如何有效率的開會

更新 發佈閱讀 3 分鐘
沒有效率的開會,是件痛苦的事情

開會是件技術活

不論在學校還是在社會上走跳,開會總是避不可了的事情,小至中午要吃什麼,大到跨好多部門一起討論議題,總是需要開會。

會開會,做事有效率,會議總能準時開始和結束,受人感激。
懂開會,會議上進退有度,懂禮貌,讓你走跳有風,令人喜歡。

但今天,我是來講講怎麼有效率的開會。

該搶麥克風了

一個冗長的會議,通常都是被帶離了主題,或是正在鬼打牆中。

所以一個好的會議主持人,通常會這時出聲,把大家拉回原本討論的議題上,但若是連主持人都開始自亂陣腳,或是一起鬼打牆,那有幸身為並非最小輩的我們,應該主動提出,"那個,我們要不要先回來討論原本這個問題"。

切記,如果你是全場輩分最小,同時公司又比較講求輩分倫理,那還是跟著大家一起,不然很容易被討厭。

專注在重點上

會有一個會議出現,通常會有一個為主要召集大家開會的人,這個人有可能是你、我一類的小咖人物,但通常我們身為召集大家開會的人,還是得有一些必要的準備,尤其是agenda(議程),代表了我們這次會議要討論哪些問題,也就是本次會議該專注的目標。

如果可能,在發出會議的同時,連同大致的agenda一起寄出,讓大家心中對於會議有一個底,這樣在會議一開始就可以直接討論,讓大家快速進入狀況。

該做會議紀錄,同時忘了也別怕紀錄錯

會議記錄,本就是個需要做,且通常是主要召集人該處理的事情,但若是有其他的人自告奮勇也行,另外基本上,邊做紀錄時,到了一個段落或是一個議題結束,就可以跟大家確認一下是否紀錄錯或誤解的地方,相信大家也願意提出指正。

當會議結束後,通常最好是當天或是隔天就將會議紀錄寄出,同時有時候會議很長,議題很多,每一件不可能都完全記錄到,所以沒啥印象別怕,也別怕寫錯,只要大家指正時,在修改即可。

最好約會議時間,就是在會議上

兩個人的會議好約,那有約過六個部門,餘20個人的會議嗎? 簡直是個困難的事情,大家都會忙,會議也是層出不窮,沒有提前講好,一個一個打電話去約,每講定一個會議時間,肯定都有人不行。

所以最有效率的約會議方式,通常就是在前一個會議結束前,直接先跟大家喬定好下一次的時間。




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