組織化的邏輯，生產力倍增的秘密

若要說 2021年在工作上帶給我最大的轉變，就是我開始學習如何組織化我的工作流程，而帶給我的巨大回報，便是讓我的工作效率更好，也能將時間專注在更重要的創作上，生產力大增，而這一切都得歸功於我下定決心的那一天，讓我的工作流程組織化。

Notion 這套工作軟體帶給我很大的幫著

嘗試組織化的契機

恰巧在 2021年的 3月，由於舊電腦頻頻出狀況，公司替我換了一台新電腦，舊電腦裡的檔案並沒有做好完全的備份，處於一個雜亂的狀態，雖然最後大部分檔案都已救回，但這次的經驗讓我體悟，我必須更嚴肅的看待檔案管理，才能在類似狀況發生時好整以暇。

我需要什麼樣的組織

因為每個人的工作性質都不一樣，組織化的過程與形式也不會完全相同，先來分享一下我本身職業的工作流程，如果還不認識我的朋友可以到這篇文章看看，想更了解的話也歡迎追蹤我的 Instagram 以及個人網站。簡單來說，我大部分的時間是一名動畫師和設計師，透過軟體製作動畫，過程中會有許多素材需要使用，例如說影像、圖片素材、設計稿件、配音、配樂等等，而時常也會有客戶需要回頭修改舊的檔案，也可能會在其他的專案中素材與動畫效果交互使用，原始製作檔的保留就變得相當重要，這時候若沒有做好檔案管理，就會導致效率大幅降低，更嚴重的情況是誤刪檔案，而導致資料消失。

以上是我過去執行一個專案會開啟的資料夾，需要經手音樂、素材、設計圖稿、輸出編碼等等資料

雲端化管理，檔案輕鬆同步

在我領悟到這件事後，我開始嘗試將檔案都製作在雲端上，無論是 OneDrive, Dropbox, GoogleDrive 等，現在的雲端整合系統已經做得非常方便，身為設計師與動畫師，需要時常儲存與取用大量的影像、照片、設計稿，這項功能幾乎成為必須，第一是電腦儲存空間有限，第二是儲存在雲端上，比起儲存在傳統硬碟上更加保險（當然擁有第二第三個儲存點更保險）。而透過這種方式，即便我下班回到家了，仍然能夠連網使用家中的電腦緊急處理案子，而毋需再使用傳統硬碟，來回地拷貝檔案，或者是再次上傳等等，同步化無疑是數位工作者都該嘗試組織工作流程的第一步。

雲端整合系統的進步，只要設定完成，就會讓你像是使用自己的電腦開檔案一樣簡易方便，共享檔案也非常容易

學習層級式的分類檔案

當然有了雲端同步化，你依然不見得能將檔案整理好，因為你只做到同步化。但眾多你經手過、需要協作的檔案，仍然需要透過分類才能一看就懂。於是我開始動手寫下，每次動畫專案開啟時，會經手的檔案以及需要交遞出去的檔案，該如何建立出一個系統，於是就產生以下的樹狀圖。

每次的動畫專案我都會盡量使用一樣的資料夾範例，來讓自己的記憶也落實這樣的習慣，這樣無論是在抓取檔案抑或是分享檔案都相當方便快速，但目前這還是個人的形式，未來我會希望將這套模式漸漸帶入公司的專案，讓公司也有一套自己的檔案管理系統。

使用 Notion 管理專案，確保大家都有共識

在一次替新加坡的 Agency 工作時，對方分享給我專案的 Brief，我發現他們活用 Notion 將資料整理得非常詳細，除此之外，每個專案參與者都能加入並且留言給予回饋，或是提供關於專案的新資訊，確保 Everyone is on the same page，這亦正是我嘗試接觸國外 Agency 的原因之一，我想藉此機會學習他們的流程。於是乎，我也在今年將這套模式帶入公司的工作流程，每一次的專案開啟時，我都會將細部資料、參與的同事等等，統統整理在一個 Notion 上，並且釘選在 Slack 的首頁，透過這種方式，所有人都能快速了解專案狀況，也能隨時透過電腦留言反饋，提升了工作以及資訊流通的效率。

Notion 提供多樣化的標籤與內容格式，是用不同的專案情況

組織化的下一步

透過雲端作業，讓我隨時隨地都能存取檔案，不再擔心檔案沒抓到或是檔案消失，而使用 Notion 管理個人化與工作專案這部分也正開始，我推薦大家可以去深入了解 Notion 這套軟體，以及看看侯智薰的課程，他在使用 Notion 管理這方面相當專業，好好的管理流程確實能大幅提升效率，不再慌慌張張、掉東掉西，而能更專注在重要的設計創作上，而目前自己的工作流程又加入了寫文章與準備課程，當然還有更個人的其他事項，我也希望逐步能將這些事情共同整合在一起，變得更有組織也更加有效率，屆時若有成果也會在方格子繼續與大家分享！

嗨！我是丞平，著迷於視覺藝術、設計與圖像，深信文化是人類最強的力量，致力於工作中創作、學習與分享。拙作涉入藝術設計文化，更著眼於藝術設計工作者，如何成長，思考、經營並且增加自己工作的價值，如果你認同我的理念並覺得有幫助，歡迎追蹤、留言、贊助，就能即時獲得好內容。我的臉書專頁也會定期整理推播藝術設計相關的內容，歡迎跟著我的文字，盡情享受文化藝術。