【簡報設計專欄:為什麼簡報會讓人看不懂?怎麼解決?】

更新於 發佈於 閱讀時間約 7 分鐘

撰寫日期:2022.08.22 作者:FAHAHA|翁順法

FAHAHA 翁順法 簡報設計專欄|為什麼簡報會讓人看不懂?該如何解決?

FAHAHA 翁順法 簡報設計專欄|為什麼簡報會讓人看不懂?該如何解決?

簡報,是溝通的加速器。

一份好的簡報設計,應該要能幫助講者表達,也讓聽眾更輕鬆掌握講者的重點。

但是,許多人製作的簡報卻無法達成有效溝通的效果。

那些「失敗的」簡報往往讓講者需要更費力的解釋,才能傳達想法;甚至講者解釋了半天,聽眾還是不清楚:講者到底想要說什麼。

當聽眾心中冒出:「我看不懂你的簡報」時,到底代表什麼意思呢?

之前我們在《簡報設計專欄:釐清簡報設計的三大迷思,避免無效努力、無效溝通》談過,從講者的角度,做出資訊不清楚的簡報,很可能是犯了:誤把設計當裝飾、誤當自己賈伯斯、誤把簡報當講義,這三個迷思。

而這篇文章,我們從聽眾的角度出發,分享三個聽眾看不懂簡報的原因:

1. 搞不清目的
2. 找不到重點
3. 看不懂邏輯

準備好要提升簡報溝通力了嗎?那我們開始吧!

搞不清目的 示意圖 photo by xFrame

搞不清目的 示意圖 photo by xFrame


一、搞不清目的

1. 設計簡報最重要的事

第一個看不懂的原因,就是當聽眾看完簡報之後,他無法清楚知道:你到底想要告訴他什麼。這時他心裡會冒出三個字:「所以勒?

這個問題會發生,可能是因為講者在製作投影片時,也沒有想清楚自己到底想講什麼,只是把認為重要的內容全部都貼到簡報中,導致資訊太雜太亂、沒有主軸。

製作每一張投影片之前,先反問自己:「製作這張投影片的目的是什麼?希望聽眾看完這張投影片之後能夠獲得什麼、做出哪些行動?

我認為,這是製作簡報的過程中,最、最、最重要的一件事。

釐清真正的目的之後,才有辦法根據目的去篩選資訊,留下真正重要的內容,聽眾也才可能一目瞭然,達成有效溝通的效果。

2. 投影片不用錢,資訊太多就換頁

有人會問:「可是我這張投影片內容真的很重要,不能隨便刪掉怎麼辦?」很簡單,那就換頁再做,反正投影片又不用錢。

以寫作來說,通常一個段落只會有一個結論,講完就句點,換段再寫,否則段落過於厚重、資訊太雜亂,就會讓讀者看不懂,也會失去閱讀的動機。

請記得:一張投影片就是一個段落,一張投影片只有一個目的。

這才是利於溝通的投影片。

找不到重點 示意圖 Photo by Pixabay on Pexels.com

找不到重點 示意圖 Photo by Pixabay on Pexels.com


二、找不到重點

聽眾看不懂簡報的第二個原因,是他找不到「投影片重點」。

這個問題會發生有兩個主要原因。第一,因為目的不清,導致重點過多或沒有重點;第二,是在視覺層面的凸顯效果不佳,導致不容易理解。

1. 目的不清,導致重點過多或沒有重點

針對第一個問題,要回到第一步,去想清楚投影片的目的到底是什麼,並針對目的來找出重點。也就是要問自己:「如果想要達成這張投影片的目的,有什麼內容是需要讓聽眾知道的?

舉例來說。

投影片的「目的」是:希望讀者看完投影片後,會想要加入簡報社;那「重點」就會是加入簡報社可能的好處,比如:學習簡報技巧、鍛鍊上台實力、結交學習夥伴…

投影片的「目的」是:讓讀者想要購買某隻手錶;那「重點」可能就是:價格划算、品質保證、超級防水…等。

不符合目的的重點,就不適合放在同一張投影片之中。

再來,我們談第二個問題:視覺面的凸顯效果不佳。

2. 視覺面的凸顯效果不佳

根據我的經驗,這個問題的發生,通常是簡報製作者毫無目的的使用顏色,導致畫面過於花俏,讓重點難以突顯。

最容易解決的方式,就是先把顏色全部拿掉,改成灰階,再針對真正的重點使用一種主題色凸顯,就會有非常明顯的進步。

順便一提,五顏六色的花俏版面會誕生,也很可能是因為目的不清,導致重點過多,才會讓簡報者不自覺的使用多種顏色來強調。

再次證明,釐清目的、想清楚自己到底要說什麼,是製作投影片時最重要的一件事。

示意圖:減少顏色胡亂使用,才能有效凸顯資訊 / pic. by FAHAHA 簡報視覺設計課

示意圖:減少顏色胡亂使用,才能有效凸顯資訊 / pic. by FAHAHA 簡報視覺設計課


三、看不懂邏輯

第三個看不懂簡報的原因,是無法輕易掌握重點之間的邏輯。

這個問題會產生也有兩個原因,有可能是因為簡報者單純使用條列式呈現重點,或是使用了較難理解的邏輯關聯。

1. 條列式簡報的問題

條列式是很多人製作簡報的習慣,就相當於把文章段落拆成句子,然後講給聽眾聽。

這樣的問題,就在於仍然沒有跳出文字閱讀的框架。聽眾仍然是在看文章,而不是經過視覺化的投影片。

如果想讓聽眾更容易看懂,就必須將重點之間的邏輯關係呈現出來。比如:獨立型的三個重點、流程型的四個步驟、重疊型的內容關係(如:黃金圈法則)…。

再來,聽眾看不懂邏輯的第二個原因:講者使用了較難理解的邏輯關聯。

2. 聽眾難理解的內容邏輯

這類型的簡報製作者已經試著跳脫文字閱讀的框架,使用視覺化的方式呈現內容。只是,他們使用的內容邏輯較不直觀,會讓聽眾產生疑惑、看不懂。

舉例來說,有一張投影片的「目的」是:讓聽眾知道為什麼要策展。針對這個目的,簡報者抓出三個重點,分別是:建立客戶信任、客戶深度互動、建立品牌資產。

請你先停下來思考一下,這三個重點的邏輯關係是什麼呢?

黃金圈理論 示意圖 pic. by FAHAHA 簡報視覺設計課

黃金圈理論 示意圖 pic. by FAHAHA 簡報視覺設計課

這張投影片的原始製作者,使用了「重疊型」的邏輯關係,也就是像黃金圈理論一樣的結構,來闡述這三個重點。最內層是信任、中間是互動、最外層是品牌資產的建立。

你覺得…好理解嗎?

雖然聽過原始簡報者的說明,但老實說,我還是一頭霧水,更何況第一次接觸簡報的聽眾?

後來,我建議他將這三個重點改成「流程型」的邏輯關聯:客戶深度互動 → 建立客戶信任 → 建立品牌資產。

是不是更好懂了呢?是不是我還不用解釋,你就清楚講者想要表達的意思了呢?

總結

這篇文章從聽眾的角度出發,分享了三個簡報讓人看不懂的原因,分別是:搞不清目的、找不到重點、看不懂邏輯。

反過來想,想要做出讓人一看就懂的投影片,不外乎就三個目標:釐清目的、凸顯重點、明確邏輯。只要你的簡報能符合這三個條件,就會是份一資訊清楚、容易理解的好簡報。剩下的,只是細節質感的優化。

其實,簡報設計只是另一種形式的溝通和表達。只要了解如何把話說清楚、讓人好理解,距離做出資訊清楚的好簡報,就不遠了。


若有簡報內訓、一對一諮詢的需求,歡迎來信討論。

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九月-avatar-img
2022/09/05
第一段,就中了,(然後咧)呵呵呵
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發文者
2022/09/06
真的😆
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嗨,我是順法,是一名簡報培訓講師,主講 : 視覺溝通、內容策略、上台表達等簡報技巧。超過 100 場以上的授課實戰經驗。希望透過公開班、讀書會、寫作,推廣大眾簡報能力的養成。有任何培訓需求,歡迎與我聯繫。信箱:fahahatalk@gmail.com
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