讀後心得│10分鐘完成每件工作

2023/06/28閱讀時間約 8 分鐘

上班族最怕什麼？我個人最害怕懸而未決的進度，讓專案遲遲推展不開，最終下場就是自己跟團隊夥伴眉頭深鎖，一籌莫展。而造成這種狀況的濫觴，通常起於各種身不由己的冗長會議，歷經3個多小時的東拉西扯，會議結論是「留待下次會議做更深入說明」或「往更上層會議呈報」。時間以日、以周為單位流逝，等到拍板定案，已嚴重壓縮執行時程，只能以加班換取時間趕上迫在眉睫的查核點及結案期限。

但開會真的只能這麼沒有效率嗎？每周改著簡報做進度追蹤，從內部組會、各執行團隊周會，到客戶低、中、高層會議run一遍，各種聚焦，再被各種推翻，那會議簡報的必要性為何？這真的是我上班時的大哉問。好在深有疑惑的人世界上不是只有我一個，日本LINE前社長、現任C Channel影音媒體CEO兼社長森川亮先生，透過《10分鐘完成每件工作》這本書告訴世人，工作上很多事情，其實10分鐘就可以解決，只是要有方法。

先說結論：工作重點在於要有產出，其他一切都只是輔助

作者森川亮社長在書名便開宗明義指明，工作只需要10分鐘；換言之，必須盡可能以10分鐘為單位，去規劃每件工作的執行，確保高專注力以提高效率。作者略舉幾項工作時常見的需求，說明如何能提高執行速度：

開會：會議只是達成目標的方法，要有產出才能稱之為工作。因此，最好1場會就1個目標，若不得已有多個事項要決定，便依重要性一個個來。會議要達成的產出及需決議的選項最好會前就知會與會者，讓大家清楚知道會議目標，並確保每場會議都務必做出結論。
會議記錄：只是輔助工具，重點只需傳達「決定了什麼事情」及「透過會議確立了何種形式」，若能會議當下便做好紀錄最好。
規格表及事業計畫書：作者認為公司其實不需要這些東西，因為一定會滾動式調整，不必浪費時間在這些內容上糾結。但有些提案狀況計畫書不可免，重點應放在列出「最壞狀況」的因應做法即可。
簡報格式定型化：簡報重點在於「傳達的訊息內容」而不是精美度，因此製作上建議「先構思好整體架構→搜集所需資訊→素材找齊後開始做簡報」，熟練後建立自己的簡報格式，之後便能隨需求快速完成各種提案。
處理電郵：利用移動及開會時間處理信件，並將信件處理程序拆分為「讀信→思考→寫信」，這樣便能安排特定時段，將思考過後的內容，一口氣回覆完，而不是讀完信後邊想回覆邊修改，頗耗費時間。

要10分鐘完成工作，需先學會拆解工作程序，規劃待辦清單逐步落實

要10分鐘完成每件工作，聽起來是天方夜譚，但作者指出，只要能把大任務拆分成一個個小任務，便有可能利用10分鐘的小石塊，堆成最後的金字塔。

首先，以10分鐘為單位來區隔、分配工作，並以此思考每日待辦事項：

分解工作程序：這樣才能預測各項程序會花費多少時間，有利看清整體情況，也更能清楚知道在deadline前應該做哪些事情。
區分工作性質：是需思考的任務型工作，還是不用動腦的事務型工作？作者建議盡快處理事務性工作，以留下思考事業的時間。
事務型工作再細分：有些事務型工作可能很難10分鐘完成，那就再切更細，抓出執行步驟（或順序），只要有步驟便能把工作分配出去請人協助。又或者，是區分類型，例如要回覆的信件有100封，便能以是否須立即回覆做分類。
量化自己的產出：最好一眼就能看出自己「產出」了什麼，盡可能將工作成果用數字列出來，讓自己產生闖關的滿足感。

第二，要學會管理待辦清單：

決定「最後產出什麼」：必須先確定「到什麼時候為止該產出什麼」，包含期限與成果在內的最終目標。
設定中間目標：從最終目標倒推，分解要達成該目標之工序，並依此設定每月、每周目標，紀錄於行事曆。
找出達成產出所需的任務型及事務型工作：寫入行事曆每日欄及待辦清單。
回顧：每周末定期回顧產出，隨每周及每月推進，將待辦事項安排進下一周的每日欄及待辦清單。

第三，作者也分享了幾項安排行事曆的技巧，例如：

排滿預定計畫，不多抓時間：建議把工作排緊密一點，避免注意力渙散，且若能提早完成工項，自然會有寬鬆的餘裕出現。
今日事，今日畢：若是團隊合作，趕快把自己手上的球丟出去，避免阻礙他人的工作進度。
延遲的工作務必在一周內補完。
每日回顧：每日重新檢視自己運用時間的方式，以確切了解自己所需的執行時間，正確認識現況。

17個黃金法則，教你如何工作不拖延

作者在書中分享了17個法則，力求讓工作效率精益求精，條列筆記如下：

克服堅持交出完美工作的心態：應校正自己的認知，對有需求的一方提供具價值的事物，若能100%符合對方需求便是「完美」了。硬是想要達成自己內心的標準，只是在自我滿足。
勇敢推掉做不到的事。另外，若是平常不做的事（例如非自己產業領域的案子），不如拒絕。
不煩惱找不到的答案。
遠離扯後腿的同事與主管：作者提供兩個很有趣的解方，一個是趕快幫廢物主管高升，讓他離開你頭上，不要再扯你後腿；另一個則是遇到不講理的主管時，適時裝傻比較好生存。
和工作速度快的人一起工作。
別把工作交給沒幹勁的人。
找人幫忙時先做好規劃。
當一個提醒魔人：這個可分享自身經歷，以前在學校當助教時，我每周定時寄信給學生提醒當周課程作業，課程線上專區也都會放相同的提醒，堪稱是無所不在。在期末意見回饋時，確實就有同學很感謝這樣的「事事關心」，讓他們適時驚覺自己還有作業沒寫，最後都能準時交卷，而這也省去我不少作業管理的力氣。
如果在家能更專心，就帶回家做。
揪出你的時間小偷：列舉會妨礙自己提升工作速度的原因，思考如何解決，為自己訂下規則，反覆執行直到自己成習慣。
拋棄依賴電腦的想法。
保持桌面整潔，垃圾桶放身邊。
不主動打電話給別人。
會議是邊做其他事的好時機。
從討厭的事做起。
擬定一套應付「突發事件」的流程。
與部屬用通訊軟體討論事情。

時時回顧，管理時間、金錢、生活習慣，成為自己想成為的人

作者認為，視自己想成為怎樣的人，應針對時間、金錢、生活習慣設定KPI，如此才能有意識地要求自己定期做到掌握現況、找出原因、修正計畫的功課，讓自己走在夢想的藍圖上。

針對人生藍圖，作者曾在公司舉辦讀書會，與員工分享他的自我管理及時間管理技巧，也分享如何規劃「自己的人生地圖」：

設定長期目標：思索「自己什麼時候覺得開心？」、「希望自己在別人眼中是什麼樣的人？」、「自己的人生應該怎麼活？」
設定主要KPI：針對金錢、家庭、工作、健康、精神狀態、知識及興趣共6個面向設定主要KPI，可以想像20年後的自己會是什麼模樣。
設定當月目標：開始分解要實現6大目標的工作程序，務必量化呈現工作內容，以利比較成果。
設定具體行動：為了達成當月目標，決定每周該完成哪些目標？然後再進一步分解，決定每日待辦清單。

10分鐘一工作循環，講究意志力與習慣力

本書看下來，作者是個自律甚嚴的人，以速度為圭臬，因此要能好好落實他的「10分鐘工作術」，個人覺得非常講求持續練習的意志力，並能將之化為日常習慣。反思過往，我雖然不一定能做到10分鐘完成一件工項的境界，但在時間管理方面，我其實是以類似的邏輯在使用待辦清單，也就是在一收到任務後，便將之拆分成許多步驟記錄在Google Keep上，連同信箱及行事曆開在電腦桌面，一旦完成便點選清除，還可以隨時因應任務情勢變化，調動處理的先後順序，然後一個月定期刪除一次已完成的紀錄。由於我將工項拆到非常細，所以一個月往往可以清理掉100多項已完成事項，當下心情會蠻清爽的。

然而，有時事情太多，縱使自認為已經拆到細項，但或許還有能再細切的步驟，進而如作者所云，能分派他人（如實習生）協助，而不是全攬在自己身上把自己累死。不敢放手業務，是我自己需再克服的心魔。不過tricky的是，有時候一件任務是否能分派，其實還是要看主管評估。考量作者已是公司位階最高的經營者，書中許多訣竅不一定適用於一般的小小上班族，我想許多人看下來應該也發現到這一點。個人除了工作分派外，以「不主動打電話給別人」為例，縱使內向者如我本就偏好文字溝通，但若碰上喜歡直接通電話的主管或客戶，當然也只能悉聽尊便了。

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