建立遊戲規則

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你有碰過客人或主管,下班後還常找你討論公務嗎? 他們想到些想法就發個訊息給你,自己很方便,但卻讓你疲憊不堪。

我想大家都遇過這樣的人,不把別人時間當一回事。坦白說,如果發訊息的頻率不是太高,也不耽誤太多私人時間,誰會很介意的去計較?但有些人真的沒分寸,只顧自己爽快,造成別人困擾還一點意識都沒有。

遇到這樣的問題,你都怎麼做呢?

筆者想建議大家,可以試著建立新的遊戲規則來扭轉局面。善用遊戲規則,可以讓你一手爛牌都能翻身。

先來看一個我親身的經驗。

出爾反爾的主管


幾年前我在成衣貿易商上班時,有個主管熱愛用通訊軟體,常在群組裡下達指令。筆者個人不喜歡用通訊軟體群組作為主要溝通工作的工具:因為群組的訊息裡面,常常資訊是片段的,大家七嘴八舌的,不容易獲得全面、完整的消息;再來就是,事後要找資料也不是很方便。

但我們主管很喜歡手機通訊軟體的便利性,她隨時可以手機敲一敲,做個鍵盤魔人就找到大家;也因為手機通訊軟體的方便,她又睡很少,我們也常三更半夜收到簡訊。其實整組人都很厭惡這個群組對話,但又沒人敢跟她反應。

直到有一次,她在群組裡下達了指令,但她卻出爾反爾,翻臉不認帳因為那個指令她下錯了,造成重要專案不少麻煩,而她不想負責任,大家都很傻眼!

當時團隊整個慌了手腳,紛紛開始回顧群組的對話。但群組對話一人一句的,有時大夥兒還聊個天,實在不容易找到很明確的佐證。

我們即時私下開了個會,決定在這個節骨眼,跟主管攤牌。

我們趁這個機會,建立一個新的溝通守則—懇請主管以後避免用通訊軟體來佈達重要的指令。如果不能當面溝通,希望用email的方式來談專案,因為群組對話容易造成溝通上的誤會。

對的,我們建立了一個新的遊戲規定,禁止她用通訊軟體跟大家談公事。這不僅扭轉了我們在工作上長期收到訊息轟炸的窘境,也徹底解決了半夜收到主管簡訊的夢靨。
這個新遊戲規則,的確讓主管沒那麼方便的操控大家,但我們團隊也沒給她太多選擇,畢竟她失信在先,而且她心知肚明。還有就是,下班時間用通訊軟體交代工作的加班時間,誰也沒跟她算過加班費,她也不敢多吭聲。

再說,寫信出來的指示比較深思熟慮,對大家都是好事。回頭看,強迫主管發信來溝通工作事項,絕對是我們團隊做過最好的事了。從此之後,主管下達指令時謹慎許多,跟她工作也變得有效率又輕鬆。

建立遊戲規則


建立遊戲規則這一招,在很多情況下都可以幫我們身處逆勢而站穩陣腳。

包括像績效考核的KPI設定 ,這也是一個絕佳機會,讓下屬跟上司好好溝通協商,彼此認為怎樣才是合理考核的遊戲規則。如果你認為某工作事項佔據了你很多的工作時間,記得一定要在這KPI的遊戲規則裡,跟上司講好拉高此工作的比重。談判時千萬不能客氣,因為你客氣了就吃虧了,主管才不會心疼你。

幾乎所有的遊戲規則的建立,都是可以用來解決些問題的。舉例,幾年前在某個工作裡,我們行銷團隊常收到各部門的圖檔製作需求。大家每次要美編製圖、行銷想口號時,都很趕時間,而需求又不一定說得清楚。常常就變成各部門爭先恐後地要行銷團隊先處理他們的需求,而美編跟行銷同仁在重工,永遠在加班,相當的水深火熱。

我們讓自己從泥濘中爬出來的方法是,趕緊生了一個圖檔製作需求單。這個「需求單」是個新的遊戲規則,各單位必須填寫清楚需求,行銷部才按案件緊急度等去安排作業。

自從有了這個需求單後,行銷同仁加班頻率降低,各單位也不再這麼常的氣急敗壞地跑到美編同仁旁要東要西,大家都鬆了口氣。

筆者身邊有個朋友因為見多識廣,常有人找他做商業諮商等事,但又不願付費來尊重他的時間及專業。我給他的建議是,趕緊訂個諮商的鐘點費,相信有了這個新的遊戲規則後,再也不用擔心會有想佔便宜的閒雜人等上門了!

結語


建立遊戲規則,其實跟馬路上有著紅綠燈信號來維持交通秩序沒兩樣。有了這些規則,才能避免不必要的紛爭。

筆者認為,當面臨困境時,尤其當你處在下方時,試著跳脫思維,想個方法建立新的遊戲規則,讓新規矩來幫你扳回一城。

回到文章開頭說的,如果有客人老是在你休息時間找你談公事,請你勇敢的告訴他在上班的時間找你,跟他訂一個小小的溝通協定,我相信客人會尊重你的。

如果有人老是仗著你熱心助人的來佔你便宜,那也請你堅定的拒絕繼續做白工,改變遊戲規則,不再免費做事又受氣!

謝謝你的閱讀,我們下次見!
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