職場人必學 ▍ 優化會議效率與溝通技巧，打造高效團隊協作的七大秘訣
優惠會議流程，打造高效團隊(圖片來源：https://pse.is/587uwk)
職場人第一課，當開會成為工作的日常，如何改進會議流程開始，實現工作效率提升，讓會議更有條理，更有目的性。畢竟我們工作已經夠忙碌，真的沒時間在無效會議上浪費太多時間，因此若能在會議上更快速地做出決定，也會更加快團隊專案的進行。
有時真的想吐槽，會議永遠開不完，一個月中可能有著例會、檢討會等等，但開了一堆會議，卻覺得並沒有讓工作更加前進，反而是耗費一堆時間在討論。有時候都想吐嘈：「工作都做不完，但開會就像是每天的第二工作，在會議討論的時間，都比我在工作時間還得長，今天又要加班了(;´༎ຶД༎ຶ`)」
在現代商業環境中，會議扮演著至關重要的角色，而高效率的會議是推動企業成功的關鍵因素之一。然而，許多人常常抱怨會議效率低下，溝通不清晰，導致浪費了大量寶貴的時間與資源。因此，優化會議效率與提升溝通技巧成為了企業管理和團隊合作的熱門議題之一。
一.設定明確的議程與目標
設定明確的議程與目標是提高會議效率的關鍵。在召開會議前，應詳細列出會議議程，並明確定義每個議程項目的目標和討論重點。可能是討論專案進展、解決問題，或是決定下一步行動。詳細的議程與目標，有助於確保會議不會偏離主題，減少不必要的討論，同時確保與會者都能有所準備。
例如：當要召開一次專案進展會議，參加者若有來自不同年齡層的同事以及項目關係方。為了確保會議高效進行，可以提前一週發送了議程通知，將會議目標、討論項目和相關資料都清楚列出。這讓每位參加者都能夠提前做好準備，減少不必要的混淆和重複討論。這邊也分享大家出門在外的專案進展前會議檢核表，有需要的夥伴可以用notion複製表單(紅色框框)後再進行修改。
Noion會議前檢核表
二. 精簡會議參與者：
選擇那些與會議主題有直接相關的人員參加會議，避免過多的參加者。且每位參與者都應具有發言權和貢獻價值，確保每個人的參與都能為會議增加價值，使慧能減少無謂的時間浪費。
三. 嚴格控制會議時間：
設定固定的會議時間，並在會議進行過程中嚴格控制時間分配。避免長時間的單一議題討論，可以考慮使用計時器來確保每個議題的討論不超時，從而避免時間失控。
清晰的會議開場和閉幕，有助於參與者迅速狀況
在會議開始時，主持人可以簡單介紹一下整場的會議目標和議程，確保每位參與者都知道我們要達成的成果。而在會議結束時，主持人可以再次回顧一下整場會議討論的重點和決定的行動，確保大家都有清晰的認識並知道如何執行。
四. 運用即時訊息工具提升溝通效率：
針對不同年齡層的同事，選擇適合的科技工具來提升會議效率。年輕同事可能更熟悉現代通訊工具，因此我會使用即時通訊平台進行快速溝通。
1.視訊會議平台
對於年長同事，可以選擇視訊會議工具，例如：Google Meet(線上視訊會議和通話)、Microsoft Teams(視訊會議)、Zoom(雲端視訊會議)來確保溝通更加直觀和有效。
2.在線投票工具確認是否達成共識：
想讓大家快速表達意見？可以利用在Fast Poll(在線投票軟體)是不二之選。透過這些工具，我們可以迅速收集意見，並在會議中呈現結果。這不僅節省了時間，還能夠激發參與者的積極性，讓每個人都有機會參與討論。
Fast Poll軟體(圖片來源：Fast Poll)
3.虛擬白板和協作工具
例如可以使用Microsoft OneNote(數位筆記記錄應用程式)或Google Jamboard(電子白板展示)內容，完善功能的電子白板能透過軟體中便利貼、繪圖工具及模板，讓遠距的夥伴更容易討論，不受地點限制。
五.鼓勵有結構的發言：
會議中鼓勵參加者按照議程進行發言，但要避免無關話題的拖延。可以設立發言順序或指定特定參與者就某一主題發言，確保討論有秩序且高效。各個年齡層的同事也可以發表自己的意見和看法。年輕同事可能會帶來新鮮的想法，而年長同事的經驗也是寶貴的資源，廣納匯集更可以有效推動專案進行。
六. 設定明確的行動項目和負責人：
在會議結束時，需要確保每個議程項目都有明確的行動項目和負責人，並可以利用Trello、Notion和Google Calendar等專案管理工具來追蹤專案，確保討論內容能夠被落實，並提高專案的執行效率。這時可以使用。想要了解更多可以看這篇超實用 ▍深入了解Trello、Notion和Google Calendar三款專案管理工具
柒. 定期回顧和改進：
定期回顧過去的會議，檢討每次會議的溝通效果和會議時間效率。根據不同案子的需求和同事的反饋，不斷調整和改進我的溝通策略和會議流程，才能確保專案進型，並能夠不斷提高自己的專案管理成效。
結語：
優化會議效率和溝通技巧，這個目標一點都不簡單，但它卻是我們工作更有趣、更有效率的關鍵。如果你也厭倦了無謂的會議，讓我們一起來探索一些方法，讓每次會議都變得更有意義吧！
