沒開過車，你會在上路前先到汽車駕訓班練習。但，沒學過開會，為什麼你就覺得自己一定會。
----------------------------------------------------
今天要繼續接著跟大家聊聊 “開會”。上次我們跟大家說明了會議的四種類型，以及隱藏在會議中的生存密碼。接下來，我們要來說說， 要如何有效率的進行一個會議，好讓會議對你的事業、工作真正起到助益。以及最後，我們會告訴你常見的開會陷阱。
想要會議有效率並有助益，其實，只要弄清楚以及落實會議的 （ 本質、目的、流程、反饋 ）這四個重點即可。
接下來，我們就開始來一一說明：
一、會議的本質
也就是...我們到底能透過會議，達成什麼樣的目標或是解決什麼樣的問題。
簡單來說，“會議”其實就是一群人進行意見、資訊或是資源的溝通、交流與交換。
藉由與會眾人的集思廣益、溝通討論、合作協調及資源整合，以完成組織所想要達成的目標。
所以，要是一個主導會議的人，不瞭解會議的本質。那充其量...就只是他一人在發號司令或是他個人的演說，還稱不算上是一個會議。
二、會議的目的
也就是我們到底想透過開會，來解決什麼樣的問題或達成什麼樣的目標。
「這是在開會前必須要確認，而且是最重要的事，沒有之一。」
如同高效人士的七個習慣一書中所提到的「以終為始」。一個會議的召開，到底要解決什麼問題？或是達成什麼目標？必須要在會議召開前就弄清楚。
要是公司或主管在會議開始前沒有想清楚，動不動就拉著一大堆人來開會。那我可以很清楚的告訴你，這樣的主管別用，而這樣的公司，你也可以考慮換一個。
之所以要訂定會議的目標是因為，一個沒有目標的會議，基本上就是開盲會。
在規劃討論類型的會議：若沒目標，那根本不知道「誰」需要進來開這個會，也不知道因應這個會議需要準備哪些資料或是素材。而由於無法事前準備，所以常見的狀況是，所有的與會人員，基本上都是到了會議中才開始進行腦力激盪。
除非來開會的人都是玩腦筋急轉彎的高手。要不然這個會議，不是非常冗長，就是一開再開沒有結論。再不然，就是得到的結論支離破碎難以執行。
在檢討執行類型的會議：若不知道會議目標，最常發生的狀況，就會像是上次我們提到每週例行業務會議的那個案例。整場會議就像是批鬥大會，沒有一點建樹。
在佈達類型以及建立默契類型的會議：若沒有目標，通常就變成聊天或是吃吃喝喝大會。但就像我們之前說的，每一場會議都有成本，這真的是你所想要的會議嗎？
三、會議的流程
也就是一個會議到底該如何進行。
會議的流程與會議的目的可以說是相同重要。有了目的但卻沒有流程，會議難以有效的進行。但反之，有了流程而沒有目的，這個會開了根本沒有意義。一般來說，不論是哪種類型的會議，會議的主要流程大致如下：
1、確定議題（或是議程）
2、通知開會
3、逐案討論
4、臨時動議
5、追蹤執行
下面，我們就來一一說明，關於會議流程的這五點：
1、確定議題
如同前面第二點會議目的中所説的，我們在會議開始前，必須先弄清楚這次會議的目標。
接著，就是依據或是預估，要達成這目標在現在或是將來可能遭遇的障礙，或是需要完成哪些準備...等，借此來設定會議的議題或是議程。
沒有議題、議程，則會議召集人無法有效的確定需要參與會議的人員及所需準備的資訊與資源或是引導會議的進行。而與會人員也無法提前對問題進行思考，並檢視或評估手中的資訊及資源對於會議的進行是否有所幫助。
結果，就極有可能是大夥到了會場中，才開始進行腦力激盪（ Brainstorming )報流水帳或是放空自我。而這正是目前許多公司會議的舉行方式。
想要開會有效率，開完能增加績效或效率，一定要在會議召開前確認好這點。
小提醒：
透過議題、議程的事先提出，可以讓會議召集人再一次的審視，自己究竟想要達成哪些目標或是解決哪些問題，並且養成思考及事先規劃的習慣。而不至於變成一遇到問題，就不假思索的拉大家來開會，用這種毫無章法的作業模式來管理公司或團隊。
2、通知開會
除非緊急狀況或是已經安排的例行性會議。一般來說，一個正式的會議通知，最少要在三天之前發出( 最好能在七天前通知 )。
就像前面說的，正式的會議需要提出議題、議程，讓與會的人員進行準備。甚至，要是與會的人員覺得有相關的話題可一併於會議中討論，可在收到開會通知時，向會議召集人提出增加議題進入會議議程的可行性。這些都需要時間，若不是提前安排，將無法達成。而以上這些，都不是隨叫隨開的會議可以做到的。
3、逐案討論（進行）
所有議題，應該鼓勵所有與會人員，儘可能表達意見，並參與其中。
討論與意見交流是會議最重要的功能。透過將議題有關的相關人員聚集起來共同討論的方式，可以說是一種使用相對較低的成本，以提升效率與資源整合最有效率的方法。
藉由會議，除了統一大家的目標，更可統一大家的想法及作業方向，只有公司上下大家一條心，才能有產生一加一大於二的可能，並減少執行障礙。
4、臨時動議
在會議進行中，若有突發的議題產生，一般稱之為 “臨時動議”。遇到時，千萬不要急著進行討論，而是要先進行是否將此臨時動議加入討論的表決程序。
之所以這麼做是因為，一來，大家對這議題沒有準備。若冒然對這議題進行討論，可能準備不夠充分。
二來、臨時動議將極有可能讓會議變得冗長，而影響大家原先的時間安排。
而且最糟糕的是，若不控制臨時動議的提出，讓同仁養成在收到會議通知時，就應該將有必要討論，但卻漏未記載在議題中的問題通知會議召集人，以讓其評估是否加入會議議程之中。將很可能養成同仁想什麼說什麼，而不做事前規劃的不良習慣。
不管你的團隊過去有多強，只要你想要讓自己的團隊從草莽轉變成為一個有紀錄的團隊 ，那 「事前規劃」就是大家必修的一門課題。
5、追蹤執行
很多做會議記錄的人，大概都有一個經驗，就是會議記錄很難做。
會議紀錄之所以難做，通常是因為開會沒有章法。大家東一句西一句的聊，全無重點。像這樣的會議過程或是內容，當然不容易記錄。
但，要是有清楚的議題跟議程，你會發現...其實會議紀錄並不難製作。
要記錄會議內容非常重要的原因是因為，他記載了大家針對此議題的討論過程及各種意見，同時也包含了最後的結論及後續執行跟進的任務安排。
透過結論，我們可以追蹤，以做為下次會議檢討的內容。另外，同樣的問題，若將後再遇到時，也可以透過之前的會議紀錄，對問題有更全面性的了解與掌握。
會議記錄，就像是船員的航行日誌，也可以說是公司的歷史。想要讓自己儘量不要在同一個坑上犯第二次錯，或是讓新進的成員快速的了解這個公司的過去，會議記錄將會是一個非常好的素材。
四、會議的反饋
如同我們在一開始所說的，會議本質就是進行意見的溝通、資訊或資源的交流與交換。要是沒有意見的反饋，那就失去開會的意義，這點非常、非常的重要。
可以說一個會議開的好不好，能不能達成目標，關鍵就在於成員意見的反饋。
這樣說吧！過去我的老闆常說：「他絕對不會要一位開會不說話，會後一堆話的下屬。」因為這種人，對團隊沒有向心力，極可能成為團隊前進的絆腳石。
五、會議的陷阱
了解了會議的流程，可以讓你的會議進行的更有效率或是順暢。不過，想要真正的把會開好，還要注意避免下面四個常見的會議陷阱：
1.來開會的人越多越好？
雖然說人多好辦事，但人多也可能會嘴雜。另外，參與的人多，就表示開會的成本也多。所以一個好的會議召集人，一定要清楚的知道，針對這個問題，到底有哪些人是真的有需要來參與這個會議。
不誇張地說，要是一名主管，要是連 「誰」應該來開會他都搞不清楚。那他的統合能力、成本控制以及績效管理一定有問題。所以，能不能開好一場會，同時也可以是老闆檢視主管能力的地方。
2.議題越多越好？
不同的議題可能需要不同的與會人員，而過多的議題還可能讓主要的問題失焦。
所以，一個好的會議，理想的議題數量，最好要控制在三個以內。
3.開會的時間越短越好？
這是許多公司，最容易陷入的會議誤區。因為之前經常花了大把時間，開了一堆無效益的會。所以之後為了節省成本，第一個想到的就是Cost down也就是節省會議時間。從沒想過要將會議進行效率的提升。
雖然縮短會議時間，表面上的確可以降低開會的成本。然而殊不知，這根本是一種本末倒置的行為。因為會議最重要的目的是解決問題或是達成目標。所以，一切請以目標完成為導向。真有必要，這時間該花的還是得花。
要不然，只是單純的將會議時間縮短。然而，由於問題沒解決，結果這會議一開再開，豈不是更浪費成本。
真的想要提升會議的效率，事前的準備及如何引導與會成員在會議中積極地進行意見反饋，才是正道。與其去縮短開會時間，還不如掌握好開會的時間。
附帶一提的是，一般人精神最集中的時間通常是30至50分鐘。為求效率，長時間的會議，中間一定要有休息。
4.共識決？
雖然會議的過程是集思廣益，但可沒說做決定時不能乾綱獨斷。
民主程序並不一定適用於公司的所有決策，而且通常集體決策，會因為風險趨避的原因，而讓成員們會去選擇多數意見或是保守的提案。
然而，是不是多數就是正確，這得視情況而定。究竟這結果會是領導英明、力排眾議，還是領導昏庸、剛愎自用，這都還必須視議題及當時的情況而定。
所以請注意，會議的結論是不是要採用共識決，沒有定論。千萬不要一開始就向團隊成員表明會議結論一切以共識決作為依歸，把自己的決策權給綁死了。
以上，就是關於如何把會議開好，五件我們需要掌握的事。
之所以不同於一般介紹開會技巧時，多主要放在詳細地解釋一個會議進行的過程及方式是因為，會議進行的方式原本就可以因公司而異。然而，只要抓住這些重點，就算會議的舉行方式稍作調整。但，依舊能有效率並達成目標的開完一場會。
當然，要是你問我，還有什麼方式，可以讓會議更有可能達成你的目標，或是說如何引導會議進行的更順利以及如何讓會議的過程更有效率，這的確還是有一些進階技巧的。
不過這部分，將來有機會時，再找時間跟大家說明。
最後，祝大家事業順利，財源廣進！
我們下次再見囉！
