【戶外活動業者】改善預約報名流程的 6 個實用建議
2023/05/12閱讀時間約 7 分鐘
作為戶外活動教練，你是否覺得每天都有一堆要聯絡確認的事情，確定客人報名的場次、確定場次是否成團，但回過神來卻發現，其實根本沒有服務很多組的客人呢？
想像一下，假設你接下 3 個月的行事曆，都已經被客人排得滿滿的，如果你心中出現一絲的抗拒，那麼很有可能，每天處理預約場次的工作，已經讓你感到筋疲力盡。
以下整理出 6 個實用的建議，讓你可以著手改善客人報名預約的方式，大幅節省平常的工作時間。
詳細清楚的活動內容
你所提供的服務，從客人看到你的活動介紹頁面的那一刻，就已經開始了！
因此把你的活動內容寫清楚非常重要，這樣做可以大幅減少你花在回覆客服問題上的時間，以及避免客人在付款之後，針對活動內容所發生的爭議。
你的活動內容包括：
- 活動項目：比如你的活動是潛水，是水肺潛水？還是自由潛水？又或者，其實很多人根本連 SUP 是什麼都不知道，那麼你就會需要介紹這項新穎的戶外活動。
- 活動流程：在活動的 2–3 個小時之中，會先做哪些事情，再做哪些事情，很多第一次體驗的客人，都會想要知道這些事情。
- 活動方案：一場活動可以幾個人玩？需要幾個人才能成團？大人和小孩的價格如何區分？如果你本身有「包場」的方案，那更要大肆宣傳，不要等到客人主動詢問，才拖拖拉拉的準備方案內容。
- 加購項目：有時候你賣的不只是戶外活動本身，還有周邊服務、商品，也最好讓客人提前知道可以加購什麼項目。
你可能會需要擁有自己的網頁，不論是一則貼文、Google 表單，或者請人幫你架設官網。當然最好的狀況是，客人看完你所給的介紹之後，馬上就能開始向你報名活動，然後完成付款手續。
提前公告取消退款的規則
一次成功的戶外活動，必須要天時地利人和才能真的「成團」，並且大家都玩得開開心心。
總是有太多原因能造成一場戶外活動無法如期舉行，有時是客人突然想取消，有時則是天災地震、國家演習……等等不可抗力因素，這個時候如果沒有一套可以遵守的規則，很有可能就會被客人要求無條件的「全額退款」。
許多戶外活動業者都會事先收取訂金，來避免客人突然取消，但除此之外，也十分建議提前擬定一套「取消以及退款政策」，公告在活動介紹的最後一部分，保障商家的自身的權益。
如果不知道怎麼寫的話，建議可以到一些知名活動平台上，查找戶外活動的退款機制來參考。
加快蒐集報名資料速度
大部分的戶外商家，都會需要向客人蒐集報名資料，常見的報名資料包含了：
- 方便辦理保險的個人資料
- 為了準備裝備而調查的身形尺寸
- 是否需要加購周邊的服務、商品
- 是否同意活動照片供主辦方宣傳使用
……
報名資料愈早、愈快蒐集完成，就愈能讓客人心中篤定自已「將會」出席參加這個活動。
因此，建議在預約報名之初，就要：1. 告知客人為什麼需要蒐集資料 2. 將該問的事情集中一次調查完畢。
如此一來，才不會讓客人覺得整體的服務流程拖泥帶水，一方面能展現你的專業，另一方面還可以讓客人之後更專注於享受活動。
基本上原則是：可以問一次的事情，就不要問兩次；可以提前問的事情，就不要拖著不問；需要留下記錄的事情，就不要口頭問。
行前通知自動化、置入品牌行銷
很多客人是抱著「我先玩玩看」的體驗心態在報名戶外活動，因此對於你專業領域中的「常識」可能一點概念都沒有。
為
了避免被客人評價為「不夠貼心周到」，多數戶外活動業者都有幾項「最重要小事」，必須在行前提醒客人。例如：即使擦了防曬，沒有其他防護措施，還是可能會曬傷。
這些小事情，直接放在活動介紹裡面可能稍嫌累贅，而且會妨礙銷售，因此大家都至少會在客人購買付款之後，才另做說明。
但不管是用電話、簡訊、LINE、Email 來發送「行前通知」，這些方式都是手動的，而且非常花時間，像這種重複的工作，就會建議往「自動化」的方向去優化。
客人都期待能在完成預約的當下，立即收到預訂相關的注意事項，才能提早準備攜帶物品，因此最好可以用統一的格式提前寫好，並且能夠透過線上工具，在完成訂單的同時，就將信件自動寄送給客人。
除此之外，也別忘了提醒客人追蹤你的粉專，加 LINE 帳號，最後加入簡短有力的有趣標語，持續在和客人溝通的過程中，行銷你的戶外活動品牌。
準備好向客人線上收款
說好了要報名，並不等於「實際會付款」，相信每一個戶外活動業者都心有戚戚吧！
要讓客人掏錢已經不容易，那麼直接把一大串銀行帳號丟給客人，讓客人自已走到 ATM 前面，一個一個輸入數字，等於是把最麻煩的事情丟給客人。
現在已經有很多第三方支付的線上金流工具，只要傳送一個網址連結，客人打開網頁，輸入信用卡號碼，就能完成付款。這樣一來，就大幅降低了客人拖延付款，甚至忘記付款的機率。
唯一準則，就是盡量讓客人在沒有阻力的狀況下，順利的完成付款。
最理想的方式，是直接使用整合好各種功能的線上預約工具，這樣的工具除了可以 24 小時幫你線上收款之外，後台還會自動顯示每一筆收錢的紀錄，非常方便。
節省花在整理賬款上的時間
最後一個，也是普遍最花戶外活動業者時間的，就是用人工的方式，一筆一筆的手動記錄款項了。
人工紀錄款項的缺點顯而易見，先記在紙上、手機的筆記本裡，然後等有時間，再整理到 Excel 表，最後每個月都要做一次統整。
一般生意好的戶外活動業者，為了要整理帳務，每個月都有 1~2 天不能營業，不然就是得犧牲自己的休息時間，非常的累，而且因為是人工的，所以非常容易出差錯。
想要節省花在整理賬款上的時間，唯一的解決方案，就是導入自動化的帳務系統，雖然成本會比較高，但是系統會自動幫你整理好每一筆款項，假設一天省下整理訂單帳務的 30 分鐘，一周就能省下近 4 小時，每個月就能多出 16 小時，相當於多了整整 2 個工作天能夠自由利用。
好消息是，現在專門為台灣戶外活動業者所設計的「Boostime 線上預約系統」，整合 官方網站、預約表單、蒐集報名資料、自動寄送行前通知、自動整理帳款……等功能，讓你大部分的行政工作都能靠系統「自動完成」。
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