【戶外活動業者】改善預約報名流程的 6 個實用建議
更新於 2023/05/12閱讀時間約 7 分鐘
作為戶外活動教練，你是否覺得每天都有一堆要聯絡確認的事情，確定客人報名的場次、確定場次是否成團，但回過神來卻發現，其實根本沒有服務很多組的客人呢？
想像一下，假設你接下 3 個月的行事曆，都已經被客人排得滿滿的，如果你心中出現一絲的抗拒，那麼很有可能，每天處理預約場次的工作，已經讓你感到筋疲力盡。
以下整理出 6 個實用的建議，讓你可以著手改善客人報名預約的方式，大幅節省平常的工作時間。
詳細清楚的活動內容
你所提供的服務，從客人看到你的活動介紹頁面的那一刻，就已經開始了！
因此把你的活動內容寫清楚非常重要，這樣做可以大幅減少你花在回覆客服問題上的時間，以及避免客人在付款之後，針對活動內容所發生的爭議。
你的活動內容包括：
- 活動項目：比如你的活動是潛水，是水肺潛水？還是自由潛水？又或者，其實很多人根本連 SUP 是什麼都不知道，那麼你就會需要介紹這項新穎的戶外活動。
- 活動流程：在活動的 2–3 個小時之中，會先做哪些事情，再做哪些事情，很多第一次體驗的客人，都會想要知道這些事情。
- 活動方案：一場活動可以幾個人玩？需要幾個人才能成團？大人和小孩的價格如何區分？如果你本身有「包場」的方案，那更要大肆宣傳，不要等到客人主動詢問，才拖拖拉拉的準備方案內容。
- 加購項目：有時候你賣的不只是戶外活動本身，還有周邊服務、商品，也最好讓客人提前知道可以加購什麼項目。
你可能會需要擁有自己的網頁，不論是一則貼文、Google 表單，或者請人幫你架設官網。當然最好的狀況是，客人看完你所給的介紹之後，馬上就能開始向你報名活動，然後完成付款手續。
提前公告取消退款的規則
一次成功的戶外活動，必須要天時地利人和才能真的「成團」，並且大家都玩得開開心心。
總是有太多原因能造成一場戶外活動無法如期舉行，有時是客人突然想取消，有時則是天災地震、國家演習……等等不可抗力因素，這個時候如果沒有一套可以遵守的規則，很有可能就會被客人要求無條件的「全額退款」。
許多戶外活動業者都會事先收取訂金，來避免客人突然取消，但除此之外，也十分建議提前擬定一套「取消以及退款政策」，公告在活動介紹的最後一部分，保障商家的自身的權益。
如果不知道怎麼寫的話，建議可以到一些知名活動平台上，查找戶外活動的退款機制來參考。
加快蒐集報名資料速度
大部分的戶外商家，都會需要向客人蒐集報名資料，常見的報名資料包含了：
- 方便辦理保險的個人資料
- 為了準備裝備而調查的身形尺寸
- 是否需要加購周邊的服務、商品
- 是否同意活動照片供主辦方宣傳使用
……
報名資料愈早、愈快蒐集完成，就愈能讓客人心中篤定自已「將會」出席參加這個活動。
因此，建議在預約報名之初，就要：1. 告知客人為什麼需要蒐集資料 2. 將該問的事情集中一次調查完畢。
如此一來，才不會讓客人覺得整體的服務流程拖泥帶水，一方面能展現你的專業，另一方面還可以讓客人之後更專注於享受活動。
基本上原則是：可以問一次的事情，就不要問兩次；可以提前問的事情，就不要拖著不問；需要留下記錄的事情，就不要口頭問。
行前通知自動化、置入品牌行銷
很多客人是抱著「我先玩玩看」的體驗心態在報名戶外活動，因此對於你專業領域中的「常識」可能一點概念都沒有。
為
了避免被客人評價為「不夠貼心周到」，多數戶外活動業者都有幾項「最重要小事」，必須在行前提醒客人。例如：即使擦了防曬，沒有其他防護措施，還是可能會曬傷。
這些小事情，直接放在活動介紹裡面可能稍嫌累贅，而且會妨礙銷售，因此大家都至少會在客人購買付款之後，才另做說明。
但不管是用電話、簡訊、LINE、Email 來發送「行前通知」，這些方式都是手動的，而且非常花時間，像這種重複的工作，就會建議往「自動化」的方向去優化。
客人都期待能在完成預約的當下，立即收到預訂相關的注意事項，才能提早準備攜帶物品，因此最好可以用統一的格式提前寫好，並且能夠透過線上工具，在完成訂單的同時，就將信件自動寄送給客人。
除此之外，也別忘了提醒客人追蹤你的粉專，加 LINE 帳號，最後加入簡短有力的有趣標語，持續在和客人溝通的過程中，行銷你的戶外活動品牌。
準備好向客人線上收款
說好了要報名，並不等於「實際會付款」，相信每一個戶外活動業者都心有戚戚吧！
要讓客人掏錢已經不容易，那麼直接把一大串銀行帳號丟給客人，讓客人自已走到 ATM 前面，一個一個輸入數字，等於是把最麻煩的事情丟給客人。
現在已經有很多第三方支付的線上金流工具，只要傳送一個網址連結，客人打開網頁，輸入信用卡號碼，就能完成付款。這樣一來，就大幅降低了客人拖延付款，甚至忘記付款的機率。
唯一準則，就是盡量讓客人在沒有阻力的狀況下，順利的完成付款。
最理想的方式，是直接使用整合好各種功能的線上預約工具，這樣的工具除了可以 24 小時幫你線上收款之外，後台還會自動顯示每一筆收錢的紀錄，非常方便。
節省花在整理賬款上的時間
最後一個，也是普遍最花戶外活動業者時間的，就是用人工的方式，一筆一筆的手動記錄款項了。
人工紀錄款項的缺點顯而易見，先記在紙上、手機的筆記本裡，然後等有時間，再整理到 Excel 表，最後每個月都要做一次統整。
一般生意好的戶外活動業者，為了要整理帳務，每個月都有 1~2 天不能營業，不然就是得犧牲自己的休息時間，非常的累，而且因為是人工的，所以非常容易出差錯。
想要節省花在整理賬款上的時間，唯一的解決方案，就是導入自動化的帳務系統，雖然成本會比較高，但是系統會自動幫你整理好每一筆款項，假設一天省下整理訂單帳務的 30 分鐘，一周就能省下近 4 小時，每個月就能多出 16 小時，相當於多了整整 2 個工作天能夠自由利用。
好消息是，現在專門為台灣戶外活動業者所設計的「Boostime 線上預約系統」，整合 官方網站、預約表單、蒐集報名資料、自動寄送行前通知、自動整理帳款……等功能，讓你大部分的行政工作都能靠系統「自動完成」。
準備好迎接下一個戶外旅遊旺季了嗎？那麼建議你直接 預約 Boostime 的專業顧問，了解詳細的價格方案，以及最新的優惠資訊，我們將會提供免費一對一諮詢，與實際的畫面展示呦 👉立即填表預約👈
最簡單好用的預約系統網站
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*合作聲明與警語：
本文係由國泰世華銀行邀稿。
證券服務係由國泰世華銀行辦理共同行銷證券經紀開戶業務，定期定額(股)服務由國泰綜合證券提供。
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周六（2023/11/4）東八區時間晚上20:00。我又會出現在 Matters Lab 自由二台的「夜話」。
大家好，我們是繩童戶外，我們本身在戶外活動與體驗教育領域深耕了許多年，也結識了不少一起玩戶外的夥伴，其中這一位是讓我感到印象深刻的，因為他在4年前還是一個一點點戶外活動都沒碰過的上班族，卻在這4年間玩了許多項戶外活動，並且有深刻的感受，今天想來跟大家分享她的故事。
如何接觸到戶外活動
4年前
「體驗教育」、「探索教育」的概念很早就已經帶入台灣，而在近年越來越受到家長以及教育單位的關注，除了學校基本教育以及單純授課之外，透過體驗教育的「做中學」方式，讓學生或企業能在戶外活動中累積經驗，搭配專業引導員的帶領，就能將自身體驗經驗轉化為學習，甚至能夠運用到日常生活中，成為能終身受用的體悟。
這篇綜整目前可用的資料，以天氣分析與風險評估的角度為出發點，與大家分享我們可以如何善用網路可得的公開氣象資訊，增進對於戶外活動的安全性評估。
夏季是戶外活動的高峰期，但蚊蟲叮咬可能會破壞您的戶外樂趣。如果您正在尋找一種既能保濕又能防止蚊蟲叮咬的產品，那麼Alfresco Classic Anti Bug Bite Moisturizer就是您需要的。
Alfresco Classic Anti Bug Bite Moisturizer是一
前言
為了減輕年假所造成的業障(脂肪)，2月4日揪了朋友走了一趟高雄旗靈縱走，雖未完成，但路上的風景絕佳，上到稜線看著前面的筆架連峰，左側是從玉山留下來的楠梓仙溪及旗山市區，右側是廣袤的高雄屏東平原，大冠鷲飛行在身旁，很棒的一條路線。
健行筆記app(切記要開啟手機的gps!)
這款app的優點，
一早七點出門，因為弟弟要去參加野外技能訓練，結果我這個大路癡，以為台東大學很遠，我迷路了好一會，看google地圖也走錯，真的很誇張。
還好提早出門，即使迷路一大圈，弟弟快嚇死，到底我們要去哪裡，我還騎去太麻里，到底是有多想買釋迦>
最後終於抵達目的地。原來離家裡才20分鐘，我居然騎了將近50分鐘，
夏日炎炎曬不得 熱傷害症狀勿輕忽
當發現身體疑似出現熱傷害徵兆時，如體溫升高、皮膚乾熱變紅、心跳加速，嚴重者會出現無法流汗、頭痛、頭暈、噁心、嘔吐，甚至神智混亂、抽筋、昏迷等症狀，務必迅速離開高溫的環境、設法降低體溫(如鬆脫衣物、用水擦拭身體或搧風等)、提供加少許鹽的冷開水或稀釋的電解質飲料，
原本對口罩配戴就不屬於積極可接受的西方社會，希望透過疫苗的保護力所形成的群體免疫效力來從根本上解決病毒問題，但因為疫苗目前在青少年族群尚未做完公衛機關認證，且年輕人們更傾向不注射疫苗，覺得新冠病毒就如同感冒病毒一般，不算是嚴重的問題。於是年輕人的強烈活動力就成了此波重要的病毒傳播途徑。
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