，事項（或番茄鐘時段）的開始時間不必然得記，重點是記下實際用的番茄鐘數目：實際精力。這是了解番茄工作法的關鍵。由於每天至少追蹤一次，回想開始時間並不難，而且是滿有益的頭腦體操。
高效訣竅
談到回想開始時間，有個實用技巧：從最後一個事項開始，一路往前回推到第1 個事項。
改進
透過紀錄表，我們能觀察自己的實行與安排狀況，有效精進。比方說，你可以自問一週有多少番茄鐘時段用在工作事項和嘗試新事項、平均一天實行幾個番茄鐘時段，諸如此類。你也可以衡量各部分是否有效實行，若無幫助或可省略。
舉例來說，根據圖表10，馬克花10個番茄鐘時段在撰寫、調整與濃縮〈如何學音樂〉一文，似嫌太久，其實大概只須花9個以下的番茄鐘時段就能寫好文章，空出1個以上的番茄鐘時段去做其他事情。
馬克可以自問：「下一篇文章我要事半功倍，花更少力氣，卻能寫得一樣好，但如何達成？哪部分要刪掉？哪部分真有用？哪種調整可提升效能？」
這些提問有助於改進工作方式或讀書方式。在一天的最後，記錄（及之後的改進）不該花費超過1 個番茄鐘的時間。
番茄工作法的本質
番茄鐘標記時間的經過，衡量時間的刻度。若加上人數與事項，則變成衡量精力的刻度。經過計算，我們能說一項工作是花幾個「個人番茄鐘」、「雙人番茄鐘」或「團隊番茄鐘」，分別表示所費的精力。不同人數所須的精力各異，工作量無法加總或比較。
當工作是由單人、雙人或團隊完成，背後的分工合作不同，溝通協調各異，所以個人番茄鐘、雙人番茄鐘與團隊番茄鐘無法直接換算，沒得相提並論。
高效訣竅
假設我們想計算單人、雙人或團隊工作的開支，按工時金額，所費的精力能拿來比較與加總。比方說，一項工作耗費2個「個人番茄鐘」與3個「雙人番茄鐘」。從精力而論，個人番茄鐘與雙人番茄鐘無從比對或加總。然而，如果替工時設定金額，例如：每個時段10美元，則這工作得花2個「個人番茄鐘」乘以10美元再加上3個「雙人番茄鐘」乘以10美元，總價便是80美元。
更多精彩內容，請參考《間歇高效率的番茄工作法》／采實文化出版
