讀後心得│10分鐘完成每件工作

閱讀時間約 8 分鐘
上班族最怕什麼?我個人最害怕懸而未決的進度,讓專案遲遲推展不開,最終下場就是自己跟團隊夥伴眉頭深鎖,一籌莫展。而造成這種狀況的濫觴,通常起於各種身不由己的冗長會議,歷經3個多小時的東拉西扯,會議結論是「留待下次會議做更深入說明」或「往更上層會議呈報」。時間以日、以周為單位流逝,等到拍板定案,已嚴重壓縮執行時程,只能以加班換取時間趕上迫在眉睫的查核點及結案期限。
但開會真的只能這麼沒有效率嗎?每周改著簡報做進度追蹤,從內部組會、各執行團隊周會,到客戶低、中、高層會議run一遍,各種聚焦,再被各種推翻,那會議簡報的必要性為何?這真的是我上班時的大哉問。好在深有疑惑的人世界上不是只有我一個,日本LINE前社長、現任C Channel影音媒體CEO兼社長森川亮先生,透過《10分鐘完成每件工作》這本書告訴世人,工作上很多事情,其實10分鐘就可以解決,只是要有方法。

先說結論:工作重點在於要有產出,其他一切都只是輔助

作者森川亮社長在書名便開宗明義指明,工作只需要10分鐘;換言之,必須盡可能以10分鐘為單位,去規劃每件工作的執行,確保高專注力以提高效率。作者略舉幾項工作時常見的需求,說明如何能提高執行速度:
  • 開會:會議只是達成目標的方法,要有產出才能稱之為工作。因此,最好1場會就1個目標,若不得已有多個事項要決定,便依重要性一個個來。會議要達成的產出及需決議的選項最好會前就知會與會者,讓大家清楚知道會議目標,並確保每場會議都務必做出結論。
  • 會議記錄:只是輔助工具,重點只需傳達「決定了什麼事情」及「透過會議確立了何種形式」,若能會議當下便做好紀錄最好。
  • 規格表及事業計畫書:作者認為公司其實不需要這些東西,因為一定會滾動式調整,不必浪費時間在這些內容上糾結。但有些提案狀況計畫書不可免,重點應放在列出「最壞狀況」的因應做法即可。
  • 簡報格式定型化:簡報重點在於「傳達的訊息內容」而不是精美度,因此製作上建議「先構思好整體架構→搜集所需資訊→素材找齊後開始做簡報」,熟練後建立自己的簡報格式,之後便能隨需求快速完成各種提案。
  • 處理電郵:利用移動及開會時間處理信件,並將信件處理程序拆分為「讀信→思考→寫信」,這樣便能安排特定時段,將思考過後的內容,一口氣回覆完,而不是讀完信後邊想回覆邊修改,頗耗費時間。

要10分鐘完成工作,需先學會拆解工作程序,規劃待辦清單逐步落實

要10分鐘完成每件工作,聽起來是天方夜譚,但作者指出,只要能把大任務拆分成一個個小任務,便有可能利用10分鐘的小石塊,堆成最後的金字塔。
首先,以10分鐘為單位來區隔、分配工作,並以此思考每日待辦事項:
  1. 分解工作程序:這樣才能預測各項程序會花費多少時間,有利看清整體情況,也更能清楚知道在deadline前應該做哪些事情。
  2. 區分工作性質:是需思考的任務型工作,還是不用動腦的事務型工作?作者建議盡快處理事務性工作,以留下思考事業的時間。
  3. 事務型工作再細分:有些事務型工作可能很難10分鐘完成,那就再切更細,抓出執行步驟(或順序),只要有步驟便能把工作分配出去請人協助。又或者,是區分類型,例如要回覆的信件有100封,便能以是否須立即回覆做分類。
  4. 量化自己的產出:最好一眼就能看出自己「產出」了什麼,盡可能將工作成果用數字列出來,讓自己產生闖關的滿足感。
第二,要學會管理待辦清單:
  1. 決定「最後產出什麼」:必須先確定「到什麼時候為止該產出什麼」,包含期限與成果在內的最終目標。
  2. 設定中間目標:從最終目標倒推,分解要達成該目標之工序,並依此設定每月、每周目標,紀錄於行事曆。
  3. 找出達成產出所需的任務型及事務型工作:寫入行事曆每日欄及待辦清單。
  4. 回顧:每周末定期回顧產出,隨每周及每月推進,將待辦事項安排進下一周的每日欄及待辦清單。
第三,作者也分享了幾項安排行事曆的技巧,例如:
  1. 排滿預定計畫,不多抓時間:建議把工作排緊密一點,避免注意力渙散,且若能提早完成工項,自然會有寬鬆的餘裕出現。
  2. 今日事,今日畢:若是團隊合作,趕快把自己手上的球丟出去,避免阻礙他人的工作進度。
  3. 延遲的工作務必在一周內補完。
  4. 每日回顧:每日重新檢視自己運用時間的方式,以確切了解自己所需的執行時間,正確認識現況。

17個黃金法則,教你如何工作不拖延

作者在書中分享了17個法則,力求讓工作效率精益求精,條列筆記如下:
  • 克服堅持交出完美工作的心態:應校正自己的認知,對有需求的一方提供具價值的事物,若能100%符合對方需求便是「完美」了。硬是想要達成自己內心的標準,只是在自我滿足。
  • 勇敢推掉做不到的事。另外,若是平常不做的事(例如非自己產業領域的案子),不如拒絕。
  • 不煩惱找不到的答案。
  • 遠離扯後腿的同事與主管:作者提供兩個很有趣的解方,一個是趕快幫廢物主管高升,讓他離開你頭上,不要再扯你後腿;另一個則是遇到不講理的主管時,適時裝傻比較好生存。
  • 和工作速度快的人一起工作。
  • 別把工作交給沒幹勁的人。
  • 找人幫忙時先做好規劃。
  • 當一個提醒魔人:這個可分享自身經歷,以前在學校當助教時,我每周定時寄信給學生提醒當周課程作業,課程線上專區也都會放相同的提醒,堪稱是無所不在。在期末意見回饋時,確實就有同學很感謝這樣的「事事關心」,讓他們適時驚覺自己還有作業沒寫,最後都能準時交卷,而這也省去我不少作業管理的力氣。
  • 如果在家能更專心,就帶回家做。
  • 揪出你的時間小偷:列舉會妨礙自己提升工作速度的原因,思考如何解決,為自己訂下規則,反覆執行直到自己成習慣。
  • 拋棄依賴電腦的想法。
  • 保持桌面整潔,垃圾桶放身邊。
  • 不主動打電話給別人。
  • 會議是邊做其他事的好時機。
  • 從討厭的事做起。
  • 擬定一套應付「突發事件」的流程。
  • 與部屬用通訊軟體討論事情。

時時回顧,管理時間、金錢、生活習慣,成為自己想成為的人

作者認為,視自己想成為怎樣的人,應針對時間、金錢、生活習慣設定KPI,如此才能有意識地要求自己定期做到掌握現況、找出原因、修正計畫的功課,讓自己走在夢想的藍圖上。
針對人生藍圖,作者曾在公司舉辦讀書會,與員工分享他的自我管理及時間管理技巧,也分享如何規劃「自己的人生地圖」:
  1. 設定長期目標:思索「自己什麼時候覺得開心?」、「希望自己在別人眼中是什麼樣的人?」、「自己的人生應該怎麼活?」
  2. 設定主要KPI:針對金錢、家庭、工作、健康、精神狀態、知識及興趣共6個面向設定主要KPI,可以想像20年後的自己會是什麼模樣。
  3. 設定當月目標:開始分解要實現6大目標的工作程序,務必量化呈現工作內容,以利比較成果。
  4. 設定具體行動:為了達成當月目標,決定每周該完成哪些目標?然後再進一步分解,決定每日待辦清單。

10分鐘一工作循環,講究意志力與習慣力

本書看下來,作者是個自律甚嚴的人,以速度為圭臬,因此要能好好落實他的「10分鐘工作術」,個人覺得非常講求持續練習的意志力,並能將之化為日常習慣。反思過往,我雖然不一定能做到10分鐘完成一件工項的境界,但在時間管理方面,我其實是以類似的邏輯在使用待辦清單,也就是在一收到任務後,便將之拆分成許多步驟記錄在Google Keep上,連同信箱及行事曆開在電腦桌面,一旦完成便點選清除,還可以隨時因應任務情勢變化,調動處理的先後順序,然後一個月定期刪除一次已完成的紀錄。由於我將工項拆到非常細,所以一個月往往可以清理掉100多項已完成事項,當下心情會蠻清爽的。
然而,有時事情太多,縱使自認為已經拆到細項,但或許還有能再細切的步驟,進而如作者所云,能分派他人(如實習生)協助,而不是全攬在自己身上把自己累死。不敢放手業務,是我自己需再克服的心魔。不過tricky的是,有時候一件任務是否能分派,其實還是要看主管評估。考量作者已是公司位階最高的經營者,書中許多訣竅不一定適用於一般的小小上班族,我想許多人看下來應該也發現到這一點。個人除了工作分派外,以「不主動打電話給別人」為例,縱使內向者如我本就偏好文字溝通,但若碰上喜歡直接通電話的主管或客戶,當然也只能悉聽尊便了。
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