組織化的邏輯,生產力倍增的秘密

更新於 發佈於 閱讀時間約 5 分鐘
若要說 2021年在工作上帶給我最大的轉變,就是我開始學習如何組織化我的工作流程,而帶給我的巨大回報,便是讓我的工作效率更好,也能將時間專注在更重要的創作上,生產力大增,而這一切都得歸功於我下定決心的那一天,讓我的工作流程組織化。
Notion 這套工作軟體帶給我很大的幫著
嘗試組織化的契機
其實一直以來,我都嘗試要讓自己更有生產力,拜讀了《Deep Wrok 深度工作力》《最有生產力的一年》以及《輕鬆駕馭意志力》等書,想嘗試組織化我的工作流程,並且能夠適當地管理我的意志力、專注力,但總是事與願違,原因可能出在組織化這件事本身,需要花費大量的精力建立好模組,才有可能藉由習慣讓這件事變得輕鬆。
恰巧在 2021年的 3月,由於舊電腦頻頻出狀況,公司替我換了一台新電腦,舊電腦裡的檔案並沒有做好完全的備份,處於一個雜亂的狀態,雖然最後大部分檔案都已救回,但這次的經驗讓我體悟,我必須更嚴肅的看待檔案管理,才能在類似狀況發生時好整以暇。
我需要什麼樣的組織
因為每個人的工作性質都不一樣,組織化的過程與形式也不會完全相同,先來分享一下我本身職業的工作流程,如果還不認識我的朋友可以到這篇文章看看,想更了解的話也歡迎追蹤我的 Instagram 以及個人網站。簡單來說,我大部分的時間是一名動畫師和設計師,透過軟體製作動畫,過程中會有許多素材需要使用,例如說影像、圖片素材、設計稿件、配音、配樂等等,而時常也會有客戶需要回頭修改舊的檔案,也可能會在其他的專案中素材與動畫效果交互使用,原始製作檔的保留就變得相當重要,這時候若沒有做好檔案管理,就會導致效率大幅降低,更嚴重的情況是誤刪檔案,而導致資料消失。
以上是我過去執行一個專案會開啟的資料夾,需要經手音樂、素材、設計圖稿、輸出編碼等等資料
雲端化管理,檔案輕鬆同步
在我領悟到這件事後,我開始嘗試將檔案都製作在雲端上,無論是 OneDrive, Dropbox, GoogleDrive 等,現在的雲端整合系統已經做得非常方便,身為設計師與動畫師,需要時常儲存與取用大量的影像、照片、設計稿,這項功能幾乎成為必須,第一是電腦儲存空間有限,第二是儲存在雲端上,比起儲存在傳統硬碟上更加保險(當然擁有第二第三個儲存點更保險)。而透過這種方式,即便我下班回到家了,仍然能夠連網使用家中的電腦緊急處理案子,而毋需再使用傳統硬碟,來回地拷貝檔案,或者是再次上傳等等,同步化無疑是數位工作者都該嘗試組織工作流程的第一步。
雲端整合系統的進步,只要設定完成,就會讓你像是使用自己的電腦開檔案一樣簡易方便,共享檔案也非常容易
學習層級式的分類檔案
當然有了雲端同步化,你依然不見得能將檔案整理好,因為你只做到同步化。但眾多你經手過、需要協作的檔案,仍然需要透過分類才能一看就懂。於是我開始動手寫下,每次動畫專案開啟時,會經手的檔案以及需要交遞出去的檔案,該如何建立出一個系統,於是就產生以下的樹狀圖。
每次的動畫專案我都會盡量使用一樣的資料夾範例,來讓自己的記憶也落實這樣的習慣,這樣無論是在抓取檔案抑或是分享檔案都相當方便快速,但目前這還是個人的形式,未來我會希望將這套模式漸漸帶入公司的專案,讓公司也有一套自己的檔案管理系統。
使用 Notion 管理專案,確保大家都有共識
在一次替新加坡的 Agency 工作時,對方分享給我專案的 Brief,我發現他們活用 Notion 將資料整理得非常詳細,除此之外,每個專案參與者都能加入並且留言給予回饋,或是提供關於專案的新資訊,確保 Everyone is on the same page,這亦正是我嘗試接觸國外 Agency 的原因之一,我想藉此機會學習他們的流程。於是乎,我也在今年將這套模式帶入公司的工作流程,每一次的專案開啟時,我都會將細部資料、參與的同事等等,統統整理在一個 Notion 上,並且釘選在 Slack 的首頁,透過這種方式,所有人都能快速了解專案狀況,也能隨時透過電腦留言反饋,提升了工作以及資訊流通的效率。
Notion 提供多樣化的標籤與內容格式,是用不同的專案情況
組織化的下一步
透過雲端作業,讓我隨時隨地都能存取檔案,不再擔心檔案沒抓到或是檔案消失,而使用 Notion 管理個人化與工作專案這部分也正開始,我推薦大家可以去深入了解 Notion 這套軟體,以及看看侯智薰的課程,他在使用 Notion 管理這方面相當專業,好好的管理流程確實能大幅提升效率,不再慌慌張張、掉東掉西,而能更專注在重要的設計創作上,而目前自己的工作流程又加入了寫文章與準備課程,當然還有更個人的其他事項,我也希望逐步能將這些事情共同整合在一起,變得更有組織也更加有效率,屆時若有成果也會在方格子繼續與大家分享!

嗨!我是丞平,著迷於視覺藝術、設計與圖像,深信文化是人類最強的力量,致力於工作中創作、學習與分享。拙作涉入藝術設計文化,更著眼於藝術設計工作者,如何成長,思考、經營並且增加自己工作的價值,如果你認同我的理念並覺得有幫助,歡迎追蹤、留言、贊助,就能即時獲得好內容。我的臉書專頁也會定期整理推播藝術設計相關的內容,歡迎跟著我的文字,盡情享受文化藝術。
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