從會議...看出公司-獲利、治理、員工能力...你真的懂開會嗎？
你能從一場會議中，就看出公司的獲利能力、管理能力及員工能力嗎 ?
要是你不知道這些隱藏在會議中的密碼，那希望接下來的內容會對你有幫助...
通常來說，我們在公司時，除了自己所執掌的業務工作外，最常被公司要求進行的活動，應該就是 "開會" 了。除了日會、週會、年會...。有的公司甚至還會有月會、季會、半年會。而各類型的會議當中，最多的應該還是，老闆、主管有事沒事就突然喊你去開會。
但，花了那麼多的時間，開了這麼多的會。你有沒有想過…除了聽老闆、主管在那邊唸經或是腦袋進行放空，到底這些 “會議” 能帶我們什麼？
若這些會議真的是在浪費生命。那為什麼這麼多的高管們會需要去開那一堆無用的會議。
所以，有沒有一種可能…就是你之所以會覺得這些會議沒用。那是因為，你不知道或是看不懂，那些在會議中所顯露出來的職場密碼。
不誇張的做個比喻，其實開會就像是吃飯。不懂得吃的人，是難以從當中獲得自己所需要的營養素。就像不了解開會的人， 是無法解讀這一場又一場會議背後所隱藏的訊息。若少了這些關鍵訊息，卻想要在職場中一帆風順，那恐怕只能靠運氣。
真想知道自己的運氣好不好，我這有個簡單的測試方法...
你可以現在去買一張樂透彩劵。要是中了大獎，那恭喜你，你果然是天之驕子。所以，接下來沒你的事了，你可以離開我們今天要說的內容。
但要是沒中，那麼就請你花點時間，看看今天的內容。畢竟，這潑天的好運並沒有發生在你身上。
思考問題時，有時換位思考，可以更容易協助我們去理解這問題。
以開會這件事來說，我們可以換到角度來看。就是為什麼老闆、主管們那麼喜歡開會？難道他們都是傻子嗎？
是，我們當然不排除有這點的可能。但，別忘了一件事，你的薪水，還是你口中的這群傻子所發的。所以，除非是你已經有本事跳槽換工作開除這些人。要不然，就別這麼想。
直接切入主題，開會，究竟會透漏出哪些重要的職場密碼呢？
簡單來說可以分成三方面，就是⋯⋯
一、公司的獲利能力，也就是公司有沒有在賺錢。以及
二、公司的治理能力，也就是公司的競爭力及發展前景。還有就是，
三、公司員工的能力、性格及應對方式，這裡說的員工包括了主管以及同事。
接下來，我們就針對這三點一一來說明，不過在開始之前，我會先簡單的說明一下，公司內各種不同的會議類型及其背後的目的或是動機。
除了前面說的，那些依據時間，也就是按日、周、月、年所訂定的例行會議之外。其實，公司舉辦會議的類型，主要不外乎四大類型，那就是：
規劃討論、執行檢討、佈達事項、以及建立默契這四類。
當然有時候，一個會議中，可能會包含上述各類型的會議類型，沒這麼容易區分。不過，我們在這還是一種一種來分別說明：
規劃討論類型的會議
其主要目的，就是在事前，依據我們所蒐集到的資訊、資源以及問題，進行公司內部的意見交流，以決定將後的作業方針、方向或是人員的任務指派...等。例如年度計畫會議、專案會議...就是這一類。
執行檢討類型的會議
則是在作業中，進行進度掌握及執行障礙的排除。例如：每天或每週的例行會議、作業檢討會議...就是這一類。
佈達事項類型的會議
則是一切關於公司人與事…等相關事物的說明。目的是，傳遞公司想要讓員工了解的訊息。比方說，人員升遷、獎懲、組織調整、業績公布…等。
建立默契類型的會議
廣義的來說，包含公司聚餐以及任何公司的團體活動都算是。其目的，是藉由一些非正式的互動方式，來達到促進員工情感及作業默契的效果。
那麼...除了這種非正式的會議外，其他三種類型的會議究竟隱藏著什麼樣的密碼呢？
現在，我們就從第一點，規劃討論類型的會議開始說起。
規劃討論類型會議
這種會議的目標，既然是要對將後的作業方針、方向進行規劃，並對人員進行任務指派。
所以，要是事先沒有進行資訊收集，資源評估，問題整理以及了解人力的部署狀況，而直接進行開會。基本上，這樣的會議，就是在開盲會，也就是瞎開會。
要是你看到你們公司這類型的會議是這樣舉行的。也就是簡單來說，你在會議時，看到一大堆人坐在那邊言不及義，或是低頭不語。那別懷疑，這家公司的治理能力，絕對有問題。
因為說穿了，這些參與會議的人，並不是想要貢獻心力解決公司的問題。而都只是在等待老闆或是主管做最後的裁示。所以，在會議中，他們不用說重點，甚至不用說話。
而最糟糕的是...主持會議的老闆或是主管們，也根本不清楚如何進行這類型的會議，以至於沒能力掌握會議的進行。
反正到了最後，要是決策出錯，都是老闆或是主管的問題。至於失敗的責任要歸咎於誰？通常，誰不會拍馬屁，這責任就歸誰。
像這種模式的公司治理方式，你覺得他的競爭力或是獲利能力會如何？除非他是目前這個行業的領導者、沒什麼競爭對手、或是他的競爭對手比他弱，又或是剛好大環境順風順水。要不然，像這樣的公司只要一旦遇上逆風，他翻船機會就會非常的高。
而這種會議，通常也是公司所有會議當中，單位成本最高的會議。由於出席的大多為主管，而一堆高管們的薪資並不低。
若用平均一場會議6個人，與會人員平均月薪15萬元來計算。一場會議的成本，至少是以每小時3,750元起跳。
那就問這群在會議室裏面的人，他們開這會所期待的效益。有高過這個會議的成本嗎? 若是沒有，那可想而知，這群人對於成本控制的能力有多低。
一個連會議控制或是成本控制能力都有問題的公司。你怎麼能期待他的獲利能力或是說經營能力能表現出眾。
以上這種算法都還只是粗略估算。因為，我們並沒算上若是會議進行的不順利，甚至需要一場又一場接著開會的狀況。
再來要說說，執行檢討類型的會議。
執行檢討類型會議
一般來說，這種會議多發生在例行性會議。但，這種最常見的會議，卻通常是公司開得最糟糕的會議，沒有之一。
我就舉我之前的公司，平常每周開例行性業務會議的狀況來說明吧。
一場每周一上午9點到12點共計3小時的業務會議。出席的人，主要有業務、技術及市場行銷部門超過10個人。而這些人的平均薪資(不含獎金部分)我們先抓他8萬元。換句話說，一場會議下來，公司要花掉的成本至少就超過1萬元起跳。
那...這三小時中，我們在會議裏面討論什麼?
Axx：的達成率有多少?
Bxx：的案件為什麼沒有結案?
Cxx：上次說的客戶問題解決掉了沒。
諸如此類，一般每個公司，每週晨會會討論的事項，我們都會討論。那...你發現什麼問題了嗎?
這些問題或是內容，原本都應該寫在每週的業務報告內，這主管難道在開會前，都不看業務員的業務報告嗎?
像業務達成率? 案件有沒有結? 案件的進度？...等，這些東西，肯定會寫在業務報告內，這主管只要有眼睛應該就能看得到。
但，他卻在會場中問這些幾乎是廢話的問題。這不就像電影台詞中所說的，麻煩，對白有點深度行不行。
不過，很抱歉。這...就是每周例行會議，周而復始在進行的事。
換句話說，每個月，公司至少要花3萬元以上，給這位無能的主管，用來召開浪費大家生命及公司生產力的業務會議上。
這家公司的治理能力及獲利能力，在這已經可見一般。
那，要怎麼評斷一位主管或是老闆會不會開這樣的會呢？
還記得我們前面說到，執行檢討類型的會議的目的是什麼？
他的目的，是對進行中的業務進行進度掌握及執行障礙的排除。
所以，要是一個主管，不是將開會的重點放在如何讓整體的作業達成或是超前進度，已完成公司預先設定的目標，或是致力於排除眼前影響作業進度障礙的事項。而是在檢討已經發生的事實，或是將業務報告的內容轉為口述。那一樣，他，就是在開盲會、瞎開會。
了解了上面所說的事情之後，相信你應該可以很容易的就判斷出，你老闆或是主管的能力在哪? 進而判斷公司的獲利能力及治理能力。
在這，我並不是要告訴你說公司不好，你就要趕緊閃人。畢竟，公司的好與不好，通常是比較出來的。就像前面說的，要是這公司在這行業是領導品牌，或是競爭對手更廢、更弱、甚至更瞎，又或是，目前大環境中順風順水，是哪種豬站在風口就會起飛的時代。那就算公司不好，你也不一定需要立刻安排自己在這間公司的撤退計畫。
再來，就是佈達事項類型的會議。
佈達事項類型會議
這類型會議的目的，是公司想要傳遞他想讓員工了解的訊息。藉由這類型的訊息，我們可以看出管理階層在執行業務時，能不能抓重點或是這家公司的格局。
簡單舉例來說，員工的晉升或是獎勵，其實是可以只用書面公告而不需要在會議中表揚的方式來進行。若需要在會議中進行表揚，通常是希望被表揚的人，能成為其他同仁的學習對象。
但，若這會議並不具備這樣的效果。那舉行這樣的會議，就會失去其意義。
所以，說到底一句話，所有的會議，都該以目標導向來決定是否進行。沒有明確目標或是目的的會議，就是浪費大家的時間、也浪費錢。充分展現公司治理及獲利能力的短板。
而除了從上述的會議中，我們可以看出公司的獲利及治理能力外。
此外，會議中還隱藏了另一個重要的密碼，那就是...
員工能力
是，不論是上述四種會議中的哪種會議，除了會議中所要傳達的內容之外。其實，最...最重要的是…我們要學會在會議中，盡可能的去觀察每一個與會者的表現，以便瞭解對方的能力。
因為，我們平常不一定有機會跟這些人互動。所以，很難取得這些人的資訊，若沒有這些資訊。我們就無法判斷公司成員的優、劣、善、惡。也無法用DISC的溝通方式，來進行對主管或是對同事的有效溝通。
關於優、劣、善、惡，這話題的內容比較多。有興趣的人可以參考我之前說小人的那幾集，連結如下：
至於，DISC 的部分，我們之前也說過，連結如下：
簡單來說，一位主管說話又快、又短。那他是D Type。
喜歡強調夢想，時常跳換話題，時間掌控度低的，則是 I Type
說話強調經驗，流程，並鉅細靡遺說明一件事的，是S Type
喜歡用書面，或是說話分段分點，著重風險，那是 C Type。
只有瞭解你的老闆、主管、同事。你才能用正確的方式與他們進行溝通，甚至讓他們依照你的想法進行。而公司會議，正好就是最好觀察他們言行舉止最好的場所。
當然，除了說話之外，更重要的是這些的人動作。
開會時，時常會坐在一起輕聲細語交談的，表示他們是一個小圈圈的。
熱情打招呼，卻坐得遠遠的，通常他們倆是競爭對手。
不打招呼，或是在簡短打招呼後，便低頭做事的，是屬於實幹型的人，通常在公司是孤鳥。
進來就聊八卦的，這類型的人多半是謠言散佈中心。沒事，別得罪這些人，因為俗話說得好，造謠的一張嘴，闢謠的跑斷腿。要是你不想每天處理這幫小朋友幫你搞出來的問題，那就不要因為小事，去招惹他們。
還有就是，不管老闆罵誰?罵得多難聽。但，只要公司的資金投放在那，那，他就是老闆最重視的人。
要明白一個道理，對老闆來說”錢”，就是他的最愛。他把他的最愛交給誰，誰就是他心中的紅人。
以我自已為例，開會時，除了注意會議的內容外。大部分的時間，我都會花在聽別人說話及觀察他們的動作。這些與會議無關，但，卻關係到我的職場生活。
所以下次，要是你又覺得開會很無聊時，或許你也可以嘗試看看，看看會不會看到許多你平日沒注意到的驚人發現。
一個有效率的會議，絕對不是要你硬梆梆的按照會議流程去走。因為，這只是開會的基礎。要是你真的照著一般書上或網路上所介紹會議進行的方式去做。
你會發現，會議的進行可能會變順利，但，卻不見得有效。
真想把一場又一場的會議開好，其實，必須要先對開會的本質有正確的認知，而不是去走流程。
至於一個好的會議要怎樣開會？怎樣真正的利用會議，完成專案或是提升業績。這些是屬於主管們及老闆們的工作。
老闆們或是主管們，要是真的想要提升自己團隊的作業績效。減少冗長的會議時間及成本。歡迎你，把你想了解的部分留言告訴我，我會視狀況來決定是否開課說明。
最後，為了讓大家了解DISC在職場應用的重要性。我在這邊分享一個我自己過去的例子給大家。
之前我公司有一位新到職的區域總監。在他上任一周以來，我從他在會議中的言行，對他進行DISC的判斷，結果我判斷他應該是 D Type 類型的人。
一周後，他開始安排與每位同仁進行一對一的會議。對外的說法是，他要與同仁討論明年的年度規劃。然而實際上，大家都知道，這是一場公司裁員的預備會議。因為，他在到任時已經放話，公司要進行人力縮減。
這天…終於輪到我與他的面談。當我才剛剛踏進他的辦公室，他劈頭對我的第一句話就是...你明年的業務目標需要成長100%，你做不做得到?
請問，換做你是我，你要怎麼回答他這個問題?
回答做得到，反正先撐過今年，明年做不到再說?
很抱歉，有同事這樣回答，結果，被裁了。
那回答，做不到，這不合理。因為一般來說年成長 30% 已經很多了。
那得再跟你說一次抱歉，因為這樣回答的同事，也被裁了。
請注意，D Type的人，是個強烈目標導向型的人。當他告訴你目標數字時，並不是在跟你商量這個數字。而是要你告訴他，你要如何完成?
他不像其他三種類型的人，你可以跟他商量。所以，要是你無法判斷他是屬於哪一種類型的人，那你就很難正確的回答他這個問題。
回答 D Type 類型主管問題前，請注意兩點，那就是…
第一點、千萬不要有習慣，將問答題變成是非題。
因為很多事情，都是有前因後果的。你不是在當兵，不是只能回答是或不是，可以有理由的。
第二點、對於 D Type 的人，請先講結果，不要先講理由。
以我為例，我當初回答他這問題時。我告訴他說，我知道公司對我的期望了，我也願意共同努力完成。
接著，我簡短的依據目前的市場狀況、我的作業能量、以及公司投入的資源…等一一向他說明。並告訴他，在他所定的這目標前提下，我還需要他幫我向公司爭取什麼什麼樣的人力以及資源。這樣，我們才能共同完成我們明年度的目標。
雖然接下來的一個多小時，他不斷的針對我剛剛提出來所需要公司協助我的資源及內容進行質疑與挑戰。
不過，由於這是我的業務，細部的作業我比他熟。而且會前我也已經準備好了相關的資料及數據。所以，他很難講得比我更合道理。
到最後，他將手指向門口一指，然後告訴我說，今天先說到這，你出去。
而正當我轉頭離開時，他告訴我說，你已經通過考核了，至於你剛剛說的需求，我要仔細研究一下之後再告訴你。
聽到這，你知道我的區域總監在做什麼嗎?
一位不會幫自己爭取權益的人，你相信他會幫公司爭取權益嗎？
要是，你連自己都不相信，自己是公司裡在這領域中最優秀的人，你所提出來的東西都是經過深思熟慮的。那你憑什麼希望對方要相信你，而願意繼續投資在你身上。
若公司不想繼續投資你，剩下的答案就是 "解僱"。所以，剛剛我所經歷的這一場，並不是什麼簡單的年度計畫會議，同時也是一場新主管的 Interview。是，這就是D Type的人的溝通邏輯。
我之所以知道要如何與他溝通，絕對不是一時興起或是臨時反應。而是從他到任後與同事所開的每個會議中，對他進行觀察的結果。也就是前面說的 “員工能力” ，所以你說 "開會" 重不重要。
好了，今天就先說到這。
最後祝大家工作順心，我們下次再見。
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