為了治癒拖延症,很多人會使用「番茄鐘工作法」來提升工作效率。然而,根據我的經驗,如果缺乏整體的作息規劃,擠不出幾顆番茄鐘時間來執行任務,工作效率成長的幅度終究有限。
要如何進行整體的作息規劃呢?很簡單,只要10分鐘,完成這幾張表格,馬上就能逮到偷走你的「番茄」的光陰小偷了!
「番茄鐘工作法」近來隨唐鳳談及遠端工作的效率問題而躍上媒體版面。身為一個罹患重度拖延症的患者,我早在幾年前就注意到這個工作法,也試用了好一陣子
起初,的確感覺到短時間內的工作效率有顯著提升,但久而久之,我發現整體而言,工作速率並沒有成長多少。當我開始懷疑番茄鐘的效力時,便停下腳步檢視自己的作息,最後才驚覺,問題並不是出在番茄鐘上。
以沒有課的平日上午來說:我大約七點起床,偶爾賴個床到7點半;起床後,打開電腦在網路上閒晃,就晃到了8點多;接著,換上運動服出外運動,直到9點半左右回來;回家後,又上網逛了一會,便去洗澡、做早餐;一邊吃早餐,一邊看影片,看到一個段落後,才收拾碗盤正式坐在桌前準備工作;為了培養進入工作前的情緒,我打開E-mail檢視信件、點進FB粉絲專頁查看訊息或文章的點閱率……稍微一回神--
「什麼?!已經快要11點了!」
於是,我匆忙拿起手機,設定25分鐘,緊急進入番茄鐘模式。雖然在這25分鐘之內,工作效率奇高,但只進行了兩輪番茄鐘,吃午餐的時間就到了,不得不再度抱著後悔莫及的心情去吃午餐。算一算,一整個上午才工作了50分鐘!
於是,我終於領悟到,不能只把目光放在「番茄」,應該先好好開拓自己的「番茄田」!所以我當下決定,我要重新整頓作息,算算我損失了幾顆「番茄」?
我暫時放下番茄鐘,並且設計了一張「日常作息時間列表」,以一週為單位,算出每週大約花幾小時做什麼事,以及它所佔的百分比。結果顯示:我每週花在上網閒晃的時間就接近15個小時,差不多佔一週的9%--如果這些時間全部拿來執行番茄鐘工作法,可以再運作30顆番茄!
後來,我把這套時間管理的方法搬到課堂上實驗,獲得不錯的迴響,並且在拙著
《我是說在座的各位爸媽--都是作文老師》中加以分享。這學期,我在大學進修部授課,也把這個方法教給這一群半工半讀,時間永遠不夠用的學生。我們來觀摹一篇學生所寫的學習單,順便介紹這套時間管理法的使用步驟:
一、填寫「日常作息時間列表」
如圖,分別填進每週所做的事情、所花的時間後,算出百分比,公式為:
如有小數點,可採四捨五入進位。算完後,一定會有漏計的時數,不太可能剛剛好湊滿168小時,這個部分的時數可計入「不知道在做什麼」當中。
二、繪製「日作常息時間百分比圖」
算出百分比後,再把數字填進百分比圖中,如下圖:
完成百分比圖後,原本抽象的時間分配會進一步具象化,讓你看清你都把時間花到哪裡去了。
三、撰寫「一週作息時間檢核表」
圖表攤在眼前,百口也莫辯。這個時候,我們再來分析一下自己在時間分配上的問題,然後提出理想的分配模式及改善方法就大功告成了。我們可以借助「一週作息時間檢核表」來重新規劃時間。
左半部是「花太多時間做的事」。這位學生認為自己在「玩手機」和「上廁所」兩件事上花太多時間,也找到問題的成因,並且算出可以在這兩件事上擠出5個小時。
右半部則是「花太少時間做的事」。他剛剛擠出的5個小時,便可以分配給這些想多花一點時間做的事情。假如運動時間不算在內的話,她一個禮拜就多出4個小時來讀書、寫作業和閱讀課外讀物,有8顆番茄鐘的時間可以集中心力在書本上。看似不多,但長久下來,她所累積的讀書時間,已經不是一顆一顆的「番茄」,而是一望無際的「番茄田」!
所以囉,跟我一樣有拖延症的你,別一頭栽進番茄鐘裡了。不如先花個10分鐘,搞清楚自己都把時間浪費在哪了,然後重新規劃作息,確實算出能端出幾顆番茄,最後再利用番茄鐘來衝刺,才能把番茄鐘的威力發揮到最大值,成為番茄田的管理者。
延伸閱讀:
- 洪俊彥,《我是說在座的各位爸媽--都是作文老師》(台北:蔚藍文化,2019)。
- 法蘭西斯科.西里洛,《間歇高效率的番茄工作法:25分鐘,打造成功的最小單位,幫你杜絕分心、提升拚勁》(台北:采實文化,2020)。
付費內容(空白日常作息時間列表、日常作息時間百分比圖、一週作息時間檢核表):