15秒get 到重點的「信件溝通術」

職場上表達能力、重點溝通力是相當重要的事，表達能力強深受同事及主管喜愛，甚至有更好的升遷機會，表達能力待加強通常會是主管頭痛的角色之一。

職場中常有會議、信件來往等溝通模式，我通常要求自己以簡潔重點式完成溝通，但有時會遇到同事在信件、會議上詞不達意的表達方式。

舉例之前同事寄給我的信件；
目前品牌專案走了一個月，粉專每天成長100名粉絲，但成效好像變不好了，不知是不是廣告投放的關係，到年底共要成長2,000名粉絲的話，預算可以要在加5萬元，但客戶好像預算沒那麼多，今天有空可以討論一下如何達到客戶的目標，謝謝。

一看到同事流水帳式信件我頭就疼痛不己！我需仔細閱讀才能理解同事想要表達的重點，在從中挑出專案真正問題點，但一封專案進度說明不應如此。

專案進度信件目的在於讓主管了解「目前成效狀況」、「問題與分析」、「解決方案」，再以條列閱讀方式讓主管一目瞭然了解重點及討論方向。

以下是我在說明「專案進度」的信件呈現方式

1.操作時間：預計跑3個月，目前己完成1個月
2.專案成效：每天成長100名粉專，到3月底還缺2,000名
3.廣告投放：己花費3萬元，剩2萬元預算
4.問題：若要達到目標需要追加3萬元預算

客戶是否能追加廣告預算，若不行的話有何調整解決方式。

1.追加廣告預算
2.廣告投放成本降低
3.從其他活動預算移一些預算來使用

與主管信件溝通中重點不在於「你怎麼說」，而是在於「主管如何能懂」，進而能有效進行專案溝通。然而改變人的習慣是萬不易的事，流水帳模式長久習慣一時難以改變，不知從何而調整。

邏輯思維的過程是化繁為簡，目的是找到問題的解決方法。因此我分享在信件表達中透過歸納、整理、提煉，把問題信息整理出了一個溝通結構。

企業裡下向上反饋通常會以「結果」先行，你的角色是執行專案中間時的成效回報，結果先行第一時間讓主管了解專案進度，此時只溝通「結果」重點，減少過多且複雜的資訊。

說明完目前成效後，接著說明專案問題點，提出問題時並分析狀況原由，讓主管同步思考這問題的嚴重性，同步判斷你在面對問題時的對錯分析是否有直接核心問題點。並把這方式列為自己未來在拆解問題的固定溝通模式，當有了固定公式後，未來的思考邏輯可以依循此方式執行，並以專案屬性進行不同的廷展性的思考。

說明結果、分析問題後，接著就是解決問題，在信件中初步提出問題優化方案，無論此方案是否天馬行空或能否達成，將方案提出讓主管了解你的思維後，接下來的會議就能直接從這些想法進行討論，並在會議中討論出適合的優化方案。