您是否遇到過以下狀況，當客戶預約了服務 → 在他們到店後，您發現無法為他們提供更進一步的協助，只能讓客戶枯坐等待，影響品牌好感度。這就得回歸到如果在客戶預約時（無論是線上預約或是私訊電話預約等），若您沒有確認他們的需求，及了解相關需求是否在您的能力範圍內可以負擔，則您將浪費帶給客戶好感的機會！
透過一份精心設計的 預約表單，可以搜集到的客戶資訊，對於品牌而言是非常有幫助的，因此，本篇文章 SimplyBook.me 將分享如何透過蒐集問題以獲得有價值的客戶資料，並確保「合適」的客戶預約服務。
蒐集問題 — 有價值的洞察＆以行銷角度出發
客戶不願意填寫表單的最主要原因在於：您問了許多無關緊要的問題，這些問題可能是與服務無關或是與個人無關，這也會讓在填單的客戶感到警覺且不耐煩，畢竟沒有客戶希望在預約時，卻像是在被「身家調查」一樣。因此，確保您的資料欄位簡明扼要，且有正確的欄位來蒐集相關資訊，是絕對必要的！舉例來說，若您詢問客戶的生日但卻提供複選欄位，這也會讓客戶感到匪夷所思。
在競爭激烈的市場中，多獲得一筆完整的客戶資訊，也是能保持領先的關鍵，您不僅可以做更多的數據分析，找出受歡迎的服務或是差異，也能針對不同的客群提供進一步的服務資訊以達到提昇業績的效果！
誰需要蒐集客戶資料？
任何品牌都需要！以提供線上預約的情況下，除了知道客戶預約的服務內容和時間外，您也會需要了解客戶的喜好及期望，以幫助您提供更完整的服務給客戶。
為了達到最好的效果，您可以在客戶預約前，定義服務範圍和需求，讓您可以更有效率的做好準備，同時設定好預約上限，在確認有足夠資源的情況下，帶給客戶貼心的到店消費體驗。
相關案例情境
- 數位代理商，包含網頁設計、行銷、SEO、文案撰寫、平面設計等：可透過設定表單來了解客戶的產業類型及需要的設計風格等。
- 美容產業：可了解客戶是否有過敏體質等
- 運動健身：可詢問客戶對於課程的期望及目標
- 醫療產業：請病患先填寫簡單的病例（如：手術、重大疾病或遺傳病等）
- 專業顧問諮詢，包含法律、財務、商業等：了解客戶的需求，讓您可以提早做好準備
- 居家清潔：了解客戶居家環境大小，是否有養寵物等
很多時候，當客戶預約到店（或參加線上諮詢會議）後，往往會浪費時間與客戶確認需求，導致所需要的服務時間延長， 而影響到了後續排程！因此，事先瞭解客戶的喜好及期待，不僅能提昇服務品質，也能幫助您更好的掌握預約排程。
什麼是該蒐集的客戶資訊？
為了提昇經營效率，您需要了解既有客戶以及潛在客戶的什麼資訊？哪些資訊對幫助您改善服務體驗更為重要？這些問題取決於您的業務性質，但我們仍可以提供您一些靈感。
取得聯絡資訊和其他基本資料
當潛在客戶有興趣預約服務時，您需要取得他們的聯絡方式，通常電話和電子郵件是最基本的，另外，您也可以詢問他們的通訊軟體偏好，如：LINE、Google Meet、Zoom 或 Skype 等。
而若您的潛在客戶為「公司」，則您也可以請對方填寫聯絡窗口資訊、公司名稱、公司官網或統編等。
了解客戶的期望
您的客戶對於想要預約的服務有什麼期望？這些問題適用於新客和熟客，因為他們每次預約的目的可能都不同，而蒐集以下資訊可能會對您有幫助：
- 預算
- 期望的結果
- 合作規模
請客戶提供必要資訊
根據不同的業務範疇，可能需要的資訊也不同，如：
- 個人或公司證明，如：身分證、營業登記等
- 潛水課程會需要客戶簽同意書（部分課程會需要有證照）
- 期望的會議地點（實體或線上）
- 過往的經驗（學經歷）
預約表單該如何呈現？
在不顯得強迫或苛刻的情況下，您還需要恰當的設定問題，同時：
- 表單應該簡潔、簡短且易於填寫
- 表單需適用各種裝置且友善
- 不詢問不需要的資訊
- 持續檢查填寫狀況並微調表單
您需要保持簡單，這不僅是表單上的問題多寡，同時也要提供正確的欄位選項，如：請求客戶填寫地址，則請確保使用「多行欄位」，若您只需要知道是與否，則可使用單選欄位或下拉式選單。
另一個重點則是關於「必填欄位」的設定，若某些資訊對您有幫助，但客戶可能不知道該如何填寫，則請盡量不要強制客戶回答，以確保他們還是能順利完成預約填單！
關於客戶資料蒐集及使用相關資訊，仍是一門重要的學問！如何分析資料使其變成更有價值的資訊，以提升經營成效，或是透過了解客戶需求以提升業績，都是經營者需不斷改善的方向！
而最重要的是，當您從客戶那邊獲得相關資訊後，代表著您有責任保護這些資訊的安全！因此，選擇具備高度資安保障的系統對於品牌而言也是至關重要，而 SimplyBook.me 線上預約系統不僅通過 ISO 27001 國際資訊安全管理系統認證，也有導入多種資安措施，絕對是您線上接單的最佳解決方案！
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