各司其職很難嗎?

更新於 發佈於 閱讀時間約 2 分鐘

職場上總有一些事很弔詭,分工越細,越是詭異…。
一個中型以上的企業,採購到付款的流程作業是分開的,除了分工外,更大的功能是防弊。
採購端在完成採購流程後,訂購資訊傳至倉管端,倉管端依訂購資訊驗收後,驗收憑證單據再傳至財務會計單位進行付款。
也許就是作業流程太順暢,導致中間發生任何異常,都可以輕而易舉的推回流程的最開端…。

今天,財務單位付款產生問題,至電倉儲表示「發票有些問題,請跟廠商確認。」倉管跟廠商初步聯繫後,廠商端表示「公司端這邊沒發現有什麼問題,但如果要抽換,公司端可配合。」倉管主管了解後,因為有些問題想釐清,所以暫時先不抽換發票。

詭異的是,這張待處理的發票傳到了採購手上…;因為相關主管間討論決定,廠商跟採購比較熟,若最後決定要抽換,請採購協助更換。
一個從未收過發票的職位,要去跟廠商換發票,原因只是因為「廠商跟採購比較熟」…。

如果是你,你會拒絕嗎?

主管的說詞是…
你跟廠商比較熟,溝通比較沒問題。
事情怕會托比較久,怕單據遺失,交給你比較放心!
沒有要你去釐清問題原由,後面該怎麼做,主管會再通知你,不用擔心。
也不是什麼大事,一通電話而已,不要這麼計較。

我想事情發展到這裡,許多人就算不甘願,心裡罵一罵也就吞了。

但職場上各司其職真的這麼難嗎?
如果主管不介入,我想,不難。

換個方式說,如果倉管人員未報告主管,直接抽換發票,也許問題就解決了。
所有事情到了主管那,都變得複雜…;因為他們想釐清問題。
釐清問題並不是壞事,只是主管只把他當異常事件處理,
卻忘了,
所有的異常處理後,如果不能接回正常流程,下次再發生時它還是異常事件。

下次再發生相似案件,
倉管跟會計還是跟廠商不熟,還是不會保管待處理的發票…;
然後發票會自動傳到採購。

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深秋的芒草的沙龍
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讓我們用「九型人格」從行為、態度、內心發展與精神變化中,觀察自己的行為,並理解行為的動機。從探索所作所為背後的原因開始,一步一步改掉不適當的自我認知,逐漸成長為更完善的自己。
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