【新鮮人專題】職場上的電話禮儀-接電話篇01

《接電話》01

一般來說，大部分的公司都會有自己的一套電話招呼語。

例如：「XXXX公司/部門您好，我是OOO，很高興為您服務。/有甚麼需要幫忙的嗎？」

如果公司沒有硬性規定，可以觀察其他同事怎麼接電話。

接下來，在進入正題之前，應該先了解對方的身分，至少知道哪個部門哪個名字。

之前我有同事遇過，打電話來的人講不清楚自己的身分，同事也沒問清楚，結果要回覆電話時，找不到應該回覆的人；或是對方來電是假冒別人的身分，實際上是別人(尤其金融保險業更需要確定來電者身分)。

另外一個問題是，有些事情怎麼處理會依據對方的身分而定，如果搞錯身分可能會很尷尬。

舉例來說：來電者詢問津貼，大部分公司針對不同的職級會提供不同金額的津貼，如果因為搞錯對方的身分而回答錯了，那就糗了。

所以接電話起來，先搞清楚對方的身分，畢竟電話不像見面，沒辦法看對方長相就能知道身分。

一般來說，對方來電應該會主動報上部門跟名號，若對方沒有，電話一來就劈哩啪啦講起來，可以找一個適當的時間打斷對方詢問，因為不知道對方身分，所以通常我會這樣說：「這位長官，不好意思，我剛剛沒有聽清楚，可以麻煩您再告訴我一次您的姓名和部門嗎？」

補充：通常公司都會有組織圖跟分機表，可以把常會往來的部門名單和分機印出來，放在透明資料袋裡面，跟其他常用重要資料彙整成一本，方便可以邊講電話邊翻，快速確認對方身分。

搞清楚對方的身分之後，再來談事情。