15秒get 到重點的「信件溝通術」

2023/02/03閱讀時間約 2 分鐘
職場上表達能力、重點溝通力是相當重要的事,表達能力強深受同事及主管喜愛,甚至有更好的升遷機會,表達能力待加強通常會是主管頭痛的角色之一。

職場中常有會議、信件來往等溝通模式,我通常要求自己以簡潔重點式完成溝通,但有時會遇到同事在信件、會議上詞不達意的表達方式。
舉例之前同事寄給我的信件;
目前品牌專案走了一個月,粉專每天成長100名粉絲,但成效好像變不好了,不知是不是廣告投放的關係,到年底共要成長2,000名粉絲的話,預算可以要在加5萬元,但客戶好像預算沒那麼多,今天有空可以討論一下如何達到客戶的目標,謝謝。

一看到同事流水帳式信件我頭就疼痛不己!我需仔細閱讀才能理解同事想要表達的重點,在從中挑出專案真正問題點,但一封專案進度說明不應如此。

專案進度信件目的在於讓主管了解「目前成效狀況」、「問題與分析」、「解決方案」,再以條列閱讀方式讓主管一目瞭然了解重點及討論方向。
以下是我在說明「專案進度」的信件呈現方式


一、專案進度說明

1.操作時間:預計跑3個月,目前己完成1個月
2.專案成效:每天成長100名粉專,到3月底還缺2,000名
3.廣告投放:己花費3萬元,剩2萬元預算
4.問題:若要達到目標需要追加3萬元預算

二、問題討論

客戶是否能追加廣告預算,若不行的話有何調整解決方式。

三、解決想法

1.追加廣告預算
2.廣告投放成本降低
3.從其他活動預算移一些預算來使用

與主管信件溝通中重點不在於「你怎麼說」,而是在於「主管如何能懂」,進而能有效進行專案溝通。然而改變人的習慣是萬不易的事,流水帳模式長久習慣一時難以改變,不知從何而調整。

邏輯思維的過程是化繁為簡,目的是找到問題的解決方法。因此我分享在信件表達中透過歸納、整理、提煉,把問題信息整理出了一個溝通結構。


一、先講專案成效、結果先行

企業裡下向上反饋通常會以「結果」先行,你的角色是執行專案中間時的成效回報,結果先行第一時間讓主管了解專案進度,此時只溝通「結果」重點,減少過多且複雜的資訊。


二、拆解問題,找出核心要點

說明完目前成效後,接著說明專案問題點,提出問題時並分析狀況原由,讓主管同步思考這問題的嚴重性,同步判斷你在面對問題時的對錯分析是否有直接核心問題點。並把這方式列為自己未來在拆解問題的固定溝通模式,當有了固定公式後,未來的思考邏輯可以依循此方式執行,並以專案屬性進行不同的廷展性的思考。

三、制定方案、提出想法

說明結果、分析問題後,接著就是解決問題,在信件中初步提出問題優化方案,無論此方案是否天馬行空或能否達成,將方案提出讓主管了解你的思維後,接下來的會議就能直接從這些想法進行討論,並在會議中討論出適合的優化方案。
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