拒絕吃悶虧!你一定得學會的職場軟實力:人際溝通

2022/06/01閱讀時間約 6 分鐘
溝通是一門藝術,同時也是一項很重要的技能,不論是平時與人相處之間,在職場中也是個重要的軟實力;和不同的人互動是我們在工作中常常要做的事情,很多職場新人面對要如何維護人際關係,都會感到很頭痛,那究竟需要注意哪些技巧才能夠更好的促進溝通呢?快跟著我們的腳步,學習職場所需的溝通技巧吧!

為何該學習人際溝通技巧?認識職場溝通的重要性

不論身在何處,溝通都是一項相當重要的技能。人際交往能力強的人,往往可以快速建立良好的人際關係,並能與他人很好地合作,而大部分人們也比較喜歡與具有良好人際交往能力的同事一起工作。
而擁有較良好的人際交往能力的其他好處,包括解決問題和做出正確決定的能力;可以透過人際溝通技巧和理解他人的能力,來為團隊找到最佳解決方案或做出最佳決定。
許多公司或HR都會偏好僱用具有較強人際交往能力的人,因為這些人通常在團隊中可以有很好的表現,不僅能成為優秀的領導者,也可以為團隊帶來積極正向的能量。
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學會6大職場溝通技巧,輕鬆與主管、同事合作相處

一、有效溝通
職場人際溝通的第一步,是要確保這次的談話是有效率而且舒服的。如果是私底下的談話,除了要以清楚、簡潔有力又專業的語言,向對方表達我們真正想表達的內容,也不能太具有攻擊性。
在會議上的溝通更是重要,在發表意見前可以先屢清楚思緒跟邏輯,當在解釋事情或跟客戶交談時,尤其要避免使用過於複雜或技術性的語言,盡量簡單明確的表達。最重要的是 1. 有條有理 2. 自信不空泛 3. 簡潔有力而且專業
二、積極傾聽
除了說與表達,釐清對方的需求也是溝通中重要的一環。互相理解對方的意思才能夠達到滿意的溝通效果。積極傾聽包括不僅要注意對方在說什麼,還要注意他們的肢體語言和眼神。傾聽不僅可以從對方的口中獲得重要資訊,同時也能夠讓對方感受到尊重,進一步建立信任的關係。
專心地傾聽也可以讓你更了解主管的指示與需求,避免雞同鴨講,也能避免日後工作時因溝通有誤而出紕漏。
三、善用身體語言
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如果你給他人的第一印象是文質彬彬、衣著整潔、動作優雅、面容和善、眼神柔和而堅定,嘗試與你交流的人也會更加放鬆,如果你的第一印象截然相反:面部僵硬、眼神冷漠、衣著不整,那其他人只會想離你遠遠的。
第一印象常常決定了人際交往有沒有可能繼續下去,因此,第一次與人見面時,練習放開你的肢體,表現出鼓勵信任和積極。
四、保持同理心
同理心,也稱為情商,是從他人的角度理解他人情緒、需求及想法的能力。職場中出現問題時,往往會因為每個人身處的崗位不同,而產生意見紛爭。此時,若有一方能持著同理心,設身處地考慮,就能更快釐清問題。善解人意有同理心也可以讓對方更好理解你的想法,增加說服成功的機率,提高士氣和生產力,並有助於防止員工之間的誤解。
五、只針對當下狀況、對事不對人
職場中難免會出現爭執,此時記得只針對事件本身進行檢討,而非針對犯錯者責罵。並且要以真誠的態度和用語,告訴對方「我是來溝通,不是來吵架」。同時避免出現「每次都」、「總是」等用詞,這些用語不僅容易以偏概全,也像是全盤否定對方的努力。如果想要提醒對方注意報告的效率,可以用「這次的報告中數據有些模糊,這點需要大家共同努力」來取代「你怎麼連上台報告都不會或你工作做不好」等,讓話語聚焦於當下的狀況,會使對方更容易聽取意見。
六、聚焦在團隊而非個人
在溝通過程中,注意人稱的使用,不要總是以「我」為中心,這樣除了彰顯自己的驕傲、惹對方反感外,沒有絲毫益處。簡單來說,我們要儘量少用:「我認為……」、「依我看……」、「我一直是這麼以為的……」等這樣以自我為中心的言語。可以將上述的主詞換成「你」或「各位」,比如說:「你認為這種方法是否好一些?」、「各位覺得這種方式行嗎?」⋯⋯等,用詢問對方意見的方式,也可達到彼此意見交流的目的。透過鼓勵讓所有成員都能夠有參與感並積極表達自己。

如何提高人際交往能力

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1. 找出你需要改進的地方
可以徵求同事、經理、家人或朋友的反饋,了解自己需要加強跟改善的人際溝通領域。
2. 觀察他人:
透過觀察你欽佩和尊重的同事、公司領導和專業人士來學習。觀察並傾聽他們如何交流以及他們使用的肢體語言。注意他們的語氣、說話的速度以及他們如何與他人互動,最後內化成自己的技巧與習慣。
3. 學會控制自己的情緒
人在理性的情況下才可以進行有效率的溝通。如果你常處在一個歇斯底里的狀態,不僅別人不敢跟妳進行交流,你也很難聽進別人給你的建議。
4. 多練習
你可以多與人交流,參加一些活動、聚會或工作坊,將平日積累的技巧發揮出來,同時請他人或老師給予你一些回饋。更多的練習除了熟能生巧外,也可以幫助你建立自信,找到更適合自己的溝通模式。
5. 專注,避免分心
與他人互動或交流時,請收起手機或其他會影響你注意力的器材。讓其他人感受到你的專注與認可。當你在說話時,你也會希望別人認真的傾聽你的內容,所以當別人說話時,互相尊重非常重要。
人際溝通技巧可以幫助您在工作場所提高工作效率,與同事建立牢固而積極的關係,並順利有效地完成團隊項目。良好的人際交往能力可以影響整個團隊或部門的士氣和生產力。
總結來說,職場人際溝通技能都不是艱深的技能;好的職場溝通方式就是學習多加聆聽「對方」的需要,而不是「自己」的想要、學習從對方的角度出發,用專業、清晰、簡單的方式,向對方表達資訊。如果能將這些技巧與生活合而為一,應用在各種社交、互動場合,可能會默默地多交到許多朋友,或讓朋友更信任、喜歡你。讓你能在瞬息萬變的的社會中更柔軟,具備更好的軟實力。應對多變挑戰。
作者Indeed Editorial Team |主責編輯 同頻共振團隊 王妙瑜
參考文章:https://reurl.cc/o1reRq
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過去在職涯階段累積跨國內外的經驗,有著不同的職能與優勢,善長專案管理、行銷策略規劃與課程設計。相信「比起在職涯上的經驗累積,更需要釐清自我以追求最適自己的人生道路」從零到一跨領域成為一名職涯諮詢師,成為每個人的生涯陪跑教練;實踐使命、發揮影響力、引起迴響、產生共鳴,協助他人。
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