主管的溝通與詢問能力(下)

接續上一篇文章，窗口很想幫助所有申請人，但實際上，不能遵守程序的申請人，不能隨便的開放例外，不然就對其他人不公平：

怎麼也會引發人胡亂猜測吧！為何昨天他來申請就可以，今天換我來就不行？一定會被這樣問的。那與其如此，一開始就不該開放例外就算開放了也該說明清楚下不為例，以杜爭議。所以以申請者的角度來看，如果有難溝通的窗口，可能是有其背後的原因，先前一定有人惹毛他，讓他不斷被主管罵，所以才會把自己武裝起來，寧願讓申請者怕他，也不願讓人覺得好欺負。

除了不要輕易開先例之外，另外一點則是，窗口在向主管報告前必須要把可能會被問到的問題先準備好，才不會到時一問三不知。窗口不知道，主管就更不可能知道了，如此就是一個爛掉的徵兆。所以當主管的不能全盤接受部下所傳遞上來的訊息，必須要去思考去判斷才行。這是主管的把關作用所在。例如部下說A個股十分有潛力值得購買，那主管就這樣接受了嗎？是不是應該問一下為何不選同類的B個股？等到多一些資訊進來再做判斷，不然只想為流於聽信片面之詞，而沒有足夠的決策空間。

因此，對於部下的報告，必須要有詢問的程序才是。尤其對於和先前情況不同的案子，更有必要加以了解。如果有些資訊是部下所無法取得的，才會需要由主管親自出馬來處理。由主管出馬去了解，可以獲得更多的情報回來。主管直接對上其他部門的主管，自然可以聊的更深入，到底有什麼資料是不方便提供的？或者是這是為何又是急件？到底什麼事這麼急？是金額特別龐大嗎？還是急著要貨，所以要趕快談？這些都是主管可以特別去了解的。去取得重要資訊，以及提出問題，這就是主管應該做的。不是只會蓋蓋章，打打考績就行。而不是主管的人，也該時時把握住原則，並保有問題意識，將資訊完整呈現出來，不管是對主管或其他團隊成員，才能真正發揮出應有的效果。

月光覺得，把握原則及問題意識真的很重要，不管是在哪個部門都一樣，這樣做起事來才能順順利利，而不會成為夾心餅乾，真的是很難做！不是抱怨一下就算了，而是會影響到整個部門的運作！