【公關公司】怎樣的邀約規格才算夠禮貌?

台灣公關產業圈這兩天發生了一件不是太大的事，應該也已有許多公關產業朋友們，透過FB上知悉了這個邀約糾紛事件始末，不過我們覺得這件事情帶來的感觸頗深，頗值得自己記錄下過程、並進一步反思自己的公關實務溝通技巧該如何做得更好、更周延，以保護好公關人員們自己。

某公關公司承辦藥廠舉辦的醫師研討會活動，為了在例行研討會流程上做出新意，希望加入一些新課程元素來提高參與醫師的滿意度，因此特別規劃了一堂「自媒體經營」課程，想邀請 (有醫師背景的網紅?) 或 (有網紅背景的醫師?) ，來進行這個主題演講。

公關公司同仁找到了想要邀請的該名醫師FB粉絲團，用FB私訊方式向該名醫師發出活動邀請，結果收到訊息的醫師可能因誤解了私訊內容中的研討會科別歸屬，所以發布一篇粉絲團公開貼文，不指名的抱怨了一下這家公關公司，抱怨焦點在調侃公關公司竟然搞錯了自己的科別，並由此質疑該公關公司專業，也提到藥廠客戶委託這種公司”金價五告衰小”，這篇文章隨即引來許多醫師粉絲團網友的聲援。(備註：從該名醫師分享的截圖，不確定該名醫師是有先回覆公關公司同仁私訊，還是直接就先公開PO文批評)

該名負責的公關公司同仁後續二次發訊給醫師，雖以道歉開頭，但從後續的說明內容可感受到其覺得對醫師在粉絲團公開發文的指教感覺委屈，並在內容中特別向醫師澄清說明他們非常明白該名醫師並非是此研討會的科別，但課綱規劃是「自媒體經營」主題，意思應是該名醫師科別與研討會科別不符其實並不是問題，也指出醫師若覺得不妥可直接回絕邀請即可，所以此名公關公司同仁也對該醫師將此商業溝通內容，放在FB粉絲團上讓網友公審的做法非常不以為然。

結果，醫師收訊後感覺到更為光火，再度公開發文、明白指名痛批該公關公司並附上對話截圖，不過有趣的是，該名醫師這次的抨擊主題話鋒一轉，將抱怨方向轉移到對照過往自己的醫師身分、學長姊、大咖醫師的邀約經驗，受邀流程多是採用更為正式的E-mail、正式邀請函或負責人直接致電、親自拜訪等做法，僅用私訊邀約讓該名醫師深深感覺不受尊重，因此在這個角度上，再次嚴厲的、公開的教訓了一下公關公司，大罵這樣的邀請方式不尊重醫師，並進一步質疑該公關公司與同仁的專業度，可想而之，粉絲團的網友們再度湧入炎上。

這時，另名網紅無預警地自行跳入戰局，連續多篇公開發文指該名醫師是否有大頭症，並說他自已的個人商業交涉經驗，用粉絲團私訊溝通是極為正常的邀約方式，這端立場也號招了許多網友留言支持。

目前兩造已進入在各自同溫層中各擁其主，自說自話的態勢，後續也不必再追蹤進展。

不過，分享完上述事件背景後，我們特別想進一步分享的切角，是公關工作在本質上需和許許多多不同類型的利益關係人進行頻繁的溝通、對話與合作，不同身分與角色的關係人(媒體記者、政府官員、產業意見領袖、網紅、專家學者、客戶主管…等等)，都有各自習慣或遵循的對話格式，而且公關公司常常會是不同關係人的好用出氣包，一個不小心公關人員犯了點錯，常馬上就會被相關人等上傳社交平台PO文公審，或是直接去找客戶告狀出氣，所以代理商人員代表客戶的對外聯繫，特別是格外重要的人物時，有些的確是純抱怨，有些則可能是想要擺架子，一定要小心小心小心再小心。

通常還沒聯絡過這個對象前，又沒有管道打聽時，自然對其習慣的模式與風格一定沒有掌握度，稍一不慎，蠻容易在第一次溝通就給對方留下不好印象，不過每個對象的風度不同，反應的方法也大異其趣。

「所以最安全的方式，就是至少第一次先把所有禮數全做足做多，等真正接觸過後再依照觀察到的對象習慣來調整溝通風格」

這也就是為什麼許多人接到公關人員的第一次接觸時，會覺得常常都是文謅謅的咬文嚼字，因為除了用字遣詞「必須」極其有禮貌，字字斟酌可更為安全外，在形式上多數也至少會先用E-mail來進行，或是真的沒辦法，就先社交平台私訊簡單說明活動邀請來意，詢問後續如何補上正式邀請函與詳細內容說明或直接致電邀約，這樣可在態度上顯得正式、安全一些。

本次事件指引出的重要問題：是公關公司在與目前社交平台上的許多網紅互動實務，的確常是直接使用私訊功能來進行對話，且許多網紅也對這種溝通、邀約方式沒有不受尊重的感受，所以是還蠻常見的溝通做法。

不過本事件的關鍵落差，應在於該名網紅的真實身分是一位在社會上受到高度尊重的醫師，所以自然其經驗視野中，一定有其既有覺得受尊重的演講邀請規格期待，而公關公司同仁顯然疏忽了這點，採用與網紅互動的例行做法來與其溝通、邀約，所以才導致後面這一連串的擦槍走火。

從對話截圖來看，持平而論公關公司同仁的用字遣詞，還頗有禮貌，但在科別問題上，訊息內容的確沒有預先考慮該名醫師的不同科別身分，看到訊息後可能會產生誤解的問題，結果也顯然導致醫師誤解發布了第一篇嘲諷文，且後續第二次回覆，公關同仁的訊息也多了一些情緒夾雜在字裡行間，所以導致問題擴大，

不過我們認為公關同仁碰到這種情況會有情緒很正常，不應太過苛責該名同仁，可當作學到了一次從事公關工作人人都會碰到的慘烈經驗，這就如同過往許多不論資深資淺的公關代理商人員，也有時會因不夠謹慎而犯了一些錯誤時，就會被記者朋友們、客戶朋友們、名人朋友們毫不留情地公開在社交平台上貼文批評、嘲諷，這些難受的挫敗經驗，事過境遷再回過頭來看，一定可讓你的公關專業視野變得更加強大。加油!